新時(shí)期科技檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

戴學(xué)華

（山東鄒城經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)區(qū)管委會(huì) 山東鄒城 273500）

新時(shí)期科技檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

戴學(xué)華

（山東鄒城經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)區(qū)管委會(huì) 山東鄒城 273500）

科研機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位的企業(yè)檔案是其在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)與管理活動(dòng)過(guò)程中形成并積累的對(duì)當(dāng)前與未來(lái)具有重要參考價(jià)值與借鑒作用的信息記錄。本文就針對(duì)科技檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題展開(kāi)了探討。

科技檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

1 前言

科技檔案作為檔案的一大門(mén)類(lèi)，是社會(huì)組織在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的圖紙、文字材料、錄音、錄像、磁盤(pán)、光盤(pán)等，是有保存價(jià)值的科技文件，對(duì)指導(dǎo)科技生產(chǎn)建設(shè)起著非常重要的作用。

2 當(dāng)前科技檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 科研人員檔案意識(shí)不強(qiáng)

部分科研人員歸檔意識(shí)薄弱，對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏歸檔自覺(jué)性、主動(dòng)性，檔案人員不主動(dòng)催要往往延期歸檔；有些科研人員為了自己工作方便而不愿將開(kāi)會(huì)帶回或自己收到的文件歸檔；還有些人對(duì)檔案管理者不信任，認(rèn)為在科研過(guò)程中取得的成果屬于私有財(cái)產(chǎn)，歸檔后就會(huì)成為公有財(cái)產(chǎn)，并且再利用時(shí)借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)不高

從目前來(lái)看，在各單位的檔案管理部門(mén)，非檔案專(zhuān)業(yè)的人員比例較大，檔案、信息處理復(fù)合型人才更是少之又少。大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，這嚴(yán)重阻礙了先進(jìn)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用。這樣一來(lái)，即使引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，也不能充分發(fā)揮設(shè)備的作用，更談不上檔案信息化了。這就使得檔案管理人員的自身素質(zhì)成為制約檔案管理現(xiàn)代化的重要因素。

2.3 檔案管理硬件設(shè)施不全

一般而言，檔案庫(kù)房應(yīng)滿(mǎn)足以下條件：配備相應(yīng)的控制溫濕度的機(jī)器，使溫度保持14～20℃，濕度保持在50～65%之間；具備防光保存條件，日常防蟲(chóng)等手段；做到庫(kù)房、閱覽室、辦公室“三分開(kāi)”。但目前很多單位的檔案硬件達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，有的甚至不具備最基本的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火等檔案保管要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。

2.4 檔案管理信息化程度不高

許多科研單位仍以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為輔的管理模式，能電子化的檔案僅僅局限于目錄明細(xì)等，真正日常科研生產(chǎn)利用率高的檔案文件還是紙質(zhì)保存，不利于日常利用。此外，由于檔案管理人員大多數(shù)是非專(zhuān)業(yè)人員，日常檔案工作僅僅滿(mǎn)足于收、發(fā)、管、藏，不損、不丟、不亂的低水準(zhǔn)的管理狀態(tài)，加之日常忙于重復(fù)性、事務(wù)性的簡(jiǎn)單勞動(dòng)，因此很難抽出時(shí)間和精力去研究、改進(jìn)檔案工作，這與飛速發(fā)展的現(xiàn)化化辦公手段形成強(qiáng)烈反差。檔案管理信息化程度不高，制約著科研單位檔案管理工作的順利發(fā)展。

3 提高科技檔案管理質(zhì)量的思路

3.1 要堅(jiān)持以《檔案法》為依據(jù)，建立健全科技檔案的規(guī)章制度，實(shí)行規(guī)范化管理

《檔案法》是開(kāi)展檔案工作的法律依據(jù)，檔案管理部門(mén)必須堅(jiān)持以《檔案法》為核心，包括以《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《開(kāi)發(fā)利用科學(xué)技術(shù)檔案信息資源暫行辦法》等一系列科技檔案工作法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合本部門(mén)科技生產(chǎn)的實(shí)際情況制定更為具體的、具有可操作性的規(guī)章制度。從科技檔案的形成、積累、歸檔到整理、鑒定、保管、利用等每一個(gè)環(huán)節(jié)，都應(yīng)有具體而明確的規(guī)定。對(duì)嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，科技檔案工作成效顯著者，要給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)不按規(guī)章制度辦事，科技檔案收集不齊全，歸檔不及時(shí)，整理不規(guī)范，不積極主動(dòng)提供利用的，要給予批評(píng)教育并限時(shí)整改。同時(shí)，要從強(qiáng)化基礎(chǔ)工作入手，建立科技檔案的檢索體系，編制實(shí)用、系統(tǒng)、多功能、多角度的檔案檢索工具，為全面準(zhǔn)確開(kāi)發(fā)利用檔案信息創(chuàng)造條件。

3.2 更新思維和意識(shí)，提高科技檔案管理水平

社會(huì)的進(jìn)步和形勢(shì)的發(fā)展需要檔案部門(mén)用科學(xué)的思維方式思考問(wèn)題，用創(chuàng)造性思維、逆向思維等多種思維方式指導(dǎo)科技檔案管理工作。要確立機(jī)遇意識(shí)、發(fā)展意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、溝通合作意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、時(shí)效意識(shí)、終身學(xué)習(xí)意識(shí)、人才資源意識(shí)等，以適應(yīng)當(dāng)今科技生產(chǎn)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展。要利用新的縮微復(fù)制技術(shù)，提高檔案的存儲(chǔ)密度，縮小檔案的體積，解決空間不足的問(wèn)題，配備適當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備，實(shí)現(xiàn)科技文件的信息化處理。文件數(shù)據(jù)的歸檔要移交軟盤(pán)、光盤(pán)或硬盤(pán)，或建立域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，從時(shí)間、空間上為利用者提供方便。

3.3 應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)手段，搞好電子科技文件的歸檔工作

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔相比，電子科技文件的歸檔難度較大，其主要原因是大多數(shù)電子科技文件的形成者或由于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子科技文件不是檔案而忽視其歸檔；或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作；或由于電子科技文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴(lài)性，使其必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，這對(duì)不熟悉計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的立卷人來(lái)說(shuō)，不像從事傳統(tǒng)紙質(zhì)文件立卷工作那樣駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒。紙質(zhì)科技文件是采用人眼可識(shí)讀的記錄符號(hào)形成的，其載體較為穩(wěn)定安全；而電子科技文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體且依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能識(shí)別和利用，其載體穩(wěn)定性差、易損壞。因而，歸檔方式的選擇至關(guān)重要。實(shí)踐證明，利用磁盤(pán)，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失，如質(zhì)量較差的磁盤(pán)會(huì)影響檔案的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失就需制作多份備份盤(pán)存檔，這樣一來(lái)不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤(pán)的數(shù)量。為此，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔并利用光盤(pán)存貯。

3.4 堅(jiān)持服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新，主動(dòng)開(kāi)發(fā)科技檔案信息

目前，科技檔案服務(wù)方式一般都停留在以科技檔案閱覽服務(wù)、外借服務(wù)、制發(fā)科技檔案證明服務(wù)、科技檔案目錄信息服務(wù)等為主的被動(dòng)服務(wù)方式上。隨著形勢(shì)的發(fā)展，必須在做好原有服務(wù)方式的基礎(chǔ)上，開(kāi)辟更多的新方式，如網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、電話服務(wù)等，為社會(huì)基層服務(wù)。通過(guò)建立愛(ài)國(guó)主義教育基地、拍攝檔案文獻(xiàn)專(zhuān)題片等實(shí)現(xiàn)文件與科技檔案的集中管理。在科技檔案中介服務(wù)、重大活動(dòng)專(zhuān)題服務(wù)、檔案人力資源開(kāi)發(fā)服務(wù)等活動(dòng)中采取各種靈活方式，由被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，抓好科研單位科技檔案工作，切實(shí)管好用好科技檔案，不僅僅是檔案管理人員的重要責(zé)任，同時(shí)也離不開(kāi)單位領(lǐng)導(dǎo)和全體科研工作者的支持與配合，需要全體人員齊心協(xié)力，提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)軟硬件建設(shè)。此外，我們還要清醒認(rèn)識(shí)到，在今后還會(huì)遇到更多的新情況、新問(wèn)題，需要我們直面問(wèn)題，努力學(xué)習(xí)、不斷探索，只有這樣才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代科研單位快速發(fā)展對(duì)科技檔案的需求，使檔案管理現(xiàn)代化不斷邁上新臺(tái)階。

[1]沈麗華.發(fā)揮科技檔案信息在科研課題研究中的作用[J].科技檔案，2007（3）.

[2]劉新喻.科技檔案管理信息化發(fā)展[J].青海師范大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2010（3）．

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1004-7344（2016）17-0022-01

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