檔案管理現(xiàn)代化建設之我見

尹曉嵐

（重慶 400000）

檔案管理現(xiàn)代化建設之我見

尹曉嵐

（重慶 400000）

本文先論述檔案工作現(xiàn)代化管理的必要性和可能性，以及存在的幾對矛盾，如傳統(tǒng)的檔案管理方式與檔案收藏量增加及載體形式多樣化之間的矛盾、檔案壽命的有限與需要長久保管的矛盾、傳統(tǒng)的檔案服務方式與檔案需求間的矛盾；提出檔案現(xiàn)代化管理急需解決的問題：①檔案現(xiàn)代化管理人才的問題，先要通過穩(wěn)定檔案部門人才隊伍，進行人才培訓，進行專業(yè)培訓，大膽吸收各方面的人才；②檔案管理應用軟件的問題；③檔案的信息化網(wǎng)絡化問題，如數(shù)據(jù)庫建設問題、檔案信息網(wǎng)絡建立的三個階段、網(wǎng)絡安全問題等，在以上這些方面提出了自己的觀點。

檔案管理；網(wǎng)絡化；信息建設

引言

檔案管理現(xiàn)代化說的是充分應用計算機科學技術為主與設備，用科學的檔案管理辦法管理檔案，這是一項復雜的、綜合性的系統(tǒng)工程，基本囊括這幾個方面：案卷質量標準規(guī)范、保管手段現(xiàn)代化、檢索現(xiàn)代化、檔案修復手段及防護技術現(xiàn)代化。要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須具備硬、軟、庫、人等要素。“硬”是指計算機硬件設備及附屬設備，“軟”是指計算機系統(tǒng)軟件和應用軟件，“庫”是指檔案案卷的數(shù)據(jù)庫，“人”是指計算機管理人員和檔案技術人員。具備了諸要素的檔案管理工作才能更加規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化。從我自身的工作來看：

1 檔案工作現(xiàn)代化管理的必要性和可能性

運用計算機來管理檔案，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要性非常迫切。因為傳統(tǒng)的檔案管理手段和方式，越來越不能適應日益發(fā)展的客觀需要。其主要表現(xiàn)在：

1.1 傳統(tǒng)的檔案管理方式與檔案收藏量增加及載體形式多樣化之間的矛盾

單一的手工管理模式已經無法適應日益增長的檔案數(shù)量，新型載體的檔案需要特定的保管條件及技術和利用手段，而三點都是傳統(tǒng)方式的檔案管理方法所力不能及的。另外，時間長的歷史檔案正逐步地自然因時間老化，甚至“自毀”，迫切采取更為先進的技術手段進行有效搶救，這也離不開新型載體材料和高科技的利用。

1.2 檔案壽命的有限與需要長久保管的矛盾

任何紙張及文字類材料都不可能永遠嶄新，都會發(fā)生不同程度的老化和自己褪變，而檔案工作的重要任務之一就是永久保存黨和國家的重要檔案，但目前的現(xiàn)狀是檔案部門在接受、整理新進檔案的同時，還要不斷搶救褪變的檔案，這與信息數(shù)字時代檔案工作的發(fā)展是極不協(xié)調的，所以說應用新型載體承載人類文明就成了檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

1.3 傳統(tǒng)的檔案服務方式與檔案需求間的矛盾

由于利用者的需求千差萬別，檔案的內容包羅萬象，所以檔案服務的方式方法應該是多種形式的。如借閱、編研、咨詢、宣傳、報導、研究預測等。在這些服務方式中，有的是檔案部門傳統(tǒng)的服務項目，如借閱、編研服務；有的是近些年才開展起來的，如咨詢、宣傳、報導服務；有的則是正在開展的服務項目，如研究預測服務。新的服務項目有普遍推廣與提高水平的問題，而傳統(tǒng)的服務項目還有改造優(yōu)化的任務。目前，我國的檔案服務方式較為單一，不能根據(jù)利用者的需求特點提供相應的服務，這在一定程度上加劇了供求之間的矛盾。

就目前而言，我國檔案管理運用計算機已經具備非常明顯的可能性，原因有三個方面：

（1）我國檔案管理信息化已融入國家信息化建設之中，現(xiàn)在，黨和政府也逐漸重視在檔案管理領域中的信息化問題，無論是政策，還是資金上都加大了投入力度。有了政策保障和經濟保證，我國的檔案管理信息化勢必要發(fā)展起來。

（2）技術運用和設備配置已越來越智能化、綜合化和高效化，使得在檔案管理這一方面的投入也能產生經濟效益，更加促進其現(xiàn)代化進程。

（3）檔案部門對實行計算機管理檔案愈加重視，相關的現(xiàn)代化管理實踐也逐漸增多，建立起理論和實踐兩方面的模式和經驗。另外，發(fā)達國家的計算機檔案管理的信息化進程和模式以及國際檔案理事會的努力和提倡，也為我國計算機檔案管理及信息化建設和發(fā)展提供了良好的客觀條件和基礎。

2 檔案現(xiàn)代化管理急需解決的問題

在具備必要性和可能性的基礎上，我國檔案計算機管理逐步發(fā)展壯大起來，許多管理方面的成果令人欣喜，但畢竟我國的檔案現(xiàn)代化管理仍處于初級階段，所以許多方面還存在問題，大致有以下幾方面：

2.1 檔案現(xiàn)代化管理人才的問題

我國檔案隊伍存在的普遍問題是人才知識結構老化，現(xiàn)代化管理人才和計算機管理專業(yè)人才缺乏，導致懂微機應用技術和熟悉檔案業(yè)務兩者相脫節(jié)，所以說，抓好檔案管理的現(xiàn)代化人才隊伍建設是做好檔案工作的關鍵，建設一支高素質的檔案隊伍，是奠定檔案事業(yè)長足進步、持續(xù)發(fā)展的根基。不能否認這支隊伍文化層次參差不齊，專、兼職隊伍不穩(wěn)定的現(xiàn)狀。要建設一支政治合格、業(yè)務精通、紀律嚴明、作風過硬、服務優(yōu)質的檔案干部隊伍。引入競爭機制，實行擇優(yōu)上崗，做到惟才是舉，惟賢是選，惟強是用。其具體辦法有：

2.1.1 穩(wěn)定檔案部門人才隊伍

面向社會，積極參與到社會活動中來，加強自身協(xié)調能力培養(yǎng)，為檔案管理工作的有效開展創(chuàng)造更好的人文、社會環(huán)境，為整個社會及大眾服務。改革舊的用人機制，提高工作人員的主觀能動性，把檔案的作用充分發(fā)揮出來，千方百計擴大服務領域，只有這樣才能打開檔案工作的新局面，帶動檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

2.1.2 進行人才培訓

有計劃、有重點分階段進行，做好檔案現(xiàn)代化管理人才的培訓工作，大膽啟用富有創(chuàng)新精神的青年人，調動其工作的積極性和創(chuàng)造性，發(fā)揮其標兵、骨于作用。

2.1.3 進行專業(yè)培訓

對在崗的檔案工作人員分批進行檔案專業(yè)知識培訓，更新觀念，使在職人員掌握新型的檔案管理方法、手段。

2.1.4 大膽吸收各方面的人才

現(xiàn)代化檔案管理工作不僅需要懂專業(yè)知識、技術的人員，也同樣需要計算機類、管理類等多方面才華的人才，檔案工作逐步成為一門多學科交叉綜合性事業(yè)。所以檔案部門應敢于且善于發(fā)現(xiàn)人才、吸收人才來壯大充實自身隊伍，現(xiàn)代化的檔案管理呼喚高素質的人才，有了高素質的人才隊伍，才能進一步推動檔案的現(xiàn)代化改革進程。

2.2 檔案管理應用軟件的問題

目前，各省、市、地區(qū)檔案部門的應用軟件版本不統(tǒng)一，功能各異，而且良莠不齊，這給檔案的現(xiàn)代化管理工作帶來很大的不便。當前軟件的開發(fā)還處在分散狀態(tài)——一種低層次開發(fā)階段，這也是由于認識的差異及側重點的不同造成的，于是導致開發(fā)出來的軟件在實用性、通用性、可靠性等方面都存在一定不足。這樣又導致新的混亂。那么，如何才能開發(fā)研制出一套好的應用軟件呢？

①要做好標準化準備工作。對計算機進行自動化處理和管理達到什么要求，開發(fā)出的軟件應具備哪些功能做出整體的規(guī)劃，制定統(tǒng)一的符合檔案計算機管理的需要的標準。②要具有操作簡便，自動立卷、組卷，有效維護和查詢的功能，這也是最基本的。

實現(xiàn)文檔一體化管理，開發(fā)有關業(yè)務軟件時設置歸檔程序，將有保存價值的歸檔。可有效避免計算機管理時對其他系統(tǒng)中形成的文件的重復輸入問題。再次，可以優(yōu)化管理系統(tǒng)界面，使其易學易用，這是檔案部門推行計算機管理的關鍵因素，也是目前檔案計算機軟件開發(fā)商為保護和拓展市場必須解決的首要問題。此外，除了操作應用上方便，界面美觀，功能齊全，符合標準外，還應具有更新功能，即可升級兼容的功能，這樣開發(fā)出的檔案計算機管理軟件才可以解決技術難題，促進交流，且可為進一步規(guī)范檔案工作，促進檔案工作的標準化進程打下良好的基礎。

2.3 檔案的信息化網(wǎng)絡化問題

檔案信息網(wǎng)絡化是歷史的必然，檔案是信息，是富有現(xiàn)實價值和歷史價值的原生信息。網(wǎng)絡時代的到來，為檔案界提供了千載難逢的歷史機遇，檔案事業(yè)的社會地位日益提高，同時，社會信息需求的不斷發(fā)展和信息技術的更新，也對檔案工作的質與量提出了更高的要求。

20世紀90年代開始，隨著計算機網(wǎng)絡技術的發(fā)展，人們對信息需求無論是數(shù)量上還是質量上都在大幅度提高，傳統(tǒng)的人工查檔方式已無法滿足需要，而建立檔案信息網(wǎng)絡，建立信息高速公路實現(xiàn)信息資源的共享可以準確快速地傳遞有效的檔案，創(chuàng)造出更快更高的經濟效益和社會效益。

2.3.1 數(shù)據(jù)庫建設問題

檔案信息數(shù)據(jù)庫建設是實現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡化的核心，各級檔案館應當集中精力搞好檔案數(shù)據(jù)庫建設，在數(shù)據(jù)庫建設要做到：①先建立文件級開放目錄中心；②后建立未開放檔案文件級目錄中心；③對現(xiàn)行機關的檔案要抓好文檔一體化建設。在接收到期機關檔案的同時，接收同期的文件數(shù)據(jù)庫磁盤，然后再根據(jù)開放檔案的有關辦法對文件數(shù)據(jù)庫進行審查，編制開放檔案目錄發(fā)送到網(wǎng)絡上。

2.3.2 檔案信息網(wǎng)絡建立的三個階段

第一階段，建立檔案部門的局域網(wǎng)。即建立各地區(qū)，各縣、市檔案館及所屬機關事業(yè)單位檔案室網(wǎng)絡，便于檔案的利用與管理。第二階段，建立地區(qū)檔案館和各縣市檔案館之間的網(wǎng)絡，規(guī)范全地區(qū)（市）的檔案工作。第三階段，建立地區(qū)間和省級檔案館的網(wǎng)絡，重點在于做好檔案現(xiàn)代化管理的橫向、縱向的綜合交流。

2.3.3 網(wǎng)絡安全問題

我們在利用檔案信息網(wǎng)絡的同時，網(wǎng)絡安全問題己成為影響計算機檔案管理的主要問題，檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性、加密技術、“防火墻”技術以及檔案信息與其他信息資源和處理軟件的兼容性問題日益突出。我國檔案法中規(guī)定“檔案部門、檔案工作者的基本職能和歷史使命是維護檔案的完整和安全，方便社會各方面的利用。”在方便利用和維護檔案安全兩者之間，檔案的安全更為重要，對于各種破壞因素，盡管我們可以采取“防火墻”技術、網(wǎng)絡安全檢測、加密技術、電子身份認證、防寫措施等來保證網(wǎng)絡安全，但都很難達到徹底的安全。因此，在檔案網(wǎng)絡化的管理中，利用與安全是一對矛盾，但同樣是機遇和挑戰(zhàn)。

3 結束語

放眼世界，現(xiàn)代化科學技術日新月異，現(xiàn)代化社會的前景光彩照人，在這種形勢下，檔案部門既要有緊迫感，又不能盲目從事。現(xiàn)代化的觀念、現(xiàn)代化的管理和現(xiàn)代化的技術設備是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理缺一不可的。我們要在現(xiàn)有的基礎上，應用現(xiàn)代管理的理論、思想、技術、設備、方法，對檔案和檔案工作實行科學管理，提高工作效率和效益，以適應社會政治、經濟、文化發(fā)展對檔案的需求，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

G270.7

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1004-7344（2016）11-0003-02

2016-3-29