企業費用報銷管理問題研究

王春穎

摘 要 企業費用是企業生產經營過程中不可避免的支出項目，是反映企業在一定的生產經營期間各項資源消耗情況的核心指標。作為費用支出的控制主要內容之一就是費用報銷制度的規范。本文介紹費用報銷的基本要求，分析了目前企業在費用報銷中存在的問題，并據此提出相關對策建議。

關鍵詞 企業費用 費用報銷 票據管理

企業費用是企業生產經營過程中不可避免的支出項目，它是反映企業在一定的生產經營期間各項資源消耗情況的核心指標。企業通過會計核算得到一定時期的企業費用信息，通過對該費用信息的分析，企業投資者可以依據該信息決定是否繼續跟進投資，而對于企業內部管理來說，則是確定考核標準以及計算企業損益的重要指標。按照現行財務準則的要求，通過相應的會計處理與分類核算，可以將企業生產經營過程中發生的每一筆費用都列支于不同的項目中。因此，費用支出在企業的財務核算以及生產管理中占據著重要的位置，如何有效地控制費用的支出進而降低生產成本和提高企業經濟效益是每一個企業必須要思考的問題，對費用支出的控制主要內容之一就是建立規范的費用報銷制度。

一、企業費用報銷的基本要求

按照現行會計準則核算要求，企業費用報銷至少應該符合合理性、相關性、規范性三個方面的基本要求。具體內容包括：

（一）合理性

合理性是指費用報銷的內容必須符合現行會計準則核算要求。企業內有各個不同的崗位，每個崗位從事的工作不同，可以報銷的內容也不同，一個業務員可以報銷一些差旅費、業務招待費，經理可以報銷手機費等等；而如果一個休假的人員，報銷他在休假期間親戚朋友吃飯的錢款，顯然就不合理了。這就要求費用審核人員從多個渠道去了解報銷人員的考勤情況。因此，相關費用在報銷時，可以請考勤人員確認時間的合理性，報銷人員也必須有正確的報銷意識，不是因為你有了相關的經費額度就可以隨意報銷款項。

（二）相關性

費用報銷應該是與企業經營活動相關的內容。在私營企業中經常會出現將家中的費用拿到企業中報銷的事情。不是因為私營業主開辦了公司，其中所發生的任何費用支出都是與企業相關的。報銷審核人員在審核費用時，需與私營業主溝通此類問題。而大型企業中的費用相關性，更需要有一定的程序要求，往往就會存在費用由誰、什么部門申請的問題。這需要在事先完善整個報銷流程，報銷人員在報銷時，也必須注意提供的發票抬頭必須是公司抬頭，發票開具的內容也必須是和報銷的內容相關。

（三）規范性

費用報銷需提供規范的發票，粘貼也要符合企業要求。報銷流程規范發票作為報銷業務的一個載體，其本身是必須正確的。費用審核人員在審核發票時，需利用目前信息化的方式，予以查詢。各地的國地稅都提供了查詢發票的途徑，一旦發票不真實，就不得予以報銷。例如，目前全國正在開展營改增的工作，企業收到2016年5月之后開具的營業稅發票應該對此發票的真實性保持一定的懷疑。

二、目前企業費用報銷過程中存在的問題

（一）費用報銷計劃性不夠

出于企業資金運作的考慮，財務部門希望業務部門能對費用使用提出計劃，以便財務部門資金運作。例如，大額的廣告費用支出，業務部門在知曉此費用發生時，未及時通知財務部門，而且對費用的支出又有急迫需求，造成財務部門資金運作的難度增加。另外，有的企業對于費用預算計劃的編制又過于死板，在市場競爭中，如果出現特殊情況，導致實際費用支出時難以用原來的費用預算進行審查考核，又難以及時進行計劃的調整，可能會影響到企業把握商機的能力。

（二）費用報銷流程系統不規范

對于費用報銷管理來說，流程的規范至關重要，由于認知度不足，沒有規范的流程，就不能形成一個較完善的且具有制度化的系統，從而引起一些不必要的問題。例如，企業明確了業務人員每月予以報銷的業務招待費、手機費等的額度，然而，業務人員在實際報銷時，備注了超標原因，其領導簽字后，單據流轉到財務部門。財務部門認為單據超標，簽字流程不能僅到其領導就可以，予以退回，并告知原因，然而業務人員仍認為是財務部門存心刁難。

（三）費用報銷制度不夠完善

一方面，企業對于費用報銷制度的制定往往經歷一段時間后再予以執行，而對于新生的費用報銷內容缺乏可以參考的制度。在有的企業，甚至大量出現經濟業務不存在或不合理，利用假發票報銷套取資金的現象。例如，為了將無法入賬的相關支出、個人消費等變不合理為“合理”而使用虛假發票，或者通過編制虛假業務或夸大費用開支，利用套開或虛開發票套為私人牟利等。

另一方面，相關事項的簽批人員簽字樣本更新度不夠，送交財務部門報銷的單據上的領導簽字無法辨識，涉及跨部門簽批的內容協同部門的簽字級別等。上述情況的出現都說明企業的費用報銷制度在細節方面應該更加具體、明晰和規范。

（四）費用報銷票據雜亂

發票作為重要的商事憑證，由于人員對此的認知度不夠，在具體報銷過程中會存在票據信息雜亂的現象。例如，報銷一項招待費用，事由寫明是招待某某公司人員午餐或者晚宴，而提供的發票分屬不同企業開具的，每家企業的發票金額都不是很大，而且還以定額發票為主。類似這種情況，應該有理由懷疑其票據本身的來源存在疑點。

此外，開具的發票也存在不符合規定的現象，主要為經辦人員在索要發票時，未看清開具的發票單位名稱書寫是否正確或規范，就立即接受、粘貼報銷單據，等到單據傳送到財務部門時，又發現名稱不對時，往往會出現跨月等問題，對方企業不予換票等現象。

三、加強企業費用報銷管理的對策建議

（一）強化費用報銷計劃

對于能預先知曉的費用，應提前在系統中計劃好。例如，業務人員每次出差前，都必須在系統中就差旅作出計劃，經審批后，方能出差。對于臨時緊急出差的情況，也需在出差途中補齊手續，使財務部門事先對費用進行預提，減少因集中報銷等原因造成每月費用金額的變化差異；對于跨年度的費用也能及早處理當期損益。

（二）規范費用報銷過程

企業應該制定并完善（下轉第頁）（上接第頁）審批流程，將企業費用報銷流程分為常規授權和特別授權，明確各個崗位辦理業務的范圍、權限以及相應的職責；編制常規授權的權限指引，規定特別授權的范圍和權限，嚴格控制和監督特別授權；規范企業各層管理人員在授權范圍內的行使職權和職責；對重大事項進行集體決策審批或者利用聯簽制度；對于超出正常范圍的特殊報銷制定相應的制度及指導流程。費用報銷的流程需經企業內控部門審核，合理規避因流程問題造成的各種風險。企業內部審計部門也需對流程進行適當抽查，檢查實際操作中是否有不符合流程的內容，及時反饋，及時改正。財務實際操作部門人員在實際工作中，如發現流程上有不順暢的地方，也應及時向上級領導反映，共同使費用報銷順暢進行。

（三）健全費用報銷制度

企業應當建立統一的書面審批權限表，據此制作相關的付款申請表，為每個審批環節預留簽字空間，從而使財務人員在付款時，能夠清楚地知道報銷憑證是否失真，是否經過各級領導的審批；建立相關人員的簽字樣本，以此來預防相關人員的偽造簽字，同時要求財務人員在審核時要認真比對其簽字，公司建立簽字樣本，并安排稽核專人定期檢查。制定制度時，盡量細分職責范圍，太籠統的制度不利于財務人員的實際操作。

（四）規范費用報銷票據

隨著發票使用的普及，通過發票能夠了解過去所發生的經濟業務的實情，對于收到的發票利用現有的網絡資源檢查發票是否真實、單位名稱書寫是否正確等。企業應不定期地對相關報銷人員進行發票知識、審批流程、單據填寫、票據粘貼、報銷時限等內容的培訓。費用報銷時財務部門的窗口工作做好了，能給財務部門的形象加分，能改善財務部門與其他部門的關系。

例如，在本次營改增改革中，對于差旅費-住宿費用一項是可以開具6%的增值稅專用發票，企業是可以用于抵扣的。于是財務部門在理解了規定的意義后于4月初中旬即發文通知各有關部門請出差人員從5月1日起取得可抵扣之用的發票，并將開票資料一并發送。做到事先通知，也有利于事后規范報銷的票據。

總而言之，企業一定要加大企業費用報銷的重視力度，并要采用有效的措施減少費用報銷過程中的漏洞，同時要根據企業的實情，盡可能控制企業的費用支出，提高企業經濟效益，增加企業競爭力，保證企業健康穩定發展。

（作者單位為佳通輪胎<中國>投資有限公司）

參考文獻

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