項目型企業資源規劃（ERP）

羅克韋爾自動化（中國）有限公司 華镕

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項目型企業資源規劃（ERP）

羅克韋爾自動化（中國）有限公司 華镕

4　為項目定制CRM

本部分將主要介紹：

·定義項目型CRM；

·決定機會是否獲利；

·預測資源；

·創建一個新提案。

客戶關系管理，或稱CRM，已不是什么新鮮事，但不是每個人都熟悉項目型CRM。項目型CRM與通用型CRM有什么不同？項目型CRM要跟蹤不同的信息，并給出生產線上工作類型和可能需要潛在資源的可見性。本部分將探討項目型CRM的屬性，并說明它為何能幫助項目型組織蓬勃發展。

了解通用型CRM的問題

大多數CRM工具用于銷售產品的業務，幫助這些公司預測需求并很好地為客戶服務。確定潛在銷售的價值非常簡單——只要弄清楚客戶想要買多少產品，然后用產品的價格乘以數量即可。合計所有潛在的銷售額，就可得到預期收入。合計自身可能會出售的庫存，從而得到需求產品的預期。

4.1把握到手的機會

通用型CRM設計成通過識別基于產品類型的機會價值來建立估值和估價，而項目型CRM系統是通過對資源、產品、費用和分包商（如果需要他們的話）的評價來實現的。如果用上一期中提到的四類人來舉例，就可以把這些信息對應表1。

表1　項目所需的預計資源

看似簡單，但真正需要知道的是什么樣的勞動是業務中的花費，所以可以添加一個邊際利潤率。一個項目型CRM系統必須具有加入勞動力資源成本的能力，并確定每小時的費用。它看起來類似表2。

表2　預計資源的成本

現在，就可以做出決定：是否要抓住這10000美元的機會。此外，通過跟蹤這些機會，可以看到自身的工作量有多少，并評估是否有足夠的能力來開展業務；當這項工作真正的開始時，需要持續多長時間。

4.2預測自身的資源

跟蹤資源信息，可以預測出該項目對資源的需求。回到前面的例子，分析這10000美元工作中的一項資源，預計需要一個設計師工作40小時。在當前的時間里，還有多少其他的工作也需要設計師？試想一下，在未來六個月內，將有15個職位需要設計工作。每個職位大約需要工作40個小時，總共有600小時的設計工作。現在，想象公司有兩個全職設計師，每個人一星期可工作40小時，這意味著在未來六個月，需要有1920小時的設計時間（每個設計師960小時）。所以，在未來六個月，公司是否有足夠的設計讓這兩個人一直飽滿地工作？還是需要找到更多的設計來補充空閑的時間？另一方面，如果他們在接下來的五個月工作已經積壓，這是否意味著需要再找其他的設計師？

根據機會跟蹤所需的資源，需要回答以下兩個關鍵問題：

·公司是否有足夠的工作項目，讓所有就業的員工保持飽滿的工作狀態？

·公司是否能為所有的工作提供恰當的資源，是否能夠兌現承諾？

有些公司用電子表格完成了這一跟蹤，而且發現了很多的機會。問自己這樣一個問題：如果必須要抓住未來六個月里的所有機會，預計需要多少個設計師多少小時？需要查看多少張電子表格？項目型CRM系統可以解決這些問題。

4.3創建可靠的提案

再次回到前面的例子。如公司已經決定：10000美元的工作對公司的業務有利可圖，而且公司具有需要的資源來完成這項工作。現在，必須創建一個提案。許多企業具有方便的提案模板，允許他們把自己寫的東西放在一起，展現給潛在的客戶。這些模板包括了諸如該公司描述、該項目參與團隊和他們的簡歷（這很重要，因為客戶往往購買的是專業和公司員工的技能）、公司組織已成功完成的類似項目，以及無數的其他信息，提案的目的就是要贏得這個項目。

雖然不同的客戶都需要不同的提案，但這些提案的很多部分都是類似的，如果有不一樣的地方，那是因為涉及到了不同的提案內容。因此，在創建一個新提案時，需要花費大量的時間對以前的提案進行查閱，根據需求，把一個文檔中的內容拷貝下來，然后粘貼到另一個文檔中。公司會花同樣多的時間找到知道答案的人，或需要更新某些信息的人，如簡歷和項目說明。

提案生成工具可以加速這一過程，尤其是他們要連接到公司的項目型ERP系統。這時只需要抓取正確的部分，并把他們粘貼在一起就能成為最終的產品。例如，可以使用幾個公司的樣板文件，組織的每個成員都有用于提案的簡歷介紹，還有為以前客戶用來參考使用的項目列表，也許還有以前項目的描述或圖片。提案生成工具能選擇出需要的所有內容，然后把他們合并到一起，做成文檔，這能節省大量查閱、剪切和粘貼的時間。

以前的客戶和項目已經是項目型ERP系統的一部分，因此，從系統中生成新提案的能力，能幫助公司節省大量的時間。

5　規劃項目及其資源

在本部分將主要介紹：

·規劃步驟；

·創建時間表；

·分配資源；

·跟蹤支出；

·進行更改。

如果公司已經贏得了一個項目，那么現在是開始工作的時候了。但是在開始項目之前，必須確保已經規劃和安排了所有項目的步驟和里程碑。本部分聚焦于規劃的過程，確保項目的成功。

5.1創建項目計劃

項目計劃將清楚地闡明所有必然發生的步驟。為了確保項目每個部分的完成，沿途需要進行核查。這些步驟可以稱為項目中的任務、階段或里程碑。這個項目有可能是簡單的，只有幾個任務，也可能是一個非常龐大而復雜的項目，有幾百個步驟才能完成。這里的關鍵是要建立一種結構，使公司很容易進行跟蹤和修改。

這個計劃是該項目的說明書，但它還有另一個重要目的：讓項目經理跟蹤項目的進展情況，并且確保每個步驟按照時間和預算完成。

要充分認識員工、材料、費用和分包商需要完成該項目的成本。該項目計劃可幫助公司對計劃成本與實際成本進行跟蹤，這樣就會隨時知道是否能夠完成目標。

該計劃的一個關鍵組成部分是要知道完成特定階段的時間數量。因此，如果知道該項目的第一步是評估當前形勢，并且公司期望任務使用四個小時，那么就必須規劃這四個小時。在這個任務完成之后，首席設計師會從顧問和開始工作時進行記錄。這項工作預計需要40個小時。因此，計劃表類似表3所示。

表3　第一個項目計劃

項目經理的工作不僅要確保項目按時交付，滿足客戶的期望，而且要隨時監測預算成本，確保項目完成時保持或低于預計的成本，讓這個業務有錢可賺。如果為客戶按時交付一個10000美元的項目，花費了兩倍的時間和費用完成，并且業務成本為15000萬美元。這可不是好信息。

由于事件發生和計劃改變，所以要確保有能力管理這些變化，并跟蹤這些變化對計劃的影響，包括員工、材料和成本的變化。

項目規劃工具應該可以告知，為了完成工作不僅需要時間，而且要預計成本。因此，計劃表如表4所示。

表4　更新項目計劃

項目經理要繼續關注，因為需要跟蹤實際成本，確保項目的完成能夠保持或低于預算。

5.2調度項目

當已經繪制出項目的任務或階段和預計多長時間完成每個任務后，現在，必須弄清楚每個任務需要完成的時間。客戶可能對項目的一段特殊部分具有特定的截止日期，或者在另一個任務開始之前一項任務必須完成。作為項目經理，必須能夠安排任務，什么時間他們需要開始，什么時間他們需要完成。這樣的調度表如表5所示。

表5　調度任務

就像項目經理必須能夠管理影響任務和成本的項目變化，還必須能夠跟蹤這些影響，他們會改變計劃的時間表。

5.3調度資源

如果想使該計劃運行良好，就需要了解什么時候該工作需要完成，什么類型的員工適合做這項工作，必須確切地知道誰在做實際的工作。

在前面的例子中，如果公司只有一個設計師，這個問題是一件容易的事情。只需要知道設計師什么時候可以做這項工作，這意味著需要知道他目前正在做什么，什么時候他能夠開始這項新的任務。

但是，如果公司有五個設計師會怎么樣？在這個項目中會指派哪一位？規劃工具可以幫助了解哪些資源可用，自動對新任務需要完成的時間和已有的設計師進行分配。此外，完成這個任務的設計師需要特定的技能、熟悉特定的工具或對類似項目要有一定的經驗嗎？

具有資源屬性的項目調度工具可以幫助公司尋找合適資源的能力，當需要他們時，就能提供正確的技能與合適的成本。

很有可能公司的資源不都具有相同的成本基礎，如果是那樣的話，重要的是確保：特定員工的成本不會超過計劃的花費。例如，如果設計師預算是每小時25美元，而最終不得不使用最資深的設計師，每小時支付35美元，這時項目預算應該怎么做？

5.4理解預算與實際

在10000美元的項目中，需要大概確定出成本。并隨著項目的進展監控成本。這被稱為：預算與實際進行對比。例如，設計師預計在這個項目上花費40小時的工作時間，就需要隨時掌握實際的工作用了多少時間。如果花更少的時間，這意味著成本低于預算，因為仍然可以獲得客戶支付相同的數額，項目可以比預期獲得更多的利潤。但是，如果設計師花費50小時做這項工作會怎么樣？盈利能力會怎么樣？是否有可能在項目中通過調整其他任務或成本來找回？從調度的角度來看，由于設計花費的時間超過預期，其他任務是否會受到影響？

如果在項目完成后進行預算與實際的對比評估，將無法將項目調整到正確的軌道上。所以，定期對項目的進展進行評估非常重要，因為只要項目正在進行中，就仍然有機會進行調整。

那么，如何計算這個公式的實際部分？第二部分討論了項目型ERP系統的組成部分，時間收集是很大的一塊。如果設計師記錄了對比項目的時間，項目型ERP系統可以自動更新項目計劃。當查看這個計劃時，可以看到目前為止有30小時記錄。項目經理可以評估設計師是否多用10個小時來完成工作——如果這樣，項目就可能出問題。比較表如表6所示。

表6　檢查預計與實際的對比

5.5迎接變化

在項目過程中，許多事情可能會發生變化，但是從預算的角度來看，可能要接受兩種類型的變化：客戶同意支付和將要支付會變化；客戶會有不支付的變化。

例如，客戶可能改變了項目的范圍。客戶本來要求設計一件事，后來變成需要設計兩件事，這意味著設計時間要增加一倍，而又不能按照先前商定的一萬美元做兩件事情。在這種情況下，需要改變項目的范圍，并通知客戶費用也會發生變化。客戶將決定是否繼續進行這些額外工作。

這通常被稱為改變范圍或改變工單。當告訴客戶額外的設計要花費額外的5000美元，如果客戶同意，現在就需要改變計劃。因為不希望這個變化超出項目的預算，所以需要創建一個修訂計劃，調整時間和進度。原計劃通常被稱為基線，新計劃被稱為修訂。

然而，有時客戶更改了計劃，但不同意增加價格。例如，原本預計評估會用掉四個小時，但竟然用了八個小時。該客戶仍然支付10000元，這就會使成本增加。對此，公司可能會要求設計師，用35個小時的工作時間完成原本要需要40小時完成的工作量，以補足差額。

如果開始一個新項目，類似于以前做的工作，可以考慮使用以前完成的項目作為新項目的基線。這樣，就會有基于完成現實項目的準確估計。項目型ERP規劃工具會幫助做到這一點。

作者簡介

華镕，男，1982年畢業于北京科技大學自動化系，現任羅克韋爾自動化（中國）有限公司全球標準及貿易部中國地區經理。