知識管理背景下企業檔案管理模式探討

高秀娟

摘要：在社會經濟建設中，人們對于知識及信息安全需求也在逐漸加強。企業檔案管理是將企業在實際生產建設中所有信息進行集中管理的平臺，保證企業信息資源能夠在企業實際生活建設中發揮重要作用。本文將以知識管理作為前提，探索企業檔案管理模式，保證我國企業檔案管理工作能夠系統化。

關鍵詞：知識管理；企業檔案；管理模式一、前言

二十一世紀作為信息時代，信息資源已經成為企業在市場中競爭的重要手段。企業檔案管理是企業生產建設中全部信息資源有效整合的重要工作環節，企業檔案將企業經營中產生的信息有效記錄，已經成為了企業中的潛在價值，在企業實際建設中有重要性作用。企業如果想要競爭激烈的市場中占有一席之地，就需要對企業經營建設中的全部信息資源進行科學化管理，保證檔案管理工作與企業經營建設步伐一致，增強企業對于經營風險的抵抗能力。

（一）傳統企業檔案管理存在的問題

1、企業檔案管理改革工作進度緩慢。目前，世界經濟格局逐漸向多樣化發展，傳統的企業檔案管理模式已經與企業生產建設存在較大差距，因此部分企業開始將傳統的檔案管理模式進行改革，希望可以保證企業經濟建設。但是企業檔案管理模式改革需要較長的時間，新型的企業檔案管理模式在沒有形成的過程中，就約束了在該段時間內的企業檔案管理工作[1]。

我國在明確開始建設社會主義市場經濟時，就已經開始幫助企業進行現代化企業建設，讓企業形成現代化的管理制度，明確企業工作人員實際工作內容及責任，企業管理及經營在科學的模式下形成。企業進行經營建設的最終目標就是創造企業價值，檔案管理工作就是將企業創造的價值進行管理，幫最企業在經營建設中將經濟效益最大化。我國市場格局在快速發展中，企業并沒有將檔案管理工作進行重視，造成檔案管理改革工作進展緩慢，甚至部分企業并沒有提出系統性的改革措施。

2、觀念落后。企業檔案管理工作不僅僅是將企業實際生產建設中的信息資源進行管理，更是企業在生產建設中的一種掛念。就我國目前信息技術發展水平角度進行分析，我國企業檔案管理觀念并沒有與信息技術水平相一致。企業管理人員對于檔案管理工作的認識還停留在檔案管理工作最原始的階段，對于企業信息資源科學管理的重要性并未給與重視，甚至部分企業檔案管理工作還是以紙質的形式進行管理。

部分企業在發展中已經認識到信息資源管理的重要性，已經開始對檔案管理工作進行改革，將檔案管理工作向數字化轉變。但是企業在檔案管理改革中常常是在盲目的情況下開展，沒有專業性的檔案管理理念作為改革工作的支撐，造成企業僅僅關注對于檔案管理體系的建設，對于檔案管理工作中信息資源再次開發利用的程度有限，改革后的檔案管理工作效果沒有達到預想效果[2]。

3、機構地位低下。我國企業長時間對于檔案管理工作都有著錯誤性的認識，讓檔案管理工作在企業的實際建設中沒有得到應有的重視，與企業生產建設中的其他部門進行比較就會發現，企業管理人員對于檔案管理工作有著明顯性的認識錯誤，對于檔案管理改革工作認識不夠，檔案管理工作人員實際也沒有得到應有的經濟報酬，檔案管理工作并沒有充足的資金進行保證，甚至部分企業的檔案管理工作順利開展都較為困難。

檔案管理機構在企業實際生產建設中地位低下，會造成企業檔案管理人員在實際工作中缺乏動力，部分檔案管理專業性人才不愿意參與到企業生產金蛇中，企業檔案管理工作難以順利開展。在信息資源已經成為企業生產建設關鍵因素時，怎樣提升企業檔案管理工作水平一直將企業管理人員急需解決的問題。如果企業檔案管理機構一直在企業中的地位低下，就會嚴重影響到企業在市場中的經營建設。

4、信息化沒有落實。企業在逐漸向信息化轉變過程中，部分企業的工作人員并沒有做好準備，在接受到電子郵件后，部分工作人員還是使用傳統的信息資源管理模式，對于電子郵件中的內容并沒給與重視，造成信息化建設并沒有在企業檔案管理工作中發揮應有的作用[3]。

（二）知識管理與企業檔案管理。知識管理能夠推動企業進行信息化的轉變，完成企業從產品生產到產品銷售各環節的溝通，提高企業在激烈市場環境中的競爭力。在企業檔案管理中使用知識管理模式最終目的就是將企業經營建設產生信息資源的潛在價值進行發現，提升企業經營規模，讓企業對于檔案管理工作有著重新的認識，檔案管理不再僅僅是對企業生產建設信息進行記錄，更參與到企業自身文化建設中，保證企業在市場競爭中獲得最大化的經濟效益，改變企業發展中的瓶頸。

（三）知識背景下企業檔案管理模式

1、企業檔案知識管理必要性。社會經濟格局已經由原先的工業化建設轉變為信息化建設，這就需要企業在建設中能夠將信息資源合理利用，讓先進的信息資源成為企業經濟建設中的主要動力[4]。

知識管理企業檔案管理模式是彰顯企業文化建設的重要衡量標準，在經過系統性的管理后成為了企業實際生產建設中的潛在資源。企業管理人員對于檔案管理工作進行重新認識就會發現其價值，檔案管理工作能夠將企業信息資源進行整合，將信息中的潛在價值參與到企業創新建設中，科學化的企業檔案管理工作已經是企業提升在市場銷售中競爭力的主要手段。

2、企業檔案知識管理目標。在計算機在企業經濟建設過程中廣泛使用時，檔案管理工作也在進行改革，檔案管理信息化已經成為企業順利經濟建設不可回避的問題。知識管理背景下企業檔案管理模式在建設中，應該要將建設目標進行明確，傳統檔案管理工作可以理解為企業生產建設的歷史，新型的檔案管理應該將企業經營建設中所產生的全部信息資源進行科學化管理，方便企業經營者進行查詢，將信息資源進行信息文檔式的管理，方便企業管理人員進行使用[5]。

3、企業實施檔案知識資源管理重視的問題。在信息時代，企業應該加強對于檔案管理工作的認識，檔案管理不再是傳統的企業歷史，能應該能為企業經濟建設提供新的途徑。傳統檔案管理工作較為枯燥，工作人員在實際工作中也沒有動力。在知識管理背景下企業檔案管理工作中，檔案管理人員會對社會經濟建設格局有著充分的認識，在實際工作中在也不會被繁多的工作任務所約束，檔案工作人員能夠在實際工作中發現問題，保證檔案管理工作效率的提升。

企業在推動數字化企業檔案管理模式時，應該對數字化檔案管理工作的重要性進行認識。數字化的檔案管理工作不在受到時間及空間上的約束，企業人員也能夠對信息資源進行更加高效的整合。數字化檔案管理模式建設中，知識管理是模式建設質量的主要因素，因此企業應該拓寬知識管理資源的收集，保證企業有充足的信息資源，提升企業文化水平。

企業檔案管理工作人員也應該進行轉變，因此知識背景下的檔案管理工作內容也開始發生了轉變，檔案管理人員應該加強自身文化租養，保證能夠將企業檔案中的潛在信息進行發掘，拓寬企業經濟建設思路[6]。

二、結論

在知識時代中，誰掌握了信息資源就能夠在市場競爭中脫穎而出。檔案作為企業中最重要的信息資源，對其進行科學性管理在企業實際建設中有著重要性作用，檔案管理工作也在面臨著嚴謹的調整，本文就是希望可以幫助企業進行檔案管理工作改革。

參考文獻：

[1]張曉娟，馬瑜，左田原，黃蘭.知識經濟時代的企業檔案管理——一種知識資產觀[J].檔案學通訊，2012，04：76-79.

[2]秦偉強.淺析知識管理背景下的企業檔案管理模式[J].現代商業，2013，03：93-94.

[3]李曉虎.企業檔案管理模式在知識管理背景下的分析[J].中國商論，2015，15：38-40.

[4]徐平，蘇愛明.淺議知識管理背景下的企業檔案管理[J].