新形勢下職業院校學生檔案管理的再認識

昝艷芳

錫林郭勒職業學院圖書館

新形勢下職業院校學生檔案管理的再認識

昝艷芳

錫林郭勒職業學院圖書館

本文從分析職業院校學生檔案的重要性和目前存在的問題分析入手，提出了職業院校學生檔案管理問題的對策措施。

職業院校；學生檔案；檔案管理

對于職業學院的學生而言，在學校的學習會產生一個檔案。這個檔案包括了學生的學習記錄、成績、實踐活動參與情況等等。因此，其記錄了學生在學校的歷史情況，學校在進行管理的時候，一般都是按照個體來對檔案進行存儲、管理等等。如今，雖然我國的職業教育在大力的發展，增加了不少職業院校，而且這些職校的教育質量也得到了提高。但是很多職業學校卻沒有做好檔案管理的工作。究其原因，是因為學校管理者的重視程度不夠，無法滿足職業教育的發展需求。所以，怎樣對其進行改革，更好的管理學生檔案，就成為了一個非常重要的問題。筆者根據新形勢下，職業院校學生檔案管理的問題進行了分析，同時提出了一些建議，具體如下。

一、目前職業院校檔案管理所存在的問題

（一）沒有建立關于學生檔案管理的制度

學生在學校就讀時的檔案，對其以后的發展而言非常重要。同時學生檔案也能反映出學校的管理質量。因為沒有建立合理的制度，所以學生檔案管理也非常不合理。進行檔案管理的工作人員缺乏管理意識和責任心，甚至根本不重視檔案管理工作。因此使得檔案非常混亂，甚至有遺失的現象，將來進行查找的時候，會產生非常大的問題。

（二）學生檔案內容不夠豐富，材料也不齊全

分析很多職業院校的檔案管理狀況，發現在對學生檔案進行歸檔的過程中，不管是學生的自評，還是老師的評價，或者是年級、學校的一些評價，都顯得過于隨意，缺乏客觀性和公正性。另外，學生檔案里，無法反映出學生的成績、智力、勞動等各個方面的情況。所以材料顯得非常單一，無法進行參考。此外，每一個學生的檔案的內容和格式基本都差不多，因此檔案的內容很單調，利用率也非常低。所以，用人企業可能不會使用這些檔案和材料。到了如今，很多的用人單位和企業，都不再調取學生在學校中的檔案，而是采取其他方式對學生進行一定的考察。

（三）檔案無法起到作用，學生對檔案進行棄用

社會經濟的大力發展，對當今的學生的價值觀、理想觀、就業觀也產生了一定的影響。務實的趨勢變成了他們的就業觀。在一些即將就業的學生看來，要成功就業，就必須要依靠“關系”以及“機會”，這樣的觀念是錯誤的，也不利于學生將來的發展。而且這些學生也沒有想到，在畢業的時候對檔案進行提取或者是申請保管，更未曾想到檔案和自己以后的就業發展有怎樣的關系，因此對檔案進行棄用。還有一部分企業管理者，在招聘學生的時候，只看學生的能力，不看學生在學校的檔案，因此也使得學生對檔案進行了棄用，大部分學生會認為檔案的作用不大，甚至可有可無。

二、電子檔案網絡化管理的存在問題

要對檔案進行科學的管理，就必須采用信息化的手段和方式，因為其可以提高檔案管理的效率和效果。采取信息化的方式，通過計劃，組織，控制，協調等，使得檔案資源得到更好的配置和管理。另外，也減少了檔案管理的成本，使得檔案的利用率更高。為此，產生了現代電子檔。信息技術的大力發展，為電子檔案的產生和使用提供了更好的條件。

（一）建立關于學生檔案的管理制度

每一個部門都需要加強溝通，意識到檔案管理的重要性。同時，也要構建關于學生檔案管理的制度，引進相關的人才。制定制度的時候，需要參考《高等學校檔案工作規范》。在這個制度里，對于檔案管理的范圍、內容、規則，都要進行明確規定。而且也要根據各種類型的檔案，來進行差異化的管理和存儲。除此之外，學校每一個部門都需要進行一定的溝通，因為在每一個學期，都要搜集學生的材料，這些材料包括了學生參加實踐活動、競賽以及其他活動的獲獎證明、材料證明等，另外還有學生的論文、成績單、實習報告等等。相關的管理人員必須對檔案的搜集和管理、保存等進行監督，促使工作人員能夠更好的完成這些工作。

（二）規范、合理的搜集學生檔案資料

需要搜集的資料包含了這些：學生在高中時候的成績單、體檢狀況，每學期的成績，獎懲記錄，教師評價、年級評價、實踐活動報告等。進行資料搜集的時候，要在這幾個時期進行。比如，學生剛進入大學的時候。工作人員要搜集到第一手資料，比如學生在高中時期的成績單、體檢狀況等。對于搜集到的資料，必須進行合理規范的保存。而且也要檢查資料是否齊全。搜集完資料后，對這些資料進行歸檔、分類。另外，還要搜集學生在校的時候，參加各種實踐活動，以及學校組織的活動、競賽，所獲得的名次和獎勵等，最后還要將教師和學生的評語放進檔案中。

（三）采用信息技術來對檔案進行管理

如今，很多的學校已經開始使用電子檔案，對紙質檔案進行棄用。因為電子檔案的特點是方便、易保存，易查找，不像紙質檔案，容易損壞和遺失。然而，電子檔案仍然存在一些缺點，因為目前的保密技術、電子簽名技術以及印章技術都還沒有發展到一定程度，容易有漏洞。此外，如今的網絡犯罪現象層出不窮，所以電子檔案也很容易被黑客侵入、篡改甚至刪除。

建立學生的電子檔案，需要從學生開學便進行建立，搜集學生在學校的各種資料、成績單等。而且也要對電子檔案進行維護，系統運行的過程中，不管是教師，還是學生，都屬于系統的用戶。盡管學校對不同的用戶的權限定義有差別，然而一旦產生問題，就可能促使資料泄露或者被篡改。不僅如此，大部分學生的資料都是以資源數據庫的形式出現的，但是很多紙質文檔不能在計算機內進行共享，所以無法看出資料的全貌，更不能進行保存。

[1]曹曉春.加強高職院校學生檔案管理管見[J].四川職業技術學院學報，2012，l2.

[2]薛春瑞.高等職業院校學生檔案管理的問題與對策[J].安徽農業大學學報：社會科學版，2008，5.

[3]劉巧元.淺談職業學校檔案資料的保護與利用[J].科技咨詢導報，2007，（14）