檢驗檢測機構儀器設備檔案管理中存在的問題及對策

■孫曉園〔哈密地區纖維檢驗所，新疆　哈密　839000〕

?

檢驗檢測機構儀器設備檔案管理中存在的問題及對策

■孫曉園
〔哈密地區纖維檢驗所，新疆哈密839000〕

檢驗檢測機構的儀器設備是檢驗檢測機構固定資產的重要組成部分，從目前業務活動及發展趨勢來看，正確合理的對設備進行選擇、使用和成本控制，建立一套完整的儀器設備檔案，有計劃地更新設備，使設備經常處于良好狀態，監測數據持續準確可靠，為檢測活動提供經濟有效的硬件支持，是保證檢測活動正常運行的前提條件，同時也是設備管理的主要目的。

一、定義

儀器設備檔案是指各種器械設備和儀器儀表的檔案材料，包括固定資產的儀器設備在其購置、驗收、調試運行、檢定、維修、報廢等活動中形成的具有保存價值的文字材料以及隨機材料。根據儀器設備檔案管理要求，結合檢驗檢測機構實際情況，儀器設備檔案由設備申購過程中形成的檔案和設備運行過程中形成的檔案兩部分組成。

二、儀器設備檔案管理中存在的問題

儀器設備是檢驗檢測機構開展檢驗檢測、科研等活動的重要物質基礎，檢驗檢測機構必須有與之業務相適應的先進檢測設備。但如何管好這些設備，提高設備的利用率，減少設備的故障率，則必須建立完整的儀器設備檔案，并進行科學有效的管理。儀器設備檔案作為儀器設備的身份證，若疏于管理則檢驗檢測機構無法直觀明了地掌握所有儀器設備的型號、性能及技術狀態等要素，無法制定切實、合理的儀器設備購置、檢定、停用和報廢計劃，勢必影響檢驗檢測任務的有效完成和檢測水平的提高。

（一）檢驗檢測機構不重視儀器設備檔案管理工作

長期以來由于檢驗檢測機構輕視管理、不善管理，因此專職設備檔案管理員配置較少，導致設備檔案管理人員流動性大，人員的頻繁更替造成了設備檔案管理的脫節，失去了儀器設備檔案管理工作的連續性和儀器設備檔案管理的現實意義。

（二）儀器設備檔案管理制度執行不力

對儀器設備檔案進行科學管理的過程中必須堅持集中統一管理的原則，檢驗檢測機構往往有章不循、隨意管理，引發大量儀器設備檔案存在著初始文件材料，如：儀器設備申購表、開箱驗收單、使用說明書、檢定證書等收集不齊全，甚至檔案丟失的問題。

（三）儀器設備檢定和停用不及時

檢驗檢測機構應根據自身檢測能力和業務范圍以集約經濟和降低檢測成本為出發點選購適合的儀器設備，而不應以能否買得起，是否最先進為考量指標。超標、超額購置儀器設備會引發資金不合理占用和新進儀器設備長期閑置的問題，使相關儀器設備檔案建檔后便塵封柜底成為“死檔”，不僅增加了儀器設備檔案管理的工作量，而且極易造成儀器設備檔案管理中儀器檢定和停用不及時。

（四）儀器設備檔案管理人員消極的工作態度

在制定檢驗檢測機構儀器設備檢定計劃時，儀器設備檔案管理人員敷衍塞責、不嚴謹的工作態度造成無需檢定的儀器設備檢定費用不合理支出和設備資源浪費，給儀器設備檔案的規范管理造成阻礙。

三、做好儀器設備檔案管理工作的對策

“工欲善其事，必先利其器”，完善的儀器設備檔案管理可以幫助檢測機構通過查看設備檔案資料，根據其檢定和維修記錄對設備進行預防性維修，充分做好維修前的準備工作，縮短停機時間、減少維修費用，充分發揮儀器設備檔案在設備采購、使用、維修及管理等工作中的作用，更好地發揮其社會效益和經濟效益。為此，儀器設備檔案管理應是檢驗檢測機構常態化的重點工作，筆者就做好儀器設備檔案管理工作提幾點對策。

（一）強化領導和管理者的管理意識

檢驗檢測機構領導和設備檔案管理者要更新觀念，只有意識提高了，思想重視了，儀器設備檔案的管理工作才能落到實處。要用發展的眼光看待儀器設備檔案管理工作，把儀器設備檔案的管理放在一個重要的位置上，從集約經濟、提高檢驗檢測能力和效率上推進儀器設備檔案的管理工作。

（二）切實落實儀器設備檔案管理的規章制度

儀器設備檔案管理是一項系統、嚴謹的工作。檢驗檢測機構應任命儀器設備檔案管理負責人和責任人，明確工作任務和責任，制定儀器設備檔案管理工作流程圖和借閱制度。在及時準確建檔，將儀器設備申購、驗收、安裝、使用等記錄存入儀器設備檔案的前提下，嚴格依照儀器設備檢定計劃將儀器設備檔案管理中涉及到儀器設備檢定、維修、停用、報廢等內容的申請表、檢定證書等及時補充完整，并在儀器設備臺賬上有準確直觀的反映。在儀器設備檔案借閱中，儀器設備檔案管理員要與借閱人當面明確檔案內容和點清檔案份數，并在借閱和歸還過程中做好儀器設備檔案份數清點、登記和簽字確認，保證儀器設備檔案管理有章可循、有檔可查、有據可依。

（三）加強儀器設備檔案管理人員培訓工作，提高人員素質

儀器設備檔案管理人員要不斷強化專業技能，了解掌握所涉及工作領域的業務知識和發展動態，運用新知識、新技能指導和改進儀器設備檔案管理工作，做到勤學習、強才干、樹正氣。

（四）改進工作作風，堅持科學、嚴謹的工作態度

儀器設備檔案管理人員要在思想上切實轉變工作作風，務必求真務實，確保將儀器設備檔案管理各項工作真正落到實處。以強烈的務實理念，扎實的工作作風，盡職盡責，不等不靠，高質量、高標準地完成每一項工作，創造出良好的儀器設備檔案管理成效。遇到因檢驗業務范圍變動和檢測技術更新等引起的部分儀器設備無需繼續使用或儀器設備達到使用年限不宜繼續使用，以及雖未達到使用年限，但因技術落后而失去使用價值需做報廢處理的儀器設備的問題時，應在儀器設備檢定計劃中充分考慮，制定周詳的檢定計劃。儀器設備的停用和報廢一定要嚴謹、客觀，認真做好技術鑒定工作，確認儀器設備無需使用或不能繼續使用后，要認真填寫“儀器設備停用申請單”或“儀器設備報廢申請單”，上報主管部門申請停用或報廢，并及時將相關儀器設備停用或報廢程序的文件材料歸檔。

四、結語

儀器設備檔案管理人員要以積極、嚴謹的工作態度來保證檔案資料的有效性、完整性，充分發揮儀器設備檔案的作用，探索儀器設備檔案管理新方法，強化服務觀念，推進儀器設備檔案規范化管理，以此來促進各項工作的進行，使儀器設備的效能得到充分發揮，促進檢驗檢測機構各項事業的蓬勃發展。