SRM系統在礦業公司物資采購中的應用

劉建海

(河北鋼鐵集團礦業有限公司)

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SRM系統在礦業公司物資采購中的應用

劉建海

(河北鋼鐵集團礦業有限公司)

摘要針對目前礦業公司ERP系統對供應商管控不強和招投標業務不夠完善的特點，提出了功能全面的礦業SRM系統設計理念，在闡述礦業公司SRM系統功能的基礎上，設計了一整套網上招投標、供應商準入與供應商考核評估功能，繼而形成了一種符合礦業公司實際采購的軟件體系，實際應用中降本增效效果顯著。

關鍵詞ERPSRM招投標考核評估

SAP SRM系統能夠通過持續節約成本、確保采購合理透明和縮短采購周期，可以為礦業公司提供戰略價值。該軟件在發達國家應用多年，功能技術已非常完備，目前已應用到各個行業。在全球經濟持續低迷的時候，各個公司都在想盡辦法壓低成本，外部采購無疑成為降本增效的重要環節。礦業公司積極引進SRM系統，控制整個供應流程，優化供應商，縮短采購周期，建立持續有效的供應商關系，通過和ERP系統中主數據合并所帶來的獨特優勢，實現礦業公司從執行到戰略相一致的決策。

1SRM系統的整體設計

目前每個公司針對采購都有一套適合自身的管理軟件，都是以管好本單位的物資處理為前提條件，而SRM系統的整體設計理念則不盡相同，它是本著企業與供應商雙贏的原則，優化采購市場，供應商在良性競爭中，提高服務品質，實現企業利益最大化。

現以SRM系統為基礎，結合礦業公司整體采購特點，擴展系統的部分功能，編制了適合礦業公司采購的網上招投標系統。線上采購整體流程見圖1。

圖1　線上采購整體流程

Web Dynpro是傳統Dynpro編程方法在互聯網時代的擴展，它可以提供非常友好的編程界面，并且能夠實現拖拉的開發方式，對增加開發SRM系統的IT人來說很容易上手。它將生成的操作界面很好地嵌入原系統中，令開發變得簡單方便。

2SRM系統的功能

2.1供應商準入與評估

選擇一個好的供應商，直接影響企業的生產與銷售，對企業影響非常大，所以，選擇一個適合礦業公司的供應商非常重要。在SRM系統中主要采取主動邀請的方式，防止供應商隨意進入企業，對于被邀請的供應商，會收到礦業公司的邀請郵件，根據地址填入供應商自身的必要信息，尤其是一些資質、認證都可以通過附件的方式上傳到SRM系統，為礦業公司采購人員充分了解、審核供應商提供了先決條件。供應商上傳附件的界面見圖2。

每月對供應商的交期、交量、品質、售后服務、中標后無故放棄等項目追蹤考核，每出現一項就會在供應商的考核得分中減去一分，每次和礦業公司做成一筆訂單，也會相應加上一分，對得分較低的供應商將進行凍結、封存。表1為供應商考核及檢查標準。對于不合理的扣分，供應商可以通過投訴功能說明原因，系統會做出讓供應商滿意的處理。

2.2采購申請的創建

為了充分發揮采購計劃對SRM系統的驅動作用，根據各子分公司提報的采購申請制定合理的采購目標，結合物資的存貨與使用周期采購合理的物資數量，及時摸清物資的質量情況，做近一步尋源采購。根據平時低值易耗品的消耗數量，在ERP系統中制定物料需求計劃(MRP)，結合SRM系統后期開發的增強功能，及時提報采購申請，實現無人值守。MRP是ERP系統發展的初級階段[1]，需要根據需求和預測來確定未來物料需求,進一步提供該物料需求的時間和數量，礦業公司只是在極小的一部分物資中采用了這種申請方式，但是通過幾年的應用，加之一些人為干涉，物料需求貼合礦業公司的實際采購。通過SRM系統的使用，提報的采購申請打破了礦業公司原來按單審批的傳統，管理更加細化，對采購申請中的每項物料按行審批，更好地減少了資金占用。

圖2　供應商注冊界面

得分+∞～-30-30～-50-50～-100-100～-∞凍結時間正常參與報價1個月3個月∞個月

ERP系統中的每一筆采購申請都會隨著審批的通過無縫傳送到SRM系統，供采購人員進行招標采購，這一過程看似簡單，其實是以犧牲系統資源為代價，服務器要實時監控審批完的業務，利用提前設置好的后臺作業，定時傳輸，保證了2套系統的高度一致。傳輸的申請能夠創建多種詢價單，以滿足不同的業務需要。采購申請要素同步表見表2。

表2　采購申請要素同步表

2.3尋源創建

尋源的過程是礦業公司采購的重要環節，需要和供應商在線上討價還價，爭取礦業公司利益最大，在砍價的過程中，還可以采取線上競標的方式，爭取價格創新低。再結合礦業公司二次議價的采購物點，即使選中了中標的供應商，仍然組織力量進行再次公關，在中標價的基礎上再次降低。在此環節中，SRM系統還提供了一些針對礦業公司附加的功能，如歷史最高價問題，當此次采購的價格高出這個價格時，系統是不允許形成采購訂單的；招標方個數問題，普通的采購必須滿足至少3位供應商的原則，使采購變的更加透明、更加公平。

2.4在線評標

礦業公司對采購的監管機制比較完善，每次開標都會成立評標小組，對供應商的報價按規則進行打分，選取最優的供應商、最大的物資。目前在SRM系統中存在2種中標方式：最低價中標與綜合評分。根據以往的經驗已經總結了4種評分表，同時還有評分表重定義功能，根據實際情況自行定義評分表。評委會根據評分因素和所占的權重給供應商打分。為供應商細則打分公式：

(1)

式中，ESi為單項評審因素得分；αi為因素基值；W為權重；βi為加減因素。

將每一項因素的得分累計起來，就是某個供應商的最終得分：

(2)

式中，C為供應商最終得分。

最后得分最高的供應商即為中標單位，充分體現了礦業公司在中標環節的公平、公正。在線評標打分見表3。

表3　在線評標打分

SRM系統會自動算出得分最高的供應商，并將各個細節展示給評委，當確認無誤后，系統還會以OA的形式推送給各個評委匯簽。通過表3可以很清楚地看到公司1中標，整個評標過程，評委根本不用見面，減少了相互參照的幾率，真正做到礦業公司利益最大化。

2.5采購訂單

礦業公司的采購分為自采與統采2種方式。自采是各子分公司自行采購物資，所發生的費用自身墊付，期末與總部走財務的帳務往來。自采使各子分公司有了一定的采購權力，大大提升了工作熱情。統采是所有的采購需求都由總部代買，總部再加2%的管理費，再賣給各子分公司，做到了集中管控，充分減少了資金的占用。2種采購訂單的形成，都需要總部的有關部門統一審核，既做到了權力集中，又做到了權力下放，使整個礦山的采購工作平衡運行。在SRM系統中還對采購訂單的打印進行了防偽處理，對不同時間的訂單加上了水印效果，使系統數據更加嚴謹、安全可靠。

由于采購的整個流程都是在網上實現的，必要的提醒和確認還是非常重要的，SRM系統提供了短信提醒和郵件推送的功能，及時有效地反饋采購信息。對于很難說清楚的問題，還可以實現線上交流與語音聊天的溝通方式。

3應用效果

目前，礦業公司有11家單位在SRM系統中提報采購申請，形成9種FRx單據(詢價/招標單)，根據采購的金額、評標的方式，在系統中選擇不同的流程。1 047個供應商供應的物資滿足著礦業公司日常的生產需要。面對這樣的復雜采購，相關審批人員只需點幾個按鈕，采購工作就能夠順利完成，真正實現無紙化辦公的理念，實現了陽光采購的原則，為礦業公司負重爬坡、實干創業打下了基礎，為建設國內最大、國際一流礦業基地提供了技術支持。

4結論

(1)指出了礦業公司SRM系統應結合ERP系統原有的主數據作為礦業采購過程中的基礎，應以降低礦業庫存為驅動，物資采購為主線，成本控制為核心，提升管理為輔助，制定可擴展性和適用性強的系統功能。

(2)指明了礦業公司未來發展的一個方向，即充分利用世界知明的SAP SRM系統，提高公司的外部形象，規范內部的采購流程，培訓自己的IT團隊，讓這些可貴的資源為礦業公司服務。

(3)由于該系統在國內剛剛興起，礦業公司對該系統的使用也處在摸索階段，一些未知的錯誤還不曾被發現，一些好的系統功能還不曾被挖掘，仍需要大量的IT人員進行更改、完善，所以該系統的進一步優化仍需廣大學者的共同關注和努力。

(4)盡管礦業公司設置了一整套針對供應商準入、評估的管理方法，不僅是從礦業公司自身的利益出發，采購質量好的、價格便宜的物資，也是為了供應商能在所經營的行業中更加規范自己，成為同行業的佼佼者。

參考文獻

[1]黃佳.SAP程序設計[M].北京：機械工業出版社，2005.

(收稿日期2016-01-15)

劉建海(1982—)，男，工程師，063000 河北省唐山市。