發射機房備件及設備跟蹤管理研究

呂紅梅

做好備件管理工作是保證廣播發送設備正常維護、盡量縮短故障停機時間并提高經濟效益的重要措施。本文結合自身實際工作經驗與工作環境，簡要總結了廣播發射機房備件管理的主要任務，對現有系統和存在問題進行分析，并提出了改進措施，即建立備件及設備跟蹤管理系統，實現備件及設備的統一協調管理。

【關鍵詞】備品備件 設備 跟蹤管理

1 備件管理概述

廣義的備件管理可分為備件經濟管理、備件技術管理、備件庫房管理以及備件計劃管理，四類管理相輔相成缺一不可。備件的經濟管理是指對備件的賬目進行核算與分析統計工作，主要包括：備件定期出庫與入庫金額分析比對，備件使用周期統計和常購備件清單等。備件的技術管理主要指備件類型、型號的編制，備件圖形的采集匯總，備件的統計、盤點工作及備件存放位置的選取等。備件的庫房管理主要指備件的入庫、出庫和報廢的管理，備件的消耗量分析，備件的生命周期分析以及備件的信息更新等。備件的計劃管理指的是備件從計劃采購到入庫這個階段內的全部工作。

對于廣播發射臺站來講，一般由臺里的財務、器材部門對全臺的備件實行統一采購和管理。為保證安全播出“不間斷，高質量，講效益，重安全”的需要，各技術部門設有緊急備件庫，本部門設備正常運行維護所需的各種備品備件，轉入部門緊急備件庫存儲。如何以合理的庫存儲備，保證安全播出和設備維護的需要，不斷提高設備的可靠性、經濟性，把設備故障和事故停機時間降到最低，是發射機房備件管理的主要目標。因此，機房備件管理工作的主要任務有：

（1）在第一時間為發射機的正常運行維護和故障搶修提供高質量的設備備件，盡量縮短停播時間。

（2）按規定做好備件的儲存、保養、修復以及測試工作，保證備件的可用性。

（3）在保證設備正常運轉的前提下盡量減少庫存，降低備件管理維護成本，提高經濟效益。

（4）及時做好備件在使用過程中的質量信息、使用壽命等的信息收集和反饋工作，做好重要、貴重元器件的跟蹤管理工作。

廣播發送設備備品備件涉及到電力、冷卻、控制及射頻系統，種類多，數量大，型號、工藝各不相同，備件管理工作任務繁重。尤其是國產備件，技術狀況參差不齊，經常存在工藝缺陷，使用時無法裝配，或者性能、功能不符合要求的情況，需要多次上機試驗，返廠改進，才能保證備件的可用性及可靠性。要做好備件管理工作，必須建立完善的備件追蹤管理系統，對大量的基礎維護數據進行分析，以評價不同廠家型號的備件的性能特點，為備件申報和設備維護提供數據支撐，對備件進行科學、有序的管理和使用。

2 現有系統及存在問題分析

臺里采用典型的二級備件管理系統，分臺大庫（一級庫）和部門緊急備件庫（二級庫），采購的全部設備、備件及各種材料、物品入一級庫，按規定流程領用出庫。各技術部門需要的備件及材料由一級庫出庫后轉入部門二級庫，由本部門做好使用和管理工作。電臺設有智能物資管理系統，對全臺的設備、備件及固定資產進行管理。根據財務管理的需要，分別設置備件管理、緊急備件管理、隨機備件管理、備件跟蹤（實際上未使用）、設備清單及固定資產項目，主要功能有：統計查詢、單據管理、業務管理、單據審批等，除提供常用的庫存及價格查詢外，側重于各種業務及流程的管理。

由于各技術部門的二級庫管理混亂，出入庫記錄不全，在盤點時經常出現帳實不符的情況，因此財務器材人員在二級庫設置備件管理系統。系統分為存帳備件管理、緊急備件管理、隨機備件管理、報廢備件管理等功能模塊，大部分功能和智能物資管理系統保持一致，不同的有兩點：一是是縮減了一部份業務和流程；二是在備件管理部分增加了掃碼識別的功能，即每一種備件可生成一個條形碼，需要使用終端掃描設備在線進行掃碼識別方可進行備件入庫和出庫的操作，旨在實時記錄出入庫信息，保證帳實相符，方便相關人員查詢使用。

現有系統和管理模式存在很大的弊端。首先，機房備件管理工作中，很重要的一點是做好一些重要及貴重備件的追蹤管理工作，包括維護、使用、修復信息以及壽命統計等，對這些基礎的使用維護數據進行分析，為備件申報提供依據，以更好地進行成本控制和設備維護。系統無法實現具體備件的追蹤管理這一重要功能，仍需人工記錄。第二，終端掃描設備需要無線上網進入系統才能掃碼操作，使用極為不便。二級庫中的備件根據使用以及維護的需要經常反復進行出入庫操作，為方便管理，平時只做紙質記錄，終端掃描設備在定期集中出庫（向財務管理部門提交出庫單用于統計、做賬）時使用。第三，財務部門關心的是和財務相關的重要數據，比如庫存數量、消耗量等，財務上需要的出庫單實質上是和消耗一致的，實時的動態出入庫記錄對財務統計并沒有實質意義，簡單的數據記錄對于機房設備維護也沒有意義。

受現有系統功能和管理模式的限制，在機房備件管理過程中出現很多問題：

（1）備件基礎信息不全。基本信息如廠家、型號、技術參數、出廠日期及使用期限等不全面，導致一些器件上機不匹配，或者一些電子產品存放時間過長存在老化的可能，上機使用的故障風險增加。

（2）備件信息跟蹤不到位。目前該項工作仍由人工制作大量的電子表格和紙質卡片記錄完成，工作量大且繁瑣，由于人力有限，實際工作中只做了部分備件的信息跟蹤。

（3）備件申購不夠科學。申購的時間以及數量由管理人員根據設備運行狀態和維護任務而定，備件申購沒有準確的數據支持，基本上取決于管理人員的業務技術水平和經驗判斷，需求難以把握，預測不足則會出現急用備件無庫存或者備件長時間不用的情況。

（4）庫存信息不準確，一些反復使用和修復的備件狀態難以把握。

3 改進辦法

考慮到財務上最終靠智能物資系統進行管理，機房備件管理系統只需提供主要信息即可，所以對終端掃碼操作方式進行改進（軟件的和硬件的），簡化財務管理流程，根據機房實際應用需要設計功能模塊，使備件管理與設備管理相統一，建立備件及設備跟蹤管理系統，利用并整合各方面信息，最終實現面向設備的管理，以維護驅動需求從而控制庫存水平。

3.1 系統需求分析

系統面向機房備件及設備管理人員，要考慮到易用性及實用性，要求界面友好、操作簡捷、頁面布局合理，軟件功能與機房實際需求緊密結合在一起。根據使用對象的不同角色，對系統功能需求進行劃分。如表1所示。

其中，備件與設備的信息查詢與跟蹤管理是系統使用頻率最高的兩個功能。個人信息管理功能適用于使用人員出現變動或者是組織架構調整的情況。系統 Bug 反饋功能可以將系統操作過程中所遇到的問題通過系統平臺反饋給系統管理人員，系統管理人員會對系統進行相關的測試、維護以及升級。

3.2 系統功能模塊設計

根據系統功能分析，可以將系統分為門戶首頁、流程管理、信息管理、預警管理、統計查詢、系統管理、系統幫助等主要功能模塊。如圖1所示。

3.2.1 門戶首頁

顯示系統數據的關鍵統計信息、用戶使用信息及系統導航，包括系統公告通知和待辦工作等主要功能視圖。

3.2.2 流程管理

備件的流程管理是針對備品備件數據流向的狀態跟蹤和管理，它包含了備件的入庫、出庫、維修及報廢等業務流程，這些流程基本上涵蓋了日常備件動態管理的全部流程，能夠監控到每個備件的詳細狀態信息。其中，入庫類型包含新購備件入庫、使用中的備件下機備份入庫和報修入庫三種，出庫類型包括使用出庫、報廢出庫和其他出庫（出借、返廠、調撥等）。通過流程對備件的操作，備件可以有不同的使用狀態和庫存狀態。備件的使用狀態分為可用、在用、故障、報廢四種；備件庫存狀態分為庫內和庫外兩種，這里根據實際需要將故障狀態設為庫內。如圖2所示。

3.2.3 信息管理

主要包括備件相關的字段管理和備件的增刪查改的功能，即對備件和設備的詳細信息進行增加、刪除、修改、查詢、導出導入等功能，可以生成固定格式的卡片和文檔并打印，在操作之前需要有固定模板和數據格式的定義約束。信息管理為流程管理、預警管理及統計查詢提供數據基礎，具體可分為數據字典管理、備件信息管理和設備信息管理三部分。

數據字典管理：字典是屬性信息中的一個屬性字段，通過數據字典的使用，可以以該屬性進行數據的歸類和統計分析，方便增加、刪除、修改、查詢等數據維護操作的管理。

備件信息管理：分兩部分，第一是基礎信息，主要包括備件名稱、備件型號、生產廠家、出廠序列號、到貨日期、備件編號、條形碼、存放位置或使用設備、備件狀態和庫存狀態等。其中，存放位置或使用設備、備件狀態和庫存狀態可由流程操作進行改變。第二是指備件的使用和維護記錄，可由流程管理自動生成并加以解釋說明，包括上機時間、機號、位置、簡要說明、下機時間等，相當于為每個備件建立檔案，記錄備件在整個生命周期內的全部使用和維護信息。

設備信息管理：主要由在用備件信息和設備檔案組成。在用備件項目可通過流程操作進行更改；設備檔案記錄各個發射機的故障及異態信息、處理辦法和詳細的檢修維護記錄，為發射機維護提供基礎數據支撐。

3.2.4 預警管理

設置預警規則，超過預警門限的數據以特定提示方式發送給備件管理人員，使備件管理人員及時了解備件庫存狀況。

3.2.5 統計查詢

為備件和設備的管理和流程的跟蹤提供有效的總體統計視圖，通過不同類型不同方式的數據統計，可以從不同的角度反映出數據全局狀態。主要指備件盤點、事務情況統計、綜合業務數據統計，包括各種流程、表單、數據項和各類數據變化結果的檔案，可以根據應用需要自動定義或者調整統計的類型和統計內容，以滿足不同使用人員的查詢需要。

3.2.6 系統管理

主要是系統自身監控及配置管理、用戶及權限管理和安全管理等。其中，安全管理模塊主要指系統對用戶的關鍵操進行記錄并寫入日志信息表以及系統數據的定期備份與恢復等。

3.2.7 系統幫助

為用戶操作提供維護向導和相關的操作提示信息。

4 結束語

備件與設備管理是廣播發射機房日常工作的重要組成部分，通過對備件、設備進行科學的管理與維護，可以顯著縮短停機時間，提高設備運行的可靠性。本文對機房現有系統和存在問題進行分析，提出了改進措施，對系統需要完成的功能和流程進行了說明。提出的備件與設備跟蹤管理系統，不但能為相關人員提供強大的查詢功能，比如備件基本信息查詢、備件庫存數量、狀態與金額查詢、使用與報廢記錄與查詢、特定設備上在用備件查詢何壽命統計等，還能夠對備件在整個生命周期的使用和維護情況進行跟蹤管理。系統提供的全面的、準確的備件信息和科學的統計分析，可以為備件管理和設備維護提供決策支持和科學依據。

參考文獻

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作者單位

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