關于軍隊會計檔案管理的若干思考

張芳翊

摘 要 隨著軍隊財務信息化的深入發(fā)展，會計檔案管理工作作為財務工作的最后環(huán)節(jié)，是不容忽視的重要組成部分。進一步完善會計檔案管理，對于確保會計信息的安全完整和會計工作的連續(xù)性至關重要。

關鍵詞 會計檔案 管理信息化

軍隊會計檔案是財務數(shù)據(jù)匯集中心，它全面、連續(xù)、系統(tǒng)地反映了軍隊各單位的經(jīng)濟業(yè)務活動實質(zhì)，為分析總結軍隊財務工作、研究軍隊經(jīng)濟活動發(fā)展規(guī)律、預測未來發(fā)展方向、制定經(jīng)費計劃、編制預算等提供了參考資料，有利于提高軍隊財務管理水平和經(jīng)費使用效益。隨著信息技術在軍事各領域的廣泛應用，會計數(shù)據(jù)資料由紙質(zhì)向電子介質(zhì)轉(zhuǎn)變，這對于會計檔案信息化管理和財務隊伍建設提出了更高的挑戰(zhàn)和要求。

一、會計檔案管理的基本工作內(nèi)容

軍隊會計檔案包括軍隊各級單位在經(jīng)濟管理活動中產(chǎn)生的，能反映其實質(zhì)業(yè)務活動內(nèi)容的原始憑證、記賬憑證、各類會計賬簿、會計報表、預決算報表、銀行對賬單、票據(jù)存根、移交清冊、數(shù)據(jù)備份盤等專業(yè)會計資料。

會計年度終了時，會計人員對當年所有完結的經(jīng)濟事項處理完畢后，會同檔案管理員整理會計檔案資料，并裝訂立卷成冊，入盒歸檔。具體工作內(nèi)容如下：首先，清理分類會計憑證，按順序號、月份、適當厚度排列，確定裝訂的本數(shù)。然后，檢查憑證相關附件是否齊全，信息是否完整，對紙張的大小按規(guī)定進行適當裁剪。再打印憑證封面，并填寫好憑證種類、起止號碼等信息，加蓋單位公章和相關人員印章，最后將封皮與整理好的憑證裝訂成冊，入盒歸檔。二是年度結賬后，按規(guī)定格式在財務記賬軟件系統(tǒng)中打印各類會計賬簿，按分類填寫封面，會計主管審核簽字加蓋公章印章后，按順序裝訂，立卷成冊，入盒保管。三是將全年的所有報表按單位、類別、時間先后順序整理，編制案卷封面和目錄，寫明報表名稱、頁數(shù)、歸檔日期等，經(jīng)會計負責人審核簽字蓋章后，裝訂入盒歸檔。四是要對其他應歸檔的會計資料認真篩選、鑒別、清理，按類別和時間順序分類裝訂，注明相關信息，立卷入盒。將這些資料整理完畢，存放在檔案室專門的檔案柜中，交由專人統(tǒng)一管理。

會計檔案根據(jù)其性質(zhì)和保存價值以及管理單位的具體情況，分為5、10、15、25年和永久保管。會計檔案室要保持通風透光，注意清潔衛(wèi)生，保證會計檔案防蛀、防潮、防火、防盜等。檔案供本單位和上級單位使用，除特殊情況外，不得外借。管理員要注意，查閱檔案時要及時登記，不得對其隨意標注、涂改、拆散或復制等。保管期滿，由財務部門同保密部門組成鑒定小組，嚴格審查并編制銷毀清冊，報領導批準后，及時銷毀，并將簽字蓋章標有“已銷毀”字樣的銷毀清冊交由檔案管理員保管。

二、會計檔案管理現(xiàn)狀

（一）重視程度不夠

會計檔案管理工作比較繁瑣，常年積攢的會計資料繁多、雜亂，由于整理或移交不清，導致重新理清比較困難，遺留問題較多。會計人員對會計檔案的態(tài)度，容易出現(xiàn)思想上重視，工作上怠慢，說起來重要，做起來次要，忙起來不要的現(xiàn)象。

（二）管理人員素質(zhì)相對不高

檔案管理人員相對臨時，業(yè)務能力水平不高，對會計業(yè)務、檔案管理等知識和制度規(guī)定掌握不透徹，運用不到位，對工作的重要程度認識不清，責任心不高，態(tài)度不認真。在日常工作中容易出現(xiàn)會計資料錯放、遺漏甚至丟失的現(xiàn)象。隨著信息技術的深入滲透，檔案管理信息化水平的提高，對管理人員的信息技術水平提出了更高的要求。但是，目前軍隊檔案管理不設專職，既懂財務又懂檔案又精于計算機的人才相對匱乏，使得會計檔案管理工作還停留在手工操作階段。

（三）管理制度有待規(guī)范

借閱登記制度偏于形式，手工登記漏登、誤登，出錯率高。外借制度執(zhí)行不嚴格，無審批手續(xù)，不按時歸還，管理員疏于督促。保管期限屆滿沒能及時銷毀，或者沒有嚴格按規(guī)定編制銷毀清冊，或者清冊不清，監(jiān)銷制度以及銷毀后的后續(xù)登記、簽字、存檔制度執(zhí)行不嚴。目前，很多單位還沒有建立會計檔案信息管理系統(tǒng)，不能有效定位、檢索、查閱會計檔案信息。另外，軍隊財務工作人員變動頻繁，交接時間短、任務命令急，導致交接不清，會計資料出現(xiàn)漏缺，且不容易補全。隨著財務數(shù)據(jù)信息化程度提高，信息數(shù)據(jù)的維護、財務系統(tǒng)軟件的升級等方面需要完善并適時引進相關人才。

（四）檔案設備有待改進

一些單位硬件設備不完善，沒有統(tǒng)一制式的鐵皮柜和文件資料盒，防火、防潮、防盜、防磁等設施不達標；軟件設施建設有待進一步推進，沒有建立會計檔案數(shù)據(jù)庫信息平臺，不能生成目錄檔案，自動檢索、自行查閱憑證、賬簿、報表、文件資料等會計信息。多數(shù)單位是手工查閱，效率低，易出錯。

三、加強會計檔案管理的對策

會計檔案種類繁多，保管年限長，隨著信息技術深入滲透到軍隊財務工作的各個環(huán)節(jié)，要求主管領導加強會計檔案的規(guī)范化管理，提高工作的執(zhí)行力，促進會計工作的完整連貫性，不僅要重視設施的配備、人才的培養(yǎng)，更要注重制度的規(guī)范和軟件的升級。

（一）加強規(guī)范檔案管理制度的健全

一是要規(guī)范會計檔案立卷、保管制度，細化憑證封面的格式及填寫要求、簽字印章的齊全、所附張頁的粘貼方法、裝訂的厚度和順序、附件的完整、檔案盒的統(tǒng)一制式等具體操作流程；二是要制定詳細的借閱制度，嚴格執(zhí)行外借審批手續(xù)、登記標準和保密要求，防止出現(xiàn)憑證被任意涂改、批注、損壞、玷污、丟失或泄密等現(xiàn)象；三是要完善會計檔案移交工作，財務人員崗位交接時，要按照規(guī)定的程序，將已完成的經(jīng)濟業(yè)務處理完畢，分類整理會計資料，編制移交清冊，交接人及會計主管人員復核確認并簽字蓋章，對未結事項和遺留問題，附詳細的書面說明，一并交與檔案管理員保管；四是要健全檔案銷毀制度，保管期滿，財務部門應及時整理并編制銷毀清冊，保密和審計部門要做好監(jiān)督核查工作，嚴格按規(guī)定執(zhí)行銷毀工作，認真逐一清點，報領導批準，簽字蓋章后，完成檔案的銷毀和銷毀記錄文件的妥善保管工作。

（二）加強檔案管理信息化建設

新時期信息技術的迅猛發(fā)展，使得軍隊財務檔案具有信息量大、時效性強、實時更新、查閱頻繁的新的發(fā)展趨勢。逐步推進會計檔案信息化管理系統(tǒng)平臺的建立，設置錄入、查閱、檢索、分類、輸出、統(tǒng)計等功能模塊，以滿足日常查詢、數(shù)據(jù)交換、統(tǒng)計分析等需求，達到資源共享的目的，提高工作效率，適應大數(shù)據(jù)時代的軍隊財務檔案管理的發(fā)展要求。計算機存儲容量和速度的提升，使得會計電算化具備了更強大的處理和存儲能力。會計檔案管理信息化不僅僅是簡單地信息錄入、檢索和輸出，更會涉及各層面的財務數(shù)據(jù)和文件資料的傳輸和共享，從而實現(xiàn)聯(lián)機公共查詢、光盤遠程檢索、統(tǒng)計分析等功能。檔案室成為數(shù)據(jù)采集源泉地，會計檔案電子化后，可以按內(nèi)容類別分類建立相應的數(shù)據(jù)庫，管理員根據(jù)業(yè)務特征自定義各數(shù)據(jù)庫附屬功能，并負責信息的后臺維護工作。

（三）加強會計檔案管理設施改善和人才隊伍建設

會計檔案涉密程度高，要建立專用的會計檔案室，最好與財務室相鄰，并且外部人員不易進出。配備全自動化的電子檔案柜和信息應用軟件，制定統(tǒng)一檔案盒并粘貼信息條形碼，將位置、種類、內(nèi)容等信息通過技術手段，反映在電腦軟件系統(tǒng)中，通過數(shù)據(jù)庫平臺實現(xiàn)共享。定期檢查各類防護設施，按時養(yǎng)護，及時維修和更換。注重會計檔案管理人員多方面職業(yè)技能的培養(yǎng)，積極補充具備信息技術、檔案管理、保密機要等背景的專業(yè)技術人員，聚焦聯(lián)合知識結構，引進復合型人才，同時開展繼續(xù)教育，著重加強對財務人員信息技術培訓和業(yè)務能力提升，并注重提高財務人員的職業(yè)道德修養(yǎng)和工作責任感。

（作者單位為海軍指揮學院財務軍需處）