研究所科研項目公務卡結算的問題與對策分析

原愛萍

摘 要 2015年末，財政部要求自2016年2月1日起全面實行公務卡結算。本文從實務操作的角度，分析科研項目公務卡結算的特點、零余額賬戶與實有資金賬戶歸還公務卡流程等，并對某研究所試行科研項目資金公務卡結算一年來存在的問題與對策進行分析。

關鍵詞 科學事業單位 科研項目資金 公務卡結算

一、引言

2007年7月，《中央預算單位公務卡管理暫行辦法》開始試行。目的是減少現金結算，提高財政支出的透明度，防范風險。規范的業務為中央預算單位財政授權支付業務，即公務卡結算對象主要是財政零余額賬戶資金。為管好科研資金，確保資金的安全，2015年末，財政部連下兩個文件，即《關于中央預算單位2016年預算執行管理有關問題的通知》（財庫〔2015〕220號）、《關于中央財政科研項目使用公務卡結算有關事項的通知》（財庫〔2015〕245號），要求自2016年2月1日起全面實行公務卡結算。

二、研究所的現狀

某基礎研究類科研院所（以下簡稱“研究所”），擁有在職職工700余人，資金來源廣泛，科研項目較多?？蒲许椖抠Y金來源主要分為財政補助資金、非財政補助資金撥款，分別通過零余額賬戶（即公務卡開戶行）及實有資金賬戶結算。

該研究所在前期對財政授權支付業務實行公務卡結算的基礎上，為加強對科研項目資金的管理，提高公務支出的透明度，自2015年1月1日起，在全所范圍內試行科研項目資金公務卡結算。試行一年來，研究所累計歸還公務卡業務12612筆?，F金支付較上年同期減少32%，報銷的及時性得到了較大的提高，減少了虛假票據，有效遏制了小金庫的存在。

三、研究所加強科研項目公務卡結算管理面臨的難題

（一）公務卡相關政策并未完善，政策支持力度不足

財政部門2007年發布的《中央預算單位公務卡管理暫行辦法》中，只有規范化的操作方式，沒有系統的法律、法規支撐。無具體的實施細則及實有資金賬戶還款的具體操作流程。

（二）研究所賬務處理復雜，報銷初期效率低下

圖1為研究所初期所用的賬務處理流程圖。公務卡報銷人將擬報銷單據遞交財務審核。財務審核人通過公務卡支持系統查驗公務卡支出的真偽性。如為零余額賬戶業務，則在公務卡支持系統內登記明細表，通過網上報銷審核，遞交出納。如為實有資金賬戶業務，不需在系統內登記明細表，直接通過網上報銷審核，遞交出納。出納收到單據后，對于零余額賬戶業務，登陸公務卡支持系統復核。如為實有資金賬戶業務，復核紙質單據，復核后，按資金來源匯總轉賬付款。

從研究所報銷流程可以看出，存在以下問題：

1.審核報銷效率低下。每筆POS機小票，財務審核人員均需進入公務卡支付系統查驗，零余額賬戶業務需編制還款明細表。公務卡還款最多時達到一天100余筆單據，科研項目來源不同、單據數量多，造成單據審核效率低下。

2.公務卡支出復核難度較大。財務賬務處理軟件與公務卡支付系統并不對接，例如，公務卡支付系統中，多筆公務卡POS機小票匯總后通過一張支票還款，財務賬務處理也是一筆付款。復核時，多筆公務卡小票需要一張張查驗原始單據，復核難度大。

3.出納還款工作量增大。還款時需區分報銷資金的來源。經費來源不同，還款方式不同。零余額賬戶資金通過公務款支付系統轉賬還款；實有資金賬戶通過轉賬方式辦理公務卡還款手續。

（三）存在不使用或無法使用公務卡的主體人群

研究所主要有兩類人存在不使用公務卡的現象。一部分員工習慣于現金交易，不愿改變原有的支付方式。學生、臨時聘用人員因不符合辦理公務卡條件，存在現金支付的現象。

（四）公務卡支付環境有待完善

1.部分商家或行業不具備刷卡條件。部分商家無POS機，或幾家共用POS機（如存在公務卡POS機小票與發票名稱不一致的情況）。在縣級以下地區，這種現象尤其突出，如野外科學考察，往往只能現金交易。部分行業尚不具備刷卡條件，如市內出租車費、過路過橋費、快遞費等。

2.出國結算業務，不能滿足公務卡支付的需要。只有部分國家能夠使用公務卡進行公務支付。

3.公務卡支持系統得不到持續改進。公務卡支持系統需要按照POS機小票每筆輸入。不支持批量導入與核對功能。公務卡開戶行與研究所無直接利益關系，缺少做好業務的動力；銀行對口業務人員更換頻繁。公務卡支持系統并未得到易于預算單位操作的改進。

四、加強研究所科研項目公務卡結算管理的對策

（一）建立公務卡報銷財務管理制度

1.制定公務卡報銷管理實施細則。分為總則、公務卡日常管理、公務卡結算范圍和特殊事項的審批、公務卡財務報銷管理、管理職責等方面。規定所有來源資金的公務支出，全部實施公務卡方式結算。規范現金使用范圍，如個人勞務費、出差補貼、野外科考、偏遠地區縣以下地區的購買支付等。

2.完善相關配套措施。如新進員工公務卡更改為統一的公務卡還款日。規定離職職工、退休職工公務卡銷卡手續的辦理流程等。

3.完善研究所公務卡配套內部控制制度，減少公務卡支付風險。完善研究所內部辦理公務卡業務的授權審批控制，公務卡報銷還款會計流程制衡等制度。通過歸口管理、業務審批權限的設定，減少公務卡舞弊空間。

（二）完善公務卡各崗位職責與報銷審核流程

1.改進報銷流程。改進后的報銷流程如圖2所示。改進后，財務審核人需要登記公務卡輔助賬簿，不需登錄公務卡支持系統驗真。增加公務卡維護崗位，負責核對公務卡輔助賬簿與原始憑證，登錄公務卡支持系統驗真、登記還款明細表并分別匯總不同來源資金賬戶明細。出納負責核對匯總數據與會計科目匯總表數據后分別轉賬付款。改進后的報銷流程，簡化了審核的工作量，分流了報銷人。并考慮到崗位的制衡原則，通過兩道關口糾錯，確保賬賬相符。

2.增設會計科目。設置其他應付款-公務卡還款-零余額賬戶、其他應付款-公務卡還款-實有資金賬戶會計科目?？颇抠J方余額為待歸還的公務卡金額。

3.增設公務卡輔助賬簿（區分零余額賬戶與實有資金賬戶）。登記公務卡輔助賬簿，有利于公務卡信息的核對，便于日后查找。由財務審核人員審核時按每一憑證，將POS機小票信息（持卡人、消費日期、消費金額）、還款金額、分項目、按經濟分類逐一登記。

4.增設公務卡信息維護崗位。公務卡信息維護崗，負責核對輔助賬簿與原始憑證是否相符。登錄公務卡支持系統，審核POS機小票的真實性。并在系統中登記零余額賬戶還款明細。每日定時分別匯總零余額賬戶與實有資金賬戶還款金額。

5.出納于每日終了，分別核對公務卡支持系統中零余額賬戶匯總數據與其他應付款-公務卡還款-零余額賬戶余額、公務卡輔助賬簿中實有資金賬戶與其他應付款-公務卡還款-實有資金賬戶余額是否相等，并分別通過零余額賬戶及實有資金賬戶轉賬結算。

6.聯系財務軟件開發團隊，希望能在使用的財務網上報銷模塊付款方式進行修改，嵌入公務卡支付模塊，將公務卡輔助賬簿的部分工作轉由提交網上報銷單的報銷人填報，以便提高效率。

（三）加強使用公務卡宣傳，力求在研究所內逐步形成全面使用公務卡的氛圍

1.通過公務卡報銷管理細則的實行，在結算范圍內，強制實行公務卡結算。

2.規范用卡主體。新入職職工由財務部門配合及時申辦公務卡；長期聘用人員經研究所審批，可申請辦理公務卡；學生等無法申辦公務卡人員禁止辦理購買業務。

3.使用現金結算，增加審批環節。對應使用而不使用公務卡支付的小額現金支付業務，規定另外增加審批環節。報銷人撰寫未使用公務卡的情況說明，研究室負責人審批過后，由財務負責人最終審批報銷。

4.加強宣傳，將公務卡使用常識、支付風險定期編成一個個財務小貼士發布在研究所內部網站上。

（四）完善外部使用環境

1.希望相關部門加強對公務卡開戶銀行相關業務人員的培訓，開發易于研究所操作的系統。研究所通過與公務卡開戶行的協調，申請公務卡支持系統能增設批量驗證、批量導入的功能。

2.希望財政部門盡快統籌協調不同資金來源還款公務卡支持系統的兼容性。實有資金賬戶報銷的公務卡業務，研究所采用了先驗證真偽，再通過實有資金賬戶將公務卡支出金額轉入報銷人公務卡中，實際是在公務卡支付系統外運轉操作，并不需要通過公務卡支持系統填寫還款明細表，這部分資金來源，游離于財政監控之外，財政部門喪失了監控的功能。

3.希望相關部門繼續完善公務卡使用環境，營造一種鼓勵商戶應用POS機的社會氛圍。

五、結語

通過科研項目公務卡結算，國家對科研項目管理提出了科學、透明的要求。公務卡的“痕跡”管理也將對預算單位的財務管理起到促進作用。但在相應的管理實施細則、配套措施仍在探討的情況下實施，對單位財務管理水平、基層財務人員的業務能力提出了更高的要求。需要我們在實踐中，不斷總結經驗、教訓，促進管理水平的提升。

（作者單位為中國科學院海洋研究所）

參考文獻

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[3] 顧麗娟.高校公務卡運用的實踐與思考[J].會計之友，2011（7）.