關于事業單位檔案管理信息化建設的思路探索

趙小偉

（新疆分析測試研究院，新疆 烏魯木齊 830011）

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關于事業單位檔案管理信息化建設的思路探索

趙小偉

（新疆分析測試研究院，新疆 烏魯木齊 830011）

摘要：在各行各業信息化建設蓬勃發展的今天，事業單位作為一個特殊的機構，其檔案管理信息化建設重要性和必要性日顯凸出。為加快事業單位檔案管理的信息化建設進程，提高檔案管理信息化水平，本文在分析制約事業單位檔案管理信息化建設的因素后，對事業單位檔案管理信息化建設的新思路進行了深入探索。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化；制約因素；思路

前言：事業單位檔案管理是一項復雜繁瑣的工作，且隨著時間的推移檔案信息量也在不斷增加，如果繼續沿用傳統紙質管理、人工管理模式不僅效率低下，難以滿足當前事業單位檔案管理要求，而且容易造成檔案信息的丟失。而建設信息化檔案管理模式，可以顯著提高檔案管理效率，減少人、物等資源的投入，強化事業單位職能。因此，事業單位應加快檔案管理的信息化建設。

一、事業單位檔案管理信息化建設的制約因素

（一）檔案管理信息化平臺更新遲緩。

當前，我國很多事業單位雖然都已建立了自己的檔案管理信息化平臺，但對于檔案管理信息化平臺利用的卻不夠充分，平臺的更新維護與推廣工作也進行的較為遲緩，這嚴重制約了其檔案管理信息化建設的步伐，降低了檔案管理的信息化程度[1]。由于檔案管理信息化平臺更新緩慢，可能會造成新入職員工的基本信息沒有及時全面錄入到系統之中，從而給事業單位人力資源管理與員工工作規劃帶來不利影響。檔案管理信息化平臺利用率低，使得信息化平臺優勢得到不到充分發揮。

（二）檔案管理人員整體素質低。

誠然，事業單位檔案管理信息化建設工作注重的是檔案的信息化管理、電子化、數字化管理，依靠的是信息技術的應用與設備的投入，但技術與設備的使用卻離不開人力資源的投入，只有人的參與技術和設備的功能才能得以正常發揮。這就決定了人是事業單位檔案管理信息化建設中的一個重要影響因素，若管理人員整體素質低、技能差，那么就會給事業單位的檔案管理信息化建設工作造成嚴重阻礙，制約檔案管理信息化水平提升[2]。而檔案管理人員整體素質低、專業技能差正是我國當前大多數事業單位檔案管理信息化建設工作所存在的一個主要現象。

二、事業單位檔案管理信息化建設的新思路

（一）加快檔案管理信息化平臺的建設、更新與推廣。

信息技術在快速發展的同時也在不斷的更新和豐富，同時檔案管理信息系統與網絡化管理平臺也在不斷的完善，事業單位應緊跟時代發展步伐，或重建檔案管理信息化系統與平臺，或在原有平臺基礎上加以不斷的改進和完善。重視對檔案管理信息化平臺的實時更新與維護，加快檔案管理信息化平臺的推廣，讓更多事業單位在意識到信息化平臺在檔案管理中所發揮的巨大作用的同時，積極對檔案管理信息化系統平臺進行更新，促進系統結構逐漸完善優化，強化系統各項功能[3]。事業單位做好檔案管理信息化平臺的推廣工作，既是為了滿足自身檔案管理信息化需要，提高自身檔案管理網絡信息平臺知名度與公信力，也是為了滿足社會公眾對信息的需求，履行社會職責。只有通過推廣事業單位才能為公眾提供便捷的信息服務，為自身積累經驗，從而進一步加快自身檔案管理信息化建設。

事業單位應著眼于實際，加大資金投入，大力引進先進技術人才與信息技術，充分利用現代化信息技術，為檔案管理信息化平臺建設、更新維護與推廣提供充足力量，全面做好檔案管理信息化建設工作。

（二）提升檔案管理人員素質與技術人員工作協調性。

工作人員與技術人員是事業單位檔案管理工作的兩大主體，對檔案管理信息化水平與建設進程具有直接影響。為促進全體員工在檔案管理信息化建設工作中效能的積極、充分發揮，就需要事業單位重視起對檔案管理工作人員的培訓教育工作，通過培訓提升全體工作人員職業素養與道德素質，提升工作人員與技術人員之間工作的協調性，為檔案管理信息化建設創造良好條件與環境[4]。事業單位應制定一套詳細的員工培訓計劃與教育方案，定期組織開展檔案管理工作人員與技術人員培訓工作和職業道德教育，讓檔案管理全體職員在充分意識到檔案管理信息化建設工作重要意義基礎上，不斷學習新的管理理論知識與方法，掌握新的信息技術與管理設備操作技能，不斷提升自身綜合素質。與此同時，事業單位管理層還應加強對檔案管理工作人員與技術人員的引導，要求他們加強溝通與交流，由技術人員及時將新的檔案信息錄入到系統數據庫中，由工作人員對系統進行及時更新與維護，保障事業單位檔案管理信息化建設工作有條不紊的進行[5]。為全面促進檔案管理信息化建設工作協調性的有效提升，推動檔案管理信息化建設工作穩定有序進行，事業單位還應依據自身檔案管理特點與目標建立科學有效的互通機制，進一步強化檔案管理人員與技術人員之間工作的協調配合，從整體上提高事業單位檔案管理信息化建設工作與檔案管理工作效率，提高管理工作規范性。

總結：事業單位開展與實施檔案管理信息化建設工作，是信息時代對事業單位提出的一個必然要求，也是檔案管理工作發展的必然趨勢。它是事業單位適應市場經濟發展、滿足社會信息需求的重要舉措，不僅對事業單位本身，對社會、對市場經濟都有著重要的現實意義和影響?？傊聵I單位應加強檔案管理的信息化建設，促進檔案管理信息化程度不斷提升。

參考文獻：

[1]楊鑫.關于事業單位檔案管理信息化的建設與發展的探討[J].科技創新與應用,2013,03:290.

[2]溫雙瑗.提升事業單位檔案管理信息化建設水平的路徑探索[J].辦公室業務,2013,22:134.

[3]陳濤.事業單位檔案管理信息化建設對策研究[J].赤子(上中旬),2015,07:144.

[4]吳曉麗.關于事業單位檔案信息化建設有關問題的思考[J].黑龍江檔案,2015,04:104.

[5]聶菊.關于事業單位檔案管理信息化建設的研究[J].辦公室業務,2014,15:157.

中圖分類號：G271

文獻標識碼：A

文章編號：1671-864X（2016）06-0046-01