建設項目檔案管理與項目管理的同步實施

康莉華

建設項目檔案管理與項目管理的同步實施

康莉華

伴隨著建筑企業的發展與進步，大部分的企業為了擴大自身的規模，對很多建設項目進行了投資。許多的建設項目需要投入較大的人力、物力，這些都需要制定一套規范的工作流程。但是，許多企業都非常輕視建設項目檔案管理方面的工作，因此無法保持建設項目檔案管理與項目管理的同步實施，這種情況帶給企業不好的影響，并帶來了部分潛在的經濟損失。在最近幾年的時間里面，企業部分的高層管理者越來越重視建設項目檔案管理與項目管理的同步實施方面的工作，并取得了一些進步，但是，有很多地方還是需要進一步改善的。

一、建設項目檔案的重要性

在最近幾年，企業更加重視關于建設項目檔案管理。任何的企業都不可以輕視建設項目的檔案管理，檔案管理應該得到高度的重視，企業的管理人員應該意識到檔案管理與建設項目的驗收、檢查等是同等重要的。建設項目的檔案管理在建設項目竣工的過程中具有不可取代的作用。而且項目檔案對于企業也起著非常重要的作用與影響，并會產生一定的價值。

二、建設項目管理與項目檔案管理同步的重要性

工程建設本身就屬于一個大型的建設活動，一個合格的工程在投入使用之后，可以使用很多年，如果建設項目檔案出現丟失、遺漏的情況，極有可能會給今后的工作開展帶來不必要的麻煩。建設項目并不是一旦建設成功之后就算完成了全部的工作內容，今后使用的維護、改建、擴建等都屬于建設項目的重要組成部分，任何的建設項目在建設之前都必須要進行立項工作。在建設的過程中需要對施工的方法進行記錄，在今后的日常管理中都會產生較多的資料與文件。這些文件都會記載著這個工作的真實情況與具體的施工情況。一旦該工程項目在日后的使用中產生了某些問題，就可以根據這些具體的數據與資料進行及時的、有效的解決。

在這種種的分析之下，項目管理與項目檔案應該是統一進行，而不是孤立的、分離的。因此，做好項目檔案管理工作，是開展一項建設項目的重要工作基礎。

三、項目管理人員重視項目檔案的必要性

由于建設項目檔案完整的記錄下建設項目活動的整個過程與最終的成果，是固定資產進行投資的重要技術參考與技術檔案，而且，檔案的主要功能與作用就是利用它所存在的價值。因此，建設項目的檔案工作與其他項目的工作內容、工作流程以及工作要求是不同的，它屬于一項比較特殊的工作，需要全體成員的共同參與，積極配合等。它要求的是在建設過程中能夠保持真實、完整，需要參與到該項目的每一位工作者都對自己的崗位認真負責，對各個工作環節以及工作流程進行嚴格的把關，確保建設項目所有歸檔資料的完整性、準確性、系統性，統一性。所以，建設項目檔案是否完整、準確、統一等，會對具體的項目負責人員的決策、審查、收集與歸檔等產生不同程度上的影響。

作為一名建設項目管理的工作人員，必須要清楚在項目實施的過程中所會產生的一切文件與資料，并清楚地掌握這些文件與資料的真實情況，檔案管理人員只有清楚地了解項目實施過程中文件情況，才能夠相應地規范其指定所需要的文件材料。比如，在某個分項工程中，根據招投標文件以及合同的具體內容，都說明了在某項工程里面。但是，在實際的施工過程中，施工單位方面出現了資質不足的問題，于是便放棄該部分的工程量，檔案管理人員也沒有參與到工程的管理過程中，于是便不了解該部分的內容，于是在之后的工程檔案中就會缺乏該部分的資料。只有工程管理人員了解該部分的內容，這就需要該項目的工程管理人員與檔案工作人員進行溝通與協調，檔案工作人員在收集與編制檔案的時候，才能夠將該項工程的施工文件保持完整。

總的來說，項目管理人員必須要高度認識到項目檔案的重要性，這也是保證檔案的完整、準確的一個有效途徑與方法。

四、項目檔案管理工作必須要提前介入

因為每一個建設項目，尤其是投資比較大的，建設周期比較長的項目，建設程序也比較復雜的，工作流程與環節多，參與建設的單位也比較多，所以形成的項目文件與資料也就會更多且復雜。出于分工的不同，項目檔案的形成與運轉也是分散到各個部門與參建單位的，項目管理部門對檔案管理的內容并不是非常清楚，不了解項目檔案的組織管理、歸檔的具體范圍與保管的要求等。只有等到工程項目竣工驗收之后，提到了項目檔案驗收，才可以知道項目檔案還有整理、驗收要求等多方面的內容。

但是，在這個時候，已經積壓了很多工作需要進行處理，使得檔案管理人員處于一種比較被動的環境中，對檔案的收集與管理也會產生較多的問題與漏洞。如果是在一個建設工期很長的情況之下，就會產生部分工作人員的調動，工作交接不及時的問題，增加檔案管理人員收集的難度。所以，需要建設單位檔案管理部門提前介入，對項目檔案的收集、整理展開工作，制定具有針對性的工作制度與工作流程，并及時地跟蹤建設項目的工作進度，從項目開始實施，檔案管理就應該展開同步的工作，對項目管理人員、參與建設的單位的檔案工作進行專業的、具體的培訓與指導，做到事前關心，事中控制、介入、事后同步跟蹤等，從而進一步地保證建設項目檔案的完整性、應收與必收等，并為之后項目檔案管理打下一個良好的工作基礎。

五、項目檔案管理與項目管理同步實施的主要措施

各級的領導都應該高度重視項目檔案工作，建立健全相應的項目檔案管理的標準、規章制度等。由于建設項目的建設規模比較大，建設工期也比較長，所以形成的文件與資料也是比較多且復雜的，尤其是參加建設單位與工作環節較多的。因此，為了在建設項目檔案管理中做到規范化、標準化，需要依靠多方面的共同努力，比如相應的檔案管理部門，項目管理部門，具體的規章制度與標準等。做好項目檔案工作的前提，就是要使項目檔案管理在整個過程中有法可依，有制度可以尋找。同時要進一步明確項目檔案工作的管理部門，建立一個完整的檔案工作人員網絡機制與體系，明確每一位檔案管理工作人員的職責。

六、結語

項目檔案是各種檔案中最復雜與系統的，項目的檔案管理屬于一項比較龐大的工程，需要與項目的管理同步進行。注重文件與資料的收集與整理，確保資料的完整性、準確性以及系統性，進一步規范檔案管理人員的行為。總之，就是要保證檔案管理與項目管理的同步實施，為項目的順利進行提供一個堅實的基礎。

（作者單位：中核四川環保工程有限責任公司工程項目部）