政府機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)與應用存在的問題與對策

林前程

（江蘇省生態(tài)環(huán)境監(jiān)控中心 江蘇南京 210036）

政府機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)與應用存在的問題與對策

林前程

（江蘇省生態(tài)環(huán)境監(jiān)控中心 江蘇南京 210036）

本文從自身參與公辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的全過程管理（包括項目啟動、部署安裝、需求調(diào)研、開發(fā)實施、用戶培訓、上線運行、運維服務(wù)等）思考，總結(jié)和歸納工作經(jīng)驗，提出政府機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)存在的若干問題及解決對策。

辦公自動化；問題；對策

近年來，我國各級政府積極順應發(fā)展趨勢，主動融入發(fā)展潮流，充分運用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立與行政管理相適應的電子政務(wù)體系，打造優(yōu)質(zhì)高效、規(guī)范透明、廉潔公平的創(chuàng)新型、服務(wù)型政府，取得了積極進展。江蘇省信息化水平和服務(wù)能力位居全國前列，互聯(lián)網(wǎng)+、云計算、大數(shù)據(jù)中心、智慧江蘇建設(shè)進程正在加快推進。省環(huán)保廳作為省政府協(xié)下設(shè)機關(guān)單位之一，積極順應時代發(fā)展，緊跟步伐，建設(shè)安全可靠、功能完善、規(guī)范靈活、運轉(zhuǎn)高效的辦公自動化系統(tǒng)，對于進一步提高工作效率、調(diào)控能力，更好地實現(xiàn)“生態(tài)江蘇、智慧環(huán)保”，具有十分重要的意義。

省環(huán)保廳辦公自動化系統(tǒng)自2010年運行以來，雖然從一定程度上大大提高了工作效率，但在系統(tǒng)的升級建設(shè)及使用過程中，仍然存在標準不統(tǒng)一、貫徹不通暢、產(chǎn)品適應性、工作人員業(yè)務(wù)水平參差不齊等問題。

1 建設(shè)與應用過程中存在的問題

1.1 標準不統(tǒng)一

建設(shè)省廳內(nèi)部行政辦公基礎(chǔ)平臺，最初的建設(shè)目標是實現(xiàn)跨單位之間的事務(wù)處理，實現(xiàn)省廳機關(guān)、省廳直屬事業(yè)單位、各市縣區(qū)局及有關(guān)單位直接配置使用。但我廳在建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)的過程中，由于部分先進市、縣（區(qū)）獨立開發(fā)本級系統(tǒng)，對各自系統(tǒng)分散管理，加上沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標準化，導致各系統(tǒng)之間缺乏開放、共享、接口不統(tǒng)一。從而出現(xiàn)省內(nèi)多套辦公系統(tǒng)，相互之間不兼容的情況。

1.2 貫徹不通暢

辦公自動化系統(tǒng)的應用，需要建立和完善各種規(guī)章制度，使工作人員能夠接受和嚴格按照規(guī)定使用，才能保證系統(tǒng)的正常運行。目前，考慮安全問題，我廳辦公自動化系統(tǒng)部署在專用內(nèi)網(wǎng)，在使用過程中存在人員不及時登錄內(nèi)網(wǎng)打開系統(tǒng)處理每日相關(guān)工作，導致大量的公文堆積在某個節(jié)點無法正常流轉(zhuǎn)下去，直接影響了系統(tǒng)使用的效率和質(zhì)量。

1.3 政府與企業(yè)適應性的差異

考慮到產(chǎn)品化系統(tǒng)的穩(wěn)定運行、運轉(zhuǎn)效率高、功能齊全等優(yōu)勢，我廳升級辦公自動化軟件選用了產(chǎn)品化系統(tǒng)。但實施過程中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)對政府與企業(yè)的適應性有很大的差異。主要表現(xiàn)為兩個方面：①兩者間信息化接受程度的區(qū)別，因為不同的管理模式，企業(yè)對信息化理念比較先進，容易適應新事物，新理念，而政府部門相對滯后；②兩者間文化的區(qū)別，如升級辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)品里自帶的一些“集團”、“協(xié)同”等用語適用于企業(yè)，但在政府機關(guān)卻不合適。所以針對此類問題，建設(shè)系統(tǒng)時也需進行不同程度的修改。

1.4 產(chǎn)品化系統(tǒng)與定制化系統(tǒng)的差異

在建設(shè)過程中，因為產(chǎn)品化系統(tǒng)的組織架構(gòu)與應用的強結(jié)合型，加上政府機關(guān)涉及個性化需求比較多，所以存在個性化不足，與機關(guān)工作人員特別是領(lǐng)導界面簡潔、易操作的需求不貼切等問題，從而導致大量的開發(fā)工作，致使開發(fā)的速度、質(zhì)量無法滿足需求的現(xiàn)象層出不窮，不僅失去了產(chǎn)品化系統(tǒng)的優(yōu)勢，同時使原本比較成熟的系統(tǒng)被開發(fā)成“四不像”或“癱瘓”狀態(tài)。而定制化的系統(tǒng)雖然可根據(jù)用戶需求進行個性化定制，但在系統(tǒng)的穩(wěn)定性和運行效率上存在一定的問題。

1.5 培訓效果不明顯

根據(jù)項目計劃進度安排，系統(tǒng)預上線及正式上線階段，分別以分期分組方式組織全廳人員對系統(tǒng)進行的集中培訓，為進一步熟練應用軟件，掌握公文操作步驟，多次分別對廳系統(tǒng)各直屬單位人員進行單獨培訓。雖然經(jīng)過多次培訓指導，但在后期的運行使用過程中，仍然存在不清楚發(fā)文操作步驟、不清楚如何辦理公文的現(xiàn)象。

2 解決對策

2.1 統(tǒng)一標準和規(guī)劃

若要實現(xiàn)實現(xiàn)省廳機關(guān)、省廳直屬事業(yè)單位、各市縣區(qū)局及有關(guān)單位直接配置使用的目標，在系統(tǒng)建設(shè)的準備階段，需要結(jié)合省、市、縣三級機關(guān)信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀，制定一整套的標準和規(guī)范，包括計算機軟、硬件環(huán)境標準、信息傳輸規(guī)范、系統(tǒng)接口規(guī)范、管理制度等，這樣才能保證整個系統(tǒng)有序、高效的運行。

2.2 轉(zhuǎn)變思想觀念

政府機關(guān)應順序時代發(fā)展，充分認識到辦公自動化的趨勢必然性，不論是政府領(lǐng)導還是政府機關(guān)工作人員都要盡快適應新的工作方式，由不習慣到習慣，進而從習慣到熟練掌握和運用辦公自動化系統(tǒng)，自上而下地轉(zhuǎn)變觀念，推動辦公自動化的發(fā)展。

2.3 明確業(yè)務(wù)需求

明確系統(tǒng)建設(shè)牽頭部門，明確公文流程，確定收發(fā)文流程中各節(jié)點的功能需求。辦公自動化系統(tǒng)不同于其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，該系統(tǒng)面向的范圍廣、人員多，無法滿足每個人的需求，只能以大局為重，避免一個需求出現(xiàn)多個不同意見的情況，避免出現(xiàn)因個人審美或者操作習慣等意見而需要修改的情況。否則給開發(fā)帶來大量的工作難度，從而影響系統(tǒng)的使用，降低系統(tǒng)的運行效率。

2.4 提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

為順應信息化時代發(fā)展需要，政府機關(guān)所有人員應加強重視系統(tǒng)培訓以提高業(yè)務(wù)水平，在技術(shù)人員的培訓指導下，學會并熟練操作電腦，熟悉廳公文流轉(zhuǎn)過程，熟練掌握收發(fā)文各節(jié)點的辦理操作步驟及公文的流程追蹤、統(tǒng)計、查詢等功能。為確保工作人員人人會用，必要時采取切實可行的措施對人員進行培訓考核工作，達到以高效的工作方式來提高工作效率的效果。

2.5 系統(tǒng)接口要面向多元化

為實現(xiàn)無縫底層對接，以及與第三方系統(tǒng)的整合，辦公自動化系統(tǒng)需實現(xiàn)與廳1831系統(tǒng)、廳門戶網(wǎng)站、公文交換系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等現(xiàn)有系統(tǒng)的對接整合及單點登錄，所以辦公自動化系統(tǒng)需具備可開放且多元化的開發(fā)接口，以便適應不同的辦公需求，使辦公更為便捷。

[1]楊仲年.淺談辦公自動化管理中存在的問題和解決的對策．辦公室業(yè)務(wù).

[2]萬彩娟.辦公自動化條件下文件的流轉(zhuǎn)及其控制，辦公室業(yè)務(wù).

[3]張艷．淺談縣現(xiàn)階段辦公自動化系統(tǒng)中的常見問題及對應解決辦法．探索爭鳴，2014，8（中）．

[4]黃曉薇.淺議政府機關(guān)的辦公自動化策略，科技資訊，2011：28.

TP311.5

A

1004-7344（2016）17-0227-01

2016-6-1

林前程（1981-），女，江蘇連云港人，工程師，學士，曾從事環(huán)境監(jiān)測與管理工作，現(xiàn)主要從事環(huán)境信息化建設(shè)方面工作。