優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類(lèi)的措施探討

肖玉英

摘 要：企業(yè)的合同檔案是企業(yè)權(quán)益的體現(xiàn)內(nèi)容和憑證，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)日益頻繁的背景下，合同作為一種重要的維護(hù)合法權(quán)益的手段，已經(jīng)廣泛被人們所關(guān)注，合同檔案的管理也不斷向分類(lèi)化、系統(tǒng)化、精益化方向發(fā)展，它對(duì)于企業(yè)的活動(dòng)具有不可缺少的重要意義和作用。優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理，可以進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，從而在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中不斷前行。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；合同檔案；分類(lèi)；管理；優(yōu)化

中圖分類(lèi)號(hào)：F206 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2016）18-0037-01

在企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)過(guò)程中，合同已經(jīng)突顯出其關(guān)鍵而重要的地位，合同在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中扮演了重要的角色，隨著企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展層次的不斷上升，企業(yè)合同檔案的管理也提上了日程，由于企業(yè)的合同檔案數(shù)量不斷增加，為了科學(xué)、規(guī)范、有效地管理好企業(yè)合同檔案，為需求者提供便捷準(zhǔn)確的服務(wù)，需要對(duì)企業(yè)的合同檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類(lèi)管理，要采用科學(xué)有效的策略和方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)合同檔案管理的分類(lèi)管理、集中管理。

1 企業(yè)合同檔案的概念及特征

企業(yè)的合同檔案是企業(yè)活動(dòng)中的重要分支，是重要的憑證，詳細(xì)記載了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)容，也是企業(yè)履行合同的權(quán)利和義務(wù)的全部資料，是企業(yè)預(yù)算、評(píng)估和審計(jì)不可或缺的內(nèi)容。合同檔案與企業(yè)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)密切相關(guān)，可以分為不同的種類(lèi)，如：

企業(yè)經(jīng)營(yíng)合同、企業(yè)技術(shù)合同、企業(yè)勞動(dòng)合同、企業(yè)銷(xiāo)售合同、企業(yè)工程合同等，在企業(yè)的合同檔案分類(lèi)中，可以呈現(xiàn)出更為直觀和簡(jiǎn)單的特征，這些合同檔案都具有其共性和個(gè)性，有一般檔案共同的價(jià)值和職能，而合同檔案還有其個(gè)性，這主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

①法律性特征。企業(yè)的合同檔案不同于一般的檔案，它的內(nèi)容載體為合同，而合同是具有法律效應(yīng)的資料，在《合同法》的背景之下，具有相應(yīng)的法律效力，合同檔案自然也具有法律效應(yīng)，這與合同檔案的合同簽訂、合同變更、合同終止相適應(yīng)，體現(xiàn)出企業(yè)的合同檔案的法律性特征。

②憑證性特征。企業(yè)的合同檔案是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)之中，必然會(huì)產(chǎn)生較多的經(jīng)濟(jì)糾紛，而合同是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和實(shí)施權(quán)利的憑證，也是處理經(jīng)濟(jì)糾紛的處理憑證，因而，合同檔案顯現(xiàn)出較為明顯的憑證性特征。

③規(guī)范性特征。企業(yè)的合同簽訂、變更和終結(jié)是在《合同法》的范圍之內(nèi)有效，可以這樣認(rèn)為，企業(yè)合同檔案不僅具有法律性的特征，而且還有合同檔案所特有的規(guī)范性的特征，在法律范疇之內(nèi)，企業(yè)合同檔案必須包括當(dāng)事人的姓名、合同數(shù)量、價(jià)款，并且還有規(guī)定的格式，如果沒(méi)有依照合同的格式條款，則難以展現(xiàn)出合同全部的法律效力，會(huì)使企業(yè)合同不完善或不規(guī)范，這樣，就在無(wú)形中使當(dāng)事人的合法權(quán)益受到威脅。

2 企業(yè)合同檔案管理的分類(lèi)優(yōu)化措施

企業(yè)的合同檔案管理要克服分散、無(wú)序的缺點(diǎn)和問(wèn)題，要正視合同檔案管理的混淆、分散化的狀態(tài)，實(shí)施優(yōu)化的分類(lèi)管理措施，減少合同檔案分類(lèi)管理的難度，有效地查找、利用、統(tǒng)計(jì)和管理合同檔案。

2.1 強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制

在企業(yè)的合同檔案管理制度之中，積極健全和完善合同檔案機(jī)制，要對(duì)合同檔案的相關(guān)工作如：收集、整理、編目、上架等，進(jìn)行制度化的完善和優(yōu)化，這樣，在制度完善的前提下，才能充分發(fā)揮出企業(yè)的合同檔案管理效能，從安全的角度上來(lái)看，強(qiáng)化企業(yè)的合同檔案管理機(jī)制，還可以確保企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，減少企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)，從而促進(jìn)企業(yè)健康、有效的可持續(xù)發(fā)展。

2.2 要加強(qiáng)合同之間的聯(lián)系，做好合同檔案的分類(lèi)整理

在企業(yè)的合同檔案管理中，要增強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系，要使合同檔案的分類(lèi)整理工作更為順暢，并且在對(duì)企業(yè)合同檔案收集整理工作中，注重合同文件之間的聯(lián)系，單立類(lèi)目、分類(lèi)組卷，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的保管和管理。同時(shí)，企業(yè)要指定獨(dú)立的部門(mén)負(fù)責(zé)合同檔案的管理事宜，避免合同檔案管理中的分散化和無(wú)序化狀態(tài)。

2.3 實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號(hào)，利用分類(lèi)管理

在對(duì)企業(yè)的合同檔案分類(lèi)管理中，要將不同的合同文件進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)，這個(gè)工作要依照一定的規(guī)則實(shí)施，具體如：將年度內(nèi)的合同文件分為不同的類(lèi)別如：物資類(lèi)、工程類(lèi)等，再加以不同的符號(hào)加以區(qū)分，確定好不同的類(lèi)別號(hào)，然后再依照時(shí)間的順序或者科目的不同編制小的編號(hào)，這樣，就可以較好地實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)合同檔案的保管、統(tǒng)計(jì)和利用。

2.4 注重附屬材料的收集和整理，確保合同檔案的完好 與齊全

在對(duì)企業(yè)的合同檔案管理進(jìn)行分類(lèi)優(yōu)化的過(guò)程中，主管單位要負(fù)責(zé)合同的齊全和完整，要注重對(duì)合同檔案的附屬關(guān)聯(lián)材料的收集和整理，并且對(duì)于這些相關(guān)文件資料要加以不定期的督促和檢查，從而確保合同檔案在移交之前的齊全和完整性。

2.5 注重企業(yè)合同檔案管理材料的變化情況

在企業(yè)的合同檔案管理分類(lèi)優(yōu)化過(guò)程中，規(guī)定在每年的一定時(shí)間要進(jìn)行合同檔案的移交，主管部門(mén)要移交上一年度的所有合同文件資料，這個(gè)工作相當(dāng)繁瑣和細(xì)致，還存在一些合同檔案的變化情況，諸如：合同簽訂后還會(huì)有合同的變更、合同解除、合同作廢等問(wèn)題，這些相關(guān)的合同文件變化情況都要進(jìn)行及時(shí)的把握，由于這些合同文件資料的不確定性，不能一次性地終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門(mén)，這樣就會(huì)使合同檔案分類(lèi)管理更為全面和系統(tǒng)化。

3 優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類(lèi)的方法

3.1 集分式歸類(lèi)原則為核心的合同檔案分類(lèi)管理

企業(yè)的合同檔案分類(lèi)管理要重點(diǎn)對(duì)科技檔案和文書(shū)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項(xiàng)目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。對(duì)于文書(shū)檔案的分類(lèi)整理，包括企業(yè)的行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營(yíng)方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行分類(lèi)、收集、整理的過(guò)程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類(lèi)的原則，以此為核心，進(jìn)行合同檔案分類(lèi)管理，要依照《合同法》中的無(wú)名合同和有名合同的不同種類(lèi)，進(jìn)行重新擬定和分類(lèi)，從而增強(qiáng)對(duì)合同檔案分類(lèi)管理的有效性。

3.2 集分式分類(lèi)表

我國(guó)企業(yè)的有名合同主要涵蓋了九種不同的合同形式，又稱(chēng)為典型合同，是具有規(guī)則和名稱(chēng)的合同形式；而無(wú)名合同又稱(chēng)非典型合同，是沒(méi)有規(guī)則和名稱(chēng)的合同形式。這九種不同形式的合同要以有名合同和無(wú)名合同為前提，擬定規(guī)范而科學(xué)的集分式分類(lèi)表，并且要在集分式分類(lèi)表中，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類(lèi)歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)和整理。

3.3 分類(lèi)表的使用方法

在分類(lèi)表的分類(lèi)歸檔整理過(guò)程中，年度、分類(lèi)號(hào)、件號(hào)是合同檔案分類(lèi)表中的重要元素，其中：年度是合同簽訂的年份，合同對(duì)應(yīng)的分類(lèi)號(hào)碼為分類(lèi)號(hào)，件號(hào)是在同類(lèi)的合同檔案分類(lèi)中的流水號(hào)。這三個(gè)要素可以用于企業(yè)合同檔案分類(lèi)管理中，便于實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)合同檔案管理的統(tǒng)一收集、整理和保管。在這種優(yōu)化的合同檔案分類(lèi)管理方式下，可以實(shí)現(xiàn)同庫(kù)保管，利于整理和查閱，實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的合同檔案管理。

4 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)合同檔案管理的分類(lèi)優(yōu)化是一項(xiàng)重要的內(nèi)容，它對(duì)于企業(yè)的合同檔案的有序、規(guī)范化管理具有重要的意義，由于在企業(yè)的合同檔案管理中存在分散、無(wú)序的管理狀態(tài)，使合同檔案管理的難度加大，不利于合同檔案的查找和利用，因而，需要以集分式歸類(lèi)原則為核心，依循合同檔案的特點(diǎn)和規(guī)律，指定專(zhuān)門(mén)的部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理合同檔案，對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)和統(tǒng)計(jì)，并且還要注意合同檔案分類(lèi)管理中的合同變更等情況，確保企業(yè)合同檔案的齊全和完整。

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