檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)之我見(jiàn)

尹曉嵐

（重慶 400000）

檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)之我見(jiàn)

尹曉嵐

（重慶 400000）

本文先論述檔案工作現(xiàn)代化管理的必要性和可能性，以及存在的幾對(duì)矛盾，如傳統(tǒng)的檔案管理方式與檔案收藏量增加及載體形式多樣化之間的矛盾、檔案壽命的有限與需要長(zhǎng)久保管的矛盾、傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式與檔案需求間的矛盾；提出檔案現(xiàn)代化管理急需解決的問(wèn)題：①檔案現(xiàn)代化管理人才的問(wèn)題，先要通過(guò)穩(wěn)定檔案部門人才隊(duì)伍，進(jìn)行人才培訓(xùn)，進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，大膽吸收各方面的人才；②檔案管理應(yīng)用軟件的問(wèn)題；③檔案的信息化網(wǎng)絡(luò)化問(wèn)題，如數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)問(wèn)題、檔案信息網(wǎng)絡(luò)建立的三個(gè)階段、網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題等，在以上這些方面提出了自己的觀點(diǎn)。

檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化；信息建設(shè)

引言

檔案管理現(xiàn)代化說(shuō)的是充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)為主與設(shè)備，用科學(xué)的檔案管理辦法管理檔案，這是一項(xiàng)復(fù)雜的、綜合性的系統(tǒng)工程，基本囊括這幾個(gè)方面：案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、保管手段現(xiàn)代化、檢索現(xiàn)代化、檔案修復(fù)手段及防護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化。要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須具備硬、軟、庫(kù)、人等要素。“硬”是指計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備及附屬設(shè)備，“軟”是指計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件，“庫(kù)”是指檔案案卷的數(shù)據(jù)庫(kù)，“人”是指計(jì)算機(jī)管理人員和檔案技術(shù)人員。具備了諸要素的檔案管理工作才能更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。從我自身的工作來(lái)看：

1 檔案工作現(xiàn)代化管理的必要性和可能性

運(yùn)用計(jì)算機(jī)來(lái)管理檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要性非常迫切。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理手段和方式，越來(lái)越不能適應(yīng)日益發(fā)展的客觀需要。其主要表現(xiàn)在：

1.1 傳統(tǒng)的檔案管理方式與檔案收藏量增加及載體形式多樣化之間的矛盾

單一的手工管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)日益增長(zhǎng)的檔案數(shù)量，新型載體的檔案需要特定的保管條件及技術(shù)和利用手段，而三點(diǎn)都是傳統(tǒng)方式的檔案管理方法所力不能及的。另外，時(shí)間長(zhǎng)的歷史檔案正逐步地自然因時(shí)間老化，甚至“自毀”，迫切采取更為先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行有效搶救，這也離不開(kāi)新型載體材料和高科技的利用。

1.2 檔案壽命的有限與需要長(zhǎng)久保管的矛盾

任何紙張及文字類材料都不可能永遠(yuǎn)嶄新，都會(huì)發(fā)生不同程度的老化和自己褪變，而檔案工作的重要任務(wù)之一就是永久保存黨和國(guó)家的重要檔案，但目前的現(xiàn)狀是檔案部門在接受、整理新進(jìn)檔案的同時(shí)，還要不斷搶救褪變的檔案，這與信息數(shù)字時(shí)代檔案工作的發(fā)展是極不協(xié)調(diào)的，所以說(shuō)應(yīng)用新型載體承載人類文明就成了檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1.3 傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式與檔案需求間的矛盾

由于利用者的需求千差萬(wàn)別，檔案的內(nèi)容包羅萬(wàn)象，所以檔案服務(wù)的方式方法應(yīng)該是多種形式的。如借閱、編研、咨詢、宣傳、報(bào)導(dǎo)、研究預(yù)測(cè)等。在這些服務(wù)方式中，有的是檔案部門傳統(tǒng)的服務(wù)項(xiàng)目，如借閱、編研服務(wù)；有的是近些年才開(kāi)展起來(lái)的，如咨詢、宣傳、報(bào)導(dǎo)服務(wù)；有的則是正在開(kāi)展的服務(wù)項(xiàng)目，如研究預(yù)測(cè)服務(wù)。新的服務(wù)項(xiàng)目有普遍推廣與提高水平的問(wèn)題，而傳統(tǒng)的服務(wù)項(xiàng)目還有改造優(yōu)化的任務(wù)。目前，我國(guó)的檔案服務(wù)方式較為單一，不能根據(jù)利用者的需求特點(diǎn)提供相應(yīng)的服務(wù)，這在一定程度上加劇了供求之間的矛盾。

就目前而言，我國(guó)檔案管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)已經(jīng)具備非常明顯的可能性，原因有三個(gè)方面：

（1）我國(guó)檔案管理信息化已融入國(guó)家信息化建設(shè)之中，現(xiàn)在，黨和政府也逐漸重視在檔案管理領(lǐng)域中的信息化問(wèn)題，無(wú)論是政策，還是資金上都加大了投入力度。有了政策保障和經(jīng)濟(jì)保證，我國(guó)的檔案管理信息化勢(shì)必要發(fā)展起來(lái)。

（2）技術(shù)運(yùn)用和設(shè)備配置已越來(lái)越智能化、綜合化和高效化，使得在檔案管理這一方面的投入也能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，更加促進(jìn)其現(xiàn)代化進(jìn)程。

（3）檔案部門對(duì)實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案愈加重視，相關(guān)的現(xiàn)代化管理實(shí)踐也逐漸增多，建立起理論和實(shí)踐兩方面的模式和經(jīng)驗(yàn)。另外，發(fā)達(dá)國(guó)家的計(jì)算機(jī)檔案管理的信息化進(jìn)程和模式以及國(guó)際檔案理事會(huì)的努力和提倡，也為我國(guó)計(jì)算機(jī)檔案管理及信息化建設(shè)和發(fā)展提供了良好的客觀條件和基礎(chǔ)。

2 檔案現(xiàn)代化管理急需解決的問(wèn)題

在具備必要性和可能性的基礎(chǔ)上，我國(guó)檔案計(jì)算機(jī)管理逐步發(fā)展壯大起來(lái)，許多管理方面的成果令人欣喜，但畢竟我國(guó)的檔案現(xiàn)代化管理仍處于初級(jí)階段，所以許多方面還存在問(wèn)題，大致有以下幾方面：

2.1 檔案現(xiàn)代化管理人才的問(wèn)題

我國(guó)檔案隊(duì)伍存在的普遍問(wèn)題是人才知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，現(xiàn)代化管理人才和計(jì)算機(jī)管理專業(yè)人才缺乏，導(dǎo)致懂微機(jī)應(yīng)用技術(shù)和熟悉檔案業(yè)務(wù)兩者相脫節(jié)，所以說(shuō)，抓好檔案管理的現(xiàn)代化人才隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案工作的關(guān)鍵，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍，是奠定檔案事業(yè)長(zhǎng)足進(jìn)步、持續(xù)發(fā)展的根基。不能否認(rèn)這支隊(duì)伍文化層次參差不齊，專、兼職隊(duì)伍不穩(wěn)定的現(xiàn)狀。要建設(shè)一支政治合格、業(yè)務(wù)精通、紀(jì)律嚴(yán)明、作風(fēng)過(guò)硬、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍。引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，實(shí)行擇優(yōu)上崗，做到惟才是舉，惟賢是選，惟強(qiáng)是用。其具體辦法有：

2.1.1 穩(wěn)定檔案部門人才隊(duì)伍

面向社會(huì)，積極參與到社會(huì)活動(dòng)中來(lái)，加強(qiáng)自身協(xié)調(diào)能力培養(yǎng)，為檔案管理工作的有效開(kāi)展創(chuàng)造更好的人文、社會(huì)環(huán)境，為整個(gè)社會(huì)及大眾服務(wù)。改革舊的用人機(jī)制，提高工作人員的主觀能動(dòng)性，把檔案的作用充分發(fā)揮出來(lái)，千方百計(jì)擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域，只有這樣才能打開(kāi)檔案工作的新局面，帶動(dòng)檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

2.1.2 進(jìn)行人才培訓(xùn)

有計(jì)劃、有重點(diǎn)分階段進(jìn)行，做好檔案現(xiàn)代化管理人才的培訓(xùn)工作，大膽啟用富有創(chuàng)新精神的青年人，調(diào)動(dòng)其工作的積極性和創(chuàng)造性，發(fā)揮其標(biāo)兵、骨于作用。

2.1.3 進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)

對(duì)在崗的檔案工作人員分批進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，更新觀念，使在職人員掌握新型的檔案管理方法、手段。

2.1.4 大膽吸收各方面的人才

現(xiàn)代化檔案管理工作不僅需要懂專業(yè)知識(shí)、技術(shù)的人員，也同樣需要計(jì)算機(jī)類、管理類等多方面才華的人才，檔案工作逐步成為一門多學(xué)科交叉綜合性事業(yè)。所以檔案部門應(yīng)敢于且善于發(fā)現(xiàn)人才、吸收人才來(lái)壯大充實(shí)自身隊(duì)伍，現(xiàn)代化的檔案管理呼喚高素質(zhì)的人才，有了高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，才能進(jìn)一步推動(dòng)檔案的現(xiàn)代化改革進(jìn)程。

2.2 檔案管理應(yīng)用軟件的問(wèn)題

目前，各省、市、地區(qū)檔案部門的應(yīng)用軟件版本不統(tǒng)一，功能各異，而且良莠不齊，這給檔案的現(xiàn)代化管理工作帶來(lái)很大的不便。當(dāng)前軟件的開(kāi)發(fā)還處在分散狀態(tài)——一種低層次開(kāi)發(fā)階段，這也是由于認(rèn)識(shí)的差異及側(cè)重點(diǎn)的不同造成的，于是導(dǎo)致開(kāi)發(fā)出來(lái)的軟件在實(shí)用性、通用性、可靠性等方面都存在一定不足。這樣又導(dǎo)致新的混亂。那么，如何才能開(kāi)發(fā)研制出一套好的應(yīng)用軟件呢？

①要做好標(biāo)準(zhǔn)化準(zhǔn)備工作。對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行自動(dòng)化處理和管理達(dá)到什么要求，開(kāi)發(fā)出的軟件應(yīng)具備哪些功能做出整體的規(guī)劃，制定統(tǒng)一的符合檔案計(jì)算機(jī)管理的需要的標(biāo)準(zhǔn)。②要具有操作簡(jiǎn)便，自動(dòng)立卷、組卷，有效維護(hù)和查詢的功能，這也是最基本的。

實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，開(kāi)發(fā)有關(guān)業(yè)務(wù)軟件時(shí)設(shè)置歸檔程序，將有保存價(jià)值的歸檔。可有效避免計(jì)算機(jī)管理時(shí)對(duì)其他系統(tǒng)中形成的文件的重復(fù)輸入問(wèn)題。再次，可以優(yōu)化管理系統(tǒng)界面，使其易學(xué)易用，這是檔案部門推行計(jì)算機(jī)管理的關(guān)鍵因素，也是目前檔案計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)商為保護(hù)和拓展市場(chǎng)必須解決的首要問(wèn)題。此外，除了操作應(yīng)用上方便，界面美觀，功能齊全，符合標(biāo)準(zhǔn)外，還應(yīng)具有更新功能，即可升級(jí)兼容的功能，這樣開(kāi)發(fā)出的檔案計(jì)算機(jī)管理軟件才可以解決技術(shù)難題，促進(jìn)交流，且可為進(jìn)一步規(guī)范檔案工作，促進(jìn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程打下良好的基礎(chǔ)。

2.3 檔案的信息化網(wǎng)絡(luò)化問(wèn)題

檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是歷史的必然，檔案是信息，是富有現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值的原生信息。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，為檔案界提供了千載難逢的歷史機(jī)遇，檔案事業(yè)的社會(huì)地位日益提高，同時(shí)，社會(huì)信息需求的不斷發(fā)展和信息技術(shù)的更新，也對(duì)檔案工作的質(zhì)與量提出了更高的要求。

20世紀(jì)90年代開(kāi)始，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人們對(duì)信息需求無(wú)論是數(shù)量上還是質(zhì)量上都在大幅度提高，傳統(tǒng)的人工查檔方式已無(wú)法滿足需要，而建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，建立信息高速公路實(shí)現(xiàn)信息資源的共享可以準(zhǔn)確快速地傳遞有效的檔案，創(chuàng)造出更快更高的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2.3.1 數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)問(wèn)題

檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的核心，各級(jí)檔案館應(yīng)當(dāng)集中精力搞好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)要做到：①先建立文件級(jí)開(kāi)放目錄中心；②后建立未開(kāi)放檔案文件級(jí)目錄中心；③對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案要抓好文檔一體化建設(shè)。在接收到期機(jī)關(guān)檔案的同時(shí)，接收同期的文件數(shù)據(jù)庫(kù)磁盤，然后再根據(jù)開(kāi)放檔案的有關(guān)辦法對(duì)文件數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行審查，編制開(kāi)放檔案目錄發(fā)送到網(wǎng)絡(luò)上。

2.3.2 檔案信息網(wǎng)絡(luò)建立的三個(gè)階段

第一階段，建立檔案部門的局域網(wǎng)。即建立各地區(qū)，各縣、市檔案館及所屬機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案室網(wǎng)絡(luò)，便于檔案的利用與管理。第二階段，建立地區(qū)檔案館和各縣市檔案館之間的網(wǎng)絡(luò)，規(guī)范全地區(qū)（市）的檔案工作。第三階段，建立地區(qū)間和省級(jí)檔案館的網(wǎng)絡(luò)，重點(diǎn)在于做好檔案現(xiàn)代化管理的橫向、縱向的綜合交流。

2.3.3 網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題

我們?cè)诶脵n案信息網(wǎng)絡(luò)的同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題己成為影響計(jì)算機(jī)檔案管理的主要問(wèn)題，檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性、加密技術(shù)、“防火墻”技術(shù)以及檔案信息與其他信息資源和處理軟件的兼容性問(wèn)題日益突出。我國(guó)檔案法中規(guī)定“檔案部門、檔案工作者的基本職能和歷史使命是維護(hù)檔案的完整和安全，方便社會(huì)各方面的利用。”在方便利用和維護(hù)檔案安全兩者之間，檔案的安全更為重要，對(duì)于各種破壞因素，盡管我們可以采取“防火墻”技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)、加密技術(shù)、電子身份認(rèn)證、防寫(xiě)措施等來(lái)保證網(wǎng)絡(luò)安全，但都很難達(dá)到徹底的安全。因此，在檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理中，利用與安全是一對(duì)矛盾，但同樣是機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

3 結(jié)束語(yǔ)

放眼世界，現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)日新月異，現(xiàn)代化社會(huì)的前景光彩照人，在這種形勢(shì)下，檔案部門既要有緊迫感，又不能盲目從事。現(xiàn)代化的觀念、現(xiàn)代化的管理和現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理缺一不可的。我們要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，應(yīng)用現(xiàn)代管理的理論、思想、技術(shù)、設(shè)備、方法，對(duì)檔案和檔案工作實(shí)行科學(xué)管理，提高工作效率和效益，以適應(yīng)社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展對(duì)檔案的需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

G270.7

A

1004-7344（2016）11-0003-02

2016-3-29