原始憑證電子化在電網(wǎng)公司的探索與實踐

呂寧

摘 要：近年來，國網(wǎng)公司圍繞以“六統(tǒng)一、五集中”的工作思路，持續(xù)提升財務集約化、信息化管理水平，逐步實現(xiàn)無紙化辦公，自動化處理，智能化分析等先進管理模式，并提出“應用原始憑證電子化數(shù)據(jù)中心影像信息存儲功能，通過掃描等方式將原始憑證納入系統(tǒng)，實施電子化管理的工作要求”，以實現(xiàn)原始憑證電子化、規(guī)范化管理，提升業(yè)務協(xié)同處理效率和會計基礎管理水平。

關鍵詞：原始憑證；電子化

1 實施背景與目標

2013年底，財政部發(fā)布《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》，其中對“企業(yè)內(nèi)部生成的會計憑證、賬簿和輔助性會計資料，以及企業(yè)獲得的需要外部單位或者個人證明的原始憑證和其他會計資料，可不輸出紙面資料”的情形，即業(yè)務憑據(jù)電子化做出了相應規(guī)定。

2015年底，財政部會同國家檔案局聯(lián)合發(fā)布最新版《會計檔案管理辦法》，明確了電子會計檔案的管理要求，肯定了電子會計檔案的法律效力。

廈門供電公司按照國網(wǎng)公司、省公司“應用原始憑證電子化數(shù)據(jù)中心影像信息存儲功能，通過掃描等方式將原始憑證納入系統(tǒng)，實施電子化管理的工作要求”，力求通過技術手段上的創(chuàng)新，通過影像采集、業(yè)務在線處理、實時查詢等功能，促進業(yè)務協(xié)同和信息共享，提高經(jīng)濟業(yè)務的處理效率，實現(xiàn)原始憑證電子化、規(guī)范化管理。

2 主要實施內(nèi)容

針對公司財務部門在會計原始憑證處理上存在的業(yè)務憑據(jù)線上線下兩遍審批、傳遞速度慢、保管存放難、查詢效率低、無法滿足財務集約化管理需求等問題，在現(xiàn)有財務業(yè)務系統(tǒng)（SES、ERP）中嵌入影像智能管理模塊，通過對傳統(tǒng)紙質(zhì)原始憑證的影像采集、業(yè)務流程在線審批、檔案在線實時查詢等功能，借助信息技術手段使財務工作逐步超著“無紙化”、“自動化”、“智能化”的方向發(fā)展。具體如下：

2.1 原始憑證數(shù)字化管理

將各類型非結構化的紙質(zhì)原始憑證通過掃描儀采集、處理；將已形成結構化數(shù)據(jù)的原始憑證通過系統(tǒng)接口上傳、鏈接方式采集、處理。同時，將兩類數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為固定格式的數(shù)字信息，納入信息系統(tǒng)業(yè)務流程中進行統(tǒng)一管理。

2.2 在線可視化審批功能

通過實現(xiàn)業(yè)務憑據(jù)電子化管理，實現(xiàn)線上業(yè)務審核，取代了線上線下同時審批的繁瑣審核流程。同時，按照電子單據(jù)和紙質(zhì)單據(jù)傳遞效率、一致性審核的需要，在系統(tǒng)流程中進行業(yè)務的審核及賬務處理，提高了審批效率和智能化水平。

2.3 系統(tǒng)嵌入施工現(xiàn)場圖片

電網(wǎng)企業(yè)具有資產(chǎn)密集的經(jīng)營特點，公司每年在資本性項目建設及資產(chǎn)設備維護方面投入大量資金，實施業(yè)務憑據(jù)電子化后，利用在業(yè)務系統(tǒng)當中添加現(xiàn)場圖片的方式，加強對工程項目過程的實時監(jiān)督，避免未完工項目提前結算的風險。

2.4 會計信息穿透管理

原始的紙質(zhì)會計憑證不便于日常實時查詢，特別是在財務檔案歸檔后，需辦理專門的借閱手續(xù)，更無法實現(xiàn)異地查詢。通過業(yè)務憑據(jù)電子化，將會計檔案流與業(yè)務信息流進行對接，可以實現(xiàn)會計信息的全過程的穿透查詢，從而方便、靈活、快捷地實現(xiàn)會計憑證的查找、使用和共享。

2.5 信息安全保障

實施業(yè)務憑據(jù)電子化之后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證被轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息，如何在使用過程確保影像資料安全就顯得至關重要。因此，我們對重要的影像單據(jù)進行電子簽名加密，將責任人與影像綁定，防止影像被篡改，保障企業(yè)信息安全。（如圖1）

3 成效評估

3.1 業(yè)務規(guī)范優(yōu)化，提升業(yè)務協(xié)同效率

實施原始憑證憑證電子化，依托信息系統(tǒng)進行業(yè)務處理，一方面既可以減少紙質(zhì)原始憑證傳遞過程可能存在的丟失、毀損等風險，也避免了繁瑣的憑證交接手續(xù)；另一方面，借助系統(tǒng)流程，能有效克服地理空間隔離所帶來的業(yè)務處理的滯后性，在前端業(yè)務部門進行業(yè)務發(fā)起的第一時間內(nèi)進行業(yè)務處理，從而大大提升了工作效率。

3.2 前移財務業(yè)務規(guī)范關口，提高憑證審核效率

公司業(yè)務報銷原始憑證種類多，規(guī)范化要求高，在日常工作中，前端業(yè)務部門獲取原始憑證時可能難以保證完全符合財務規(guī)定，因此造成原始憑證在業(yè)務與財務部門間來回傳遞，降低工作效率。實施原始憑證電子化，通過規(guī)范業(yè)務報銷附件要求，將財務業(yè)務規(guī)范關口前移，強化業(yè)務規(guī)范執(zhí)行，提升會計基礎工作質(zhì)量。

3.3 實施實時監(jiān)控，促進財務職能轉(zhuǎn)型

結合業(yè)務憑據(jù)電子化可視化、標準化特點，公司擴展財務在線稽核范圍，并拓展了在線稽核的預警功能，提升在線稽核實用化水平，強化財務經(jīng)營內(nèi)控風險管理，同時促進財務由核算向監(jiān)督職能的轉(zhuǎn)變。

參考文獻

[1]夏春仁.科學管理與使用會計原始憑證的思考[J].中國工會財會，2014.

[2]黃莉，王東鋒.淺談會計原始憑證電子化在國網(wǎng)公司的實踐[J].財經(jīng)界，2015.