淺談電子信息技術(shù)在電力企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

黃曉星

（福建省電力勘測(cè)設(shè)計(jì)院 350003）

淺談電子信息技術(shù)在電力企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

黃曉星

（福建省電力勘測(cè)設(shè)計(jì)院 350003）

電子信息技術(shù)在電力行業(yè)檔案管理中的應(yīng)用精簡(jiǎn)了檔案管理人員對(duì)于管理工作的參與，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公并實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，從檔案管理效率的角度提高了檔案存取的速度，加快了檔案資料的流通，從能源使用的角度，電力企業(yè)檔案管理采用電子信息技術(shù)節(jié)省了大量能源資源的浪費(fèi)，使檔案管理的過(guò)程更加環(huán)保。但是由于電力企業(yè)的檔案資料及其重要，在實(shí)行電子信息技術(shù)管理的過(guò)程中也會(huì)存在一些不安全因素，因此在檔案管理操作過(guò)程中應(yīng)加強(qiáng)對(duì)病毒侵害的防范。本文主要分析了電子信息技術(shù)應(yīng)用于電力企業(yè)檔案管理中的重要性，闡述了電子信息技術(shù)對(duì)電力企業(yè)檔案管理的具體應(yīng)用，并提出了提高檔案信息管理的策略。

電力企業(yè)；檔案；管理；電子信息；無(wú)紙化；自動(dòng)化

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)也取得了較大的進(jìn)展，并廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)當(dāng)中。電子信息技術(shù)的出現(xiàn)，引領(lǐng)了一場(chǎng)對(duì)人們的生活與工作方式產(chǎn)生巨大改變的革命，將電子信息技術(shù)與電力企業(yè)的檔案管理工作結(jié)合起來(lái)體現(xiàn)了電子信息技術(shù)的深化，同時(shí)也使電力企業(yè)檔案管理的流程更加簡(jiǎn)便，檔案管理的管理效率得到了提高。由于當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)充滿(mǎn)競(jìng)爭(zhēng)的社會(huì)，電力企業(yè)要想在發(fā)展過(guò)程中立于不敗之地，就應(yīng)充分掌握并利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，優(yōu)化其檔案管理的管理質(zhì)量與效率，從而為電力企業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。本文將從電力企業(yè)的角度，討論電子信息技術(shù)在該行業(yè)檔案管理中應(yīng)用的可能，希望電力行業(yè)相關(guān)工作人員不斷加強(qiáng)檔案管理信息化，優(yōu)化檔案管理的能力。

1 電子信息技術(shù)應(yīng)用于電力企業(yè)檔案管理中的重要性

隨著信息技術(shù)的不斷更新發(fā)展，在企業(yè)信息化經(jīng)營(yíng)中，對(duì)檔案實(shí)行信息化管理是其重要的部分。近年來(lái)，信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r受到國(guó)家的高度關(guān)注，國(guó)家提出，應(yīng)該使用信息化的手段來(lái)帶動(dòng)我國(guó)工業(yè)的發(fā)展。

但是受到信息技術(shù)水平的限制，以及行業(yè)自身情況的限制，我國(guó)電力企業(yè)中對(duì)于電子信息技術(shù)的應(yīng)用與革新仍然比較落后。因此，在電力企業(yè)檔案管理中，電子信息技術(shù)并沒(méi)有完全發(fā)揮其管理電力企業(yè)檔案的重要作用。由于檔案對(duì)于各行各業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)信息化檔案管理模式的重視。電子信息技術(shù)對(duì)于電力企業(yè)檔案管理的作用主要表現(xiàn)在以下三點(diǎn)：

（1）由于電子信息技術(shù)具有非常強(qiáng)的查詢(xún)功能與檢索功能，因此，電子信息技術(shù)可以為電力企業(yè)檔案管理工作人員提供科學(xué)、便利的資料。

（2）電子信息技術(shù)的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，可節(jié)省大量的能源。在電子信息技術(shù)應(yīng)用于電力企業(yè)之后，電力企業(yè)可以減少人員的投入，在人力資源方面可以節(jié)省開(kāi)支。并且，在紙質(zhì)辦公的過(guò)程中，需要占用大量的空間來(lái)儲(chǔ)存電力企業(yè)的檔案。而電子信息技術(shù)的應(yīng)用，節(jié)省了空間的利用。

（3）利用電子信息技術(shù)管理電力企業(yè)檔案時(shí)，能夠使信息資源更為便利地實(shí)現(xiàn)共享，并且，電子信息技術(shù)傳遞信息的速度更加快捷。電子信息技術(shù)的應(yīng)用提高了電力企業(yè)查詢(xún)檔案、獲取檔案資料的速度，從而對(duì)于電力企業(yè)工作的開(kāi)展起到了提升工作效率的作用。

2 電子信息技術(shù)對(duì)電力企業(yè)檔案管理的具體應(yīng)用

2.1 實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)檔案管理的無(wú)紙化與自動(dòng)化

無(wú)紙化辦公的建立將電力企業(yè)的檔案管理提升了一個(gè)新的臺(tái)階，它在電力企業(yè)檔案管理中占據(jù)著重要的地位。例如，在對(duì)電力企業(yè)文件進(jìn)行傳遞的過(guò)程中，其速度更快，更加便捷，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部文件的快速共享。在電力企業(yè)內(nèi)部文件審閱蓋章的過(guò)程中，也簡(jiǎn)化了其流程，提高了審閱的速度。領(lǐng)導(dǎo)蓋章不再需要一級(jí)一級(jí)的找到當(dāng)事人，將文件遞交當(dāng)事人手中，審閱蓋章之后再轉(zhuǎn)交到下一個(gè)當(dāng)事人手中，依次進(jìn)行重復(fù)審閱與蓋章的復(fù)雜過(guò)程，只需要將文件傳送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的電子郵箱，蓋章也僅僅需要利用電子章來(lái)代替即可。在電力信息服務(wù)方面，由于電力企業(yè)的信息資料已經(jīng)提前輸入到信息系統(tǒng)當(dāng)中，因此，在查詢(xún)信息的過(guò)程中，只需要進(jìn)入信息系統(tǒng)，即可查詢(xún)到想要的資料。無(wú)紙化辦公在協(xié)同工作中展現(xiàn)了其優(yōu)良的辦公能力，它不同于傳統(tǒng)的電力企業(yè)垂直領(lǐng)導(dǎo)的方式，它實(shí)現(xiàn)了多管齊下、協(xié)同辦公的管理模式，并實(shí)現(xiàn)了電力企業(yè)網(wǎng)上作業(yè)的操作模式，該模式的作業(yè)方法使工作人員能夠更加迅速地找出電力故障，更加及時(shí)地進(jìn)行電力搶修，并且，該模式還簡(jiǎn)化了作業(yè)流程。

在公文管理上，網(wǎng)上辦公系統(tǒng)在設(shè)置的時(shí)候已經(jīng)基本上涵蓋了各個(gè)領(lǐng)域的所有辦公流程。電力企業(yè)根據(jù)自身情況，還可以使用自定義模式的板塊，使信息的需求與反饋更加符合行業(yè)的要求，更加個(gè)性化。在傳遞電力企業(yè)信息資料的過(guò)程中可以使其流傳的速度更快、更及時(shí)以及更加機(jī)密。無(wú)紙化辦公及自動(dòng)化在辦公輔助上支持多種公文格式的編輯，并保留編輯修改的痕跡，在辦公進(jìn)度上及時(shí)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行催促，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)程序與手機(jī)的捆綁，支持手機(jī)短信的提示。系統(tǒng)管理中，管理的范圍是整個(gè)電力企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)。

2.2 實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)檔案高效的儲(chǔ)存與管理

（1）對(duì)于電力企業(yè)內(nèi)部文件而言，其保管是有規(guī)律的保管，以需要保存的年限，檔案所屬單位機(jī)構(gòu)、以及開(kāi)始保管的年度進(jìn)行劃分。

（2）在財(cái)務(wù)電子文件的儲(chǔ)存方面，利用光盤(pán)對(duì)電力企業(yè)的公司賬簿進(jìn)行存檔，如發(fā)現(xiàn)有電子公章漏蓋的電子文件，就進(jìn)行申報(bào)，存檔之前需要對(duì)賬簿的名稱(chēng)、名號(hào)等進(jìn)行電子簽名檔簽名，之后對(duì)其進(jìn)行存檔，方便以后的查詢(xún)與使用。

（3）由于電力企業(yè)的基建、設(shè)備、以及業(yè)務(wù)經(jīng)常會(huì)存在更新現(xiàn)象，因此，加強(qiáng)更新記錄是非常必要的，需定期對(duì)這些存在變動(dòng)的但非常重要的資料進(jìn)行備份、掃描。

（4）要嚴(yán)格控制檔案的統(tǒng)一保管歸口，要確保電子檔案的保存環(huán)境中沒(méi)有強(qiáng)烈的磁場(chǎng)干擾存在，并且，病毒是破壞電子文件檔案的罪魁禍?zhǔn)祝瑢?duì)于病毒的查殺與防范應(yīng)定期進(jìn)行。為了以防萬(wàn)一，電子檔案的保存過(guò)程與傳輸過(guò)程應(yīng)進(jìn)行斷網(wǎng)保存與傳輸。

（5）電力企業(yè)中，日常辦公文件的數(shù)量非常多，若不及時(shí)處理會(huì)造成文件的泄露且占用大量的儲(chǔ)存空間。因此，若不需要進(jìn)行歸檔，那么就應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)電子檔案的要求，對(duì)其進(jìn)行電子銷(xiāo)毀。

利用信息技術(shù)儲(chǔ)存的電力企業(yè)檔案在實(shí)際應(yīng)用中發(fā)揮了重大的作用。利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，調(diào)閱電腦光盤(pán)資料等，可以將工程模型進(jìn)行復(fù)原處理，可以方便、準(zhǔn)確地掌握電力工程概況，從而排除電力施工或檢修的難點(diǎn)。

3 提高檔案信息管理的策略

由于電力企業(yè)起步較晚，要想使電子信息技術(shù)在其檔案管理中的應(yīng)用力度加強(qiáng)，首先應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案信息工作的使用及開(kāi)發(fā)力度。若從電力企業(yè)信息化管理的角度來(lái)講，除了需要研發(fā)新的技術(shù)以外，還需要將管理經(jīng)驗(yàn)及管理技術(shù)進(jìn)行及時(shí)的添加。從研發(fā)角度來(lái)講，要將光盤(pán)與信息技術(shù)同檔案信息管理技術(shù)開(kāi)發(fā)結(jié)合起來(lái)。

其次，電力企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的投資力度，信息化建設(shè)作為一項(xiàng)新型的科學(xué)技術(shù)，需要電力企業(yè)拿出資金作為其研發(fā)的后盾。除了資金的引入，還應(yīng)該吸收大量?jī)?yōu)秀人才的參與。

4 結(jié)束語(yǔ)

近年來(lái)，信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r受到國(guó)家的高度關(guān)注，國(guó)家提出，應(yīng)該使用信息化的手段來(lái)帶動(dòng)我國(guó)工業(yè)的發(fā)展。由于電子信息技術(shù)具有非常強(qiáng)的查詢(xún)功能與檢索功能，因此，電子信息技術(shù)可以為電力企業(yè)檔案管理工作人員提供科學(xué)、便利的資料；電子信息技術(shù)的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，可節(jié)省大量的能源。無(wú)紙化辦公的建立將電力企業(yè)的檔案管理提升了一個(gè)新的臺(tái)階，它在電力企業(yè)檔案管理中占據(jù)著重要的地位；在電子信息技術(shù)應(yīng)用于電力企業(yè)之后，電力企業(yè)可以減少人員的投入，在人力資源方面可以節(jié)省開(kāi)支，并且，在紙質(zhì)辦公的過(guò)程中，需要占用大量的空間來(lái)儲(chǔ)存電力企業(yè)的檔案，而電子信息技術(shù)的應(yīng)用，節(jié)省了空間的利用；利用電子信息技術(shù)管理電力企業(yè)檔案時(shí)，能夠使信息資源更為便利的實(shí)現(xiàn)共享，并且，電子信息技術(shù)傳遞信息的速度更加快捷。電子信息技術(shù)的應(yīng)用提高了電力企業(yè)查詢(xún)檔案、獲取檔案資料的速度，從而對(duì)于電力企業(yè)工作的開(kāi)展起到了提升工作效率的作用。

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2016-6-1