合同管理信息化系統方案設計

李智蓉　白曉波（中車成都機車車輛有限公司信息中心　成都　610051）

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合同管理信息化系統方案設計

李智蓉白曉波
（中車成都機車車輛有限公司信息中心成都610051）

摘要通過實施合同管理信息化系統，實現合同在網上的起草申報、審查審批、簽訂管理、履行管理、建立臺賬等功能，以信息化技術提高企業合同管理水平。

關鍵詞K3/CLOUD合同信息化管理流程管理

近幾年，隨著公司業務發展，合同簽訂越來越大量，目前公司除原材料采購外，其他設備、工裝、計量器具以及低值易耗品的采購均未實施信息化管理。而這些合同均涉及合同評審、審核、審批、履行等多個環節。送審的的部門就有法律事務部、運營管理部、財務部、審計風險險部、安全部、資產管理部等，造成了大量的人員每天奔忙于各個部門之間，節奏慢、效率低。同時，合同評審打印還還加大紙張、打印機及硒鼓的消耗。因此如何采用信息化技術手段來解決“管理‘等待’”，提高工作效率顯得非常重要和迫切。于是我們認真分析了合同管理的全過程，提出了實施合同管理信息化項目，結合公司合同管理工作實際情況，通過流程化，網上審批等來實現公司合同管理工作。

一、主要目標

1、提高合同審核審批效率

利用信息網絡實現遠程辦公，節約管理人員的單位間往來時間，減少人力資源浪費；加快審核審批節奏、縮短審核審批時間，實現“管理‘等待’”。

2、提升合同管理水平水平

通過網上動態管理合同，實現文本網絡共享，避免傳遞失誤，防范經營風險。利用信息化手段收集、整理各項合同管理信息，為提升合同管理水平提供支持。

3、節約合同審核審批成本

實現網上信息化合同審核審批，減少辦公紙張、打印耗材等的使用，降低審核審批成本，提高公司效益。

4、推進企業廉政建設工作

通過網上動態審核審批管理，增加合同管理的透明度，提高管理監督能力，防范合同實施中的腐敗行為，保護企業利益，推進廉政建設工作。

二、IT需求解決方案

1、信息化方案選型

根據合同管理的要求，分析現有工作流程，調查網絡資源，調研分析K3CLOUD產品和現有K3系統功能，能否滿足合同審核和審批的管理要求，能否實現管理體系的評審要求，并能在系統中有效實現合同管理的一系列審核管理流程，最終確定選型方案。

2、系統模型建立

公司目前業務合同管理現狀：包含原材料采購入庫合同以及非入庫簽訂的業務合同全部在K/3 wise的訂單合同進行流程審批，為區分需要入庫以及無需入庫的業務合同審批，現將無需入庫的業務合同，類似：軟件款、服務類，設備維修款等合同納入K/3 Cloud進行流程審批。

在K/3 Cloud開發BOS單據，配置固定審批流程，相關原始文檔上傳附件，進行網上審批。

3、業務審批流程

業務合同審批流程為：各單位制單人-合同相對方資信調查審核（每個部門有1人）—承辦單位負責人審核（單位負責人）—法律審核（法律辦公室職員）—法律審核（法律辦公室負責人）—價格審核（財務部價格管理相關人員）—價格負責人（財務部負責人），審核完成后，系統配置打印模板，將審簽表打印，作為合同附件。

三、系統設計

1、合同類型設定

根據公司的業務整理出各部門的合同類型，實例見下表：

合同類型的內容包括部門，編碼，合同類型名稱，不同的合同類型是歸不同的部門管理，針對于每個審核節點的審核人，可根據系統實現階段客戶需要進行調整。

2、編碼規則

一單一號：這是系統的要求，則對于本模塊使用到的單據及基礎資料，考慮其呈現的順序及預留擴充性，則具體編碼如下：

3、合同表單定義

合同單據示意圖1：

合同單據的數據字典：

功能描述：

對于非實物物料采購的合同需要納入K/3 Cloud走合同審批流程，合同按照不同的合同類型和總金額進行不同流程的審批，審批完成的業務合同按照指定的格式套打出來作為主合同的審批附件；

4、合同審批流程設定

圖2：

根據預先設定的流程進行審批

四、系統實現的功能

1、合同編制功能

各單位合同編制人員完成合同的新增，填寫合同表單相應的信息，添加合同附件，保存，提交。

2、合同審核功能

（1）合同相對方資信調查審核（供應商審核）；

（2）部門負責人審核；

（3）法律審核；d.法律負責人審核；

（4）價格審核（財務部價格員審核）；

（5）價格負責人審核（財務部價格負責人審核），審核通過。每一級審核，如需修改，都可以駁回，逐級駁回或直接駁回到制單人處，進行修改，提交后，重新啟動審核流程。

3、合同打印功能

審批完成的業務合同制單人按照指定的格式套打出來作為主合同的審批附件。

4、合同查詢功能

審批中的合同和審批完成的合同都可以在系統中查詢，可根據條件查出合同，查看合同的細節及附件，還可以引出合同，方便統計。

5、審批流程的跟蹤

系統可以對合同審批流程的跟蹤，查到合同的審批流程到哪個節點。

6、基礎數據管理

合同所需的基礎數據包括：供應商、員工、部門、合同內容等，這是合同錄入的前提數據，必須通過管理員進行新增和維護。

五、角色權限設置

根據系統的要求對系統的權限和功能進行了嚴格的設置：

1、合同編制人員

2、合同管理員

六、應用效果

系統投入運行后，實現了合同管理的信息化，主要體現在：提高合同審批效率，方便了合同數據的查詢和統計，實現了合同文本共享。

Scheme Design of the Contract Management Informatization System

Li ZhirongBai Xiaobo
（Information Center，CSR Chengdu Locomotive Vehicle Co.，Ltd. Chengdu610051）

AbstractBy carrying out the contract management information system，to implement the contract signed in drafting the declaration，review online examination and approval，management，performance management，establish parameter，and other functions，to informatization technology to enhance enterprise contract management level.

KeywordsK3 / CLOUDContractInformatization managementProcess management

中圖分類號C931.6

文獻標識碼A

文章編號160304-7219

作者簡介

李智蓉：中車成都機車車輛有限公司信息中心技術主管、工程師，參與實施多項公司科研項目，獲多項公司級科研成果獎，在企業計算機應用領域有較高的理論基礎和豐富的實踐經驗。

白曉波：中車成都機車車輛有限公司信息中心技術主管、高級工程師，參與實施多項公司科研項目，獲多項公司級科研成果獎，在企業計算機應用領域有較高的理論基礎和豐富的實踐經驗。