福建省科技計(jì)劃項(xiàng)目電子文件歸檔管理系統(tǒng)的研究與分析

【摘要】：隨著科技的不斷發(fā)展，福建省科技計(jì)劃項(xiàng)目的管理系統(tǒng)也在走向完善。目前，福建科技檔案館用的管理系統(tǒng)是可以檔案信息管理系統(tǒng)，這是依照國(guó)家檔案局制定的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的，可以實(shí)現(xiàn)所有的檔案目錄數(shù)據(jù)的規(guī)范化。本文通過(guò)這套系統(tǒng)的工作流程，以及系統(tǒng)的升級(jí)程序，進(jìn)行了深入的研究與分析。

【關(guān)鍵詞】：福建省;電子文檔;科技計(jì)劃項(xiàng)目;檔案

O引言

在這個(gè)科技飛速發(fā)展的社會(huì)，福建科技檔案館只有不斷完善改進(jìn)自身的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，才能夠跟上科技的步伐。而要使這套系統(tǒng)更加實(shí)用，就要首先了解它的工作流程以及需要改進(jìn)升級(jí)的地方。只有對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行深刻的探討與研究，才能夠從真正意義上體現(xiàn)出電子文件歸檔的實(shí)用性，才能夠?yàn)楣ぷ魅〉帽憷臈l件與快捷的方法。

一、福建省科技計(jì)劃項(xiàng)目管理系統(tǒng)

當(dāng)前系統(tǒng)前臺(tái)和后臺(tái)業(yè)務(wù)模塊全部采用B/S結(jié)構(gòu)體系，系統(tǒng)通過(guò)先進(jìn)的平臺(tái)技術(shù)和設(shè)計(jì)構(gòu)架，緊密集成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，建立福建省科技廳與各科研單位和專家之間網(wǎng)上項(xiàng)目申報(bào)管理的通道，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目網(wǎng)上申報(bào)、查詢、申請(qǐng)、審批、驗(yàn)收等業(yè)務(wù)功能。

1. 系統(tǒng)軟件環(huán)境及配置：⑴Windows 98、Windows XP、Win2000、Windows NT或Windows2003操作系統(tǒng)。⑵Microsoft Internet Explorer 6.0及以上瀏覽器。⑶office 2000、office XP，office 2003辦公軟件套件，完整的功能支持最好使用office 2000以上版本。

2. 硬件環(huán)境及配置要求：⑴Intel PIII450中央處理器（CPU），128MB內(nèi)存。⑵10GB硬盤(pán)，10M/100M自適應(yīng)以太網(wǎng)卡。⑶與Internet網(wǎng)絡(luò)連通。

3. 系統(tǒng)用戶功能：

用戶注冊(cè)：每個(gè)申報(bào)項(xiàng)目的企事業(yè)單位必須首先注冊(cè)自己的單位信息，注冊(cè)時(shí)輸入的用戶將自動(dòng)成為該單位的管理用戶。

專家注冊(cè)：在申報(bào)項(xiàng)目時(shí)要填寫(xiě)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以及成員、推薦專家均要預(yù)先通過(guò)專家注冊(cè)方式錄入到系統(tǒng)中才能在申請(qǐng)書(shū)中選擇他們的信息。

單位管理：包括企事業(yè)單位信息維護(hù)和企事業(yè)單位個(gè)人用戶管理。

申報(bào)管理：項(xiàng)目申報(bào)具體流程。

立項(xiàng)管理：用于查詢自己申報(bào)項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)計(jì)劃文件。

合同管理：項(xiàng)目承擔(dān)方與省科技廳簽訂科技計(jì)劃項(xiàng)目任務(wù)書(shū)。

歷史項(xiàng)目：指不是在科技廳項(xiàng)目管理系統(tǒng)上申報(bào)同時(shí)未驗(yàn)收的項(xiàng)目，歷史項(xiàng)目雖然不是在本系統(tǒng)中申報(bào)，但是在本系統(tǒng)使用之后，要求所有的未驗(yàn)收的歷史項(xiàng)目必須在本系統(tǒng)中編制其中期執(zhí)行情況表和進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收。

執(zhí)行與驗(yàn)收：主要填寫(xiě)項(xiàng)目執(zhí)行情況表、單位審核項(xiàng)目執(zhí)行情況表、項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)書(shū)以及單位審核項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)書(shū)。

系統(tǒng)管理：包括對(duì)系統(tǒng)的密碼修改等。

二、福建省科技檔案館檔案管理系統(tǒng)

目前福建省科技檔案館使用的是科易檔案信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)是遵循國(guó)家檔案局制定的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合科技檔案館實(shí)際需求進(jìn)行定制的一套綜合檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)當(dāng)前可以實(shí)現(xiàn)全部檔案目錄數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理和查詢利用，其中文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)了掃描件和OA系統(tǒng)對(duì)接的電子檔案的全文管理。

1.科易檔案信息管理系統(tǒng)主要特點(diǎn)：（1）文檔一體化。把檔案收集整理組卷階段延伸到文件管理階段，實(shí)現(xiàn)與辦公自動(dòng)化的無(wú)縫銜接，做到電子文件即辦即歸。（2）綜合管理。不僅實(shí)現(xiàn)了文書(shū)檔案的管理，還根據(jù)實(shí)際需求，擴(kuò)展了科研、會(huì)計(jì)、照片、基建等檔案的目錄級(jí)管理。（3）館室銜接。系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)與省檔案局（館）系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一，在內(nèi)容上設(shè)置移交進(jìn)館模塊，可將目錄數(shù)據(jù)直接上報(bào)給省檔案局（館）。

2. 系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境。硬件環(huán)境：PC166以上，32MRAM;軟件環(huán)境：操作系統(tǒng)為Windows95/98/2000/NT/XP。

3. 系統(tǒng)功能模塊。具備檔案管理系統(tǒng)常用功能。如文件管理、檔案管理、檢索、檔案利用、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案保管、鑒定銷毀、移交進(jìn)館、檔案編研以及系統(tǒng)管理等。

三、在兩個(gè)管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)科技計(jì)劃項(xiàng)目電子文件歸檔的工作流程

福建省科技計(jì)劃項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)融合J2EE技術(shù)與數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)科技項(xiàng)目網(wǎng)上申報(bào)、推薦、受理、評(píng)審，任務(wù)書(shū)簽定，執(zhí)行情況跟蹤和驗(yàn)收等功能。可以在內(nèi)網(wǎng)（局域網(wǎng)）實(shí)現(xiàn)立項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)計(jì)劃、經(jīng)費(fèi)結(jié)轉(zhuǎn)等功能。而福建省科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)應(yīng)進(jìn)行改造升級(jí)，才能適應(yīng)以下工作流程：科技計(jì)劃項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)→電子文件采集接收→電子文件格式轉(zhuǎn)換→電子文件封裝→電子數(shù)據(jù)校驗(yàn)→電子數(shù)據(jù)遷移→檔案管理系統(tǒng)→電子檔案著錄→電子檔案格式轉(zhuǎn)換→電子檔案的封裝→電子檔案長(zhǎng)期保存和備份。

1. 電子文件采集接收：通過(guò)Web Service技術(shù)，在科技計(jì)劃項(xiàng)目系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)中建立對(duì)接通道，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交互對(duì)接。根據(jù)《福建省科技廳科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案整理方法》規(guī)定的歸檔范圍，收集科技計(jì)劃項(xiàng)目信息系統(tǒng)中的科技計(jì)劃電子文件，同時(shí)自動(dòng)捕獲或手動(dòng)捕獲文件元數(shù)據(jù)。文件和元數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)入中間庫(kù)（預(yù)歸檔庫(kù)）。

2. 電子文件格式轉(zhuǎn)換：科技計(jì)劃項(xiàng)目管理系統(tǒng)中電子文件進(jìn)入中間庫(kù)（預(yù)歸檔庫(kù)）之前要先進(jìn)行統(tǒng)一的格式轉(zhuǎn)換。

3. 電子文件封裝：對(duì)同一項(xiàng)目的科技計(jì)劃項(xiàng)目應(yīng)歸檔的電子文件自動(dòng)封裝成XML封裝包，即每個(gè)項(xiàng)目自動(dòng)封裝成XML文件，并通過(guò)Web Service客戶端向Web Service服務(wù)端進(jìn)行發(fā)送。

4. 電子數(shù)據(jù)檢驗(yàn)：包括準(zhǔn)確性檢驗(yàn)：檢驗(yàn)檔案的內(nèi)容、范圍的正確性，鑒定文件是否需要?dú)w檔;完整性檢驗(yàn)：檢驗(yàn)檔案數(shù)據(jù)（包括文件和元數(shù)據(jù)）的完整性;可用性檢驗(yàn)：檢驗(yàn)電子文件的可讀性等。

5. 電子數(shù)據(jù)遷移：將Web Service接收到的已通過(guò)檢驗(yàn)的XML封裝包自動(dòng)解包遷入至檔案管理系統(tǒng)中。

6. 電子檔案著錄：排列電子文件順序，編制檔號(hào)，著錄文件級(jí)和案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)。

7. 電子檔案格式轉(zhuǎn)換：系統(tǒng)將接收的電子文件統(tǒng)一按照格式轉(zhuǎn)換的標(biāo)準(zhǔn)要求自動(dòng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。

8. 電子檔案的封裝：整理規(guī)范的電子檔案數(shù)據(jù)將按照元數(shù)據(jù)封裝規(guī)范要求自動(dòng)封裝成AIP封裝包（檔案信息包），提供長(zhǎng)期保存的需求。

9. 電子檔案的長(zhǎng)期保存和備份

系統(tǒng)采用在線備份、近線備份和離線備份三種備份方式：（1）通過(guò)檔案管理軟件系統(tǒng)本身具備的自動(dòng)備份功能實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的在

（下轉(zhuǎn)第頁(yè)）

（上接第頁(yè)）

線備份。（2）通過(guò)磁帶庫(kù)等設(shè)備定期對(duì)電子檔案進(jìn)行近線定期備份。（3）通過(guò)光盤(pán)刻錄方式實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的離線備份。

四、對(duì)現(xiàn)有科易檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行改造升級(jí)

要順利實(shí)現(xiàn)以上科技計(jì)劃項(xiàng)目電子文件歸檔的工作流程，應(yīng)對(duì)現(xiàn)有科易檔案管理系統(tǒng)功能進(jìn)行改造與升級(jí)。系統(tǒng)改造與升級(jí)要基于OAIS（即開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)）模型，OAIS模型作為信息資源長(zhǎng)期保存的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，應(yīng)充分考慮到現(xiàn)有實(shí)際情況，可基于OAIS模型，采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)封裝檔案信息數(shù)據(jù)，進(jìn)而保證檔案信息的真實(shí)性、有效性、可讀性。

1. 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)方面

科技計(jì)劃項(xiàng)目管理系統(tǒng)采用的是J2EE的技術(shù)架構(gòu)，為了能更好的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的無(wú)縫對(duì)接，檔案管理系統(tǒng)也應(yīng)升級(jí)為J2EE技術(shù)架構(gòu)。可以采用基于J2EE多層架構(gòu)體系，使前端的表現(xiàn)與應(yīng)用邏輯、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)相分離，通過(guò)組件式的開(kāi)發(fā)與部署策略，使整個(gè)系統(tǒng)的架構(gòu)清晰靈活，方便部署和擴(kuò)展。

2. 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范方面

科易檔案管理系統(tǒng)主要是基于目錄管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，無(wú)法滿足對(duì)元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范需求。科技計(jì)劃項(xiàng)目管理系統(tǒng)要對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目電子文件元數(shù)據(jù)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)封裝，檔案管理系統(tǒng)要達(dá)到科技計(jì)劃項(xiàng)目電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、格式轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)和封裝標(biāo)準(zhǔn)要求。此外，科易檔案管理系統(tǒng)還有文書(shū)檔案，考慮到文書(shū)電子檔案到期應(yīng)向省檔案館移交與接收的情況， 所以國(guó)家檔案局《電子檔案移交與接收辦法》中對(duì)電子檔案移交與接收的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)做為未來(lái)科易檔案管理系統(tǒng)改進(jìn)升級(jí)參考依據(jù)。

3. 檔案管理方面

科易檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)在是采用輔助的鑒定方式，并且不能實(shí)現(xiàn)對(duì)庫(kù)房的綜合管理。將來(lái)的檔案鑒定需要采用網(wǎng)絡(luò)化、流程化的鑒定方式，系統(tǒng)要增加流程化的鑒定方式，提高網(wǎng)絡(luò)化管理要求。為了提高對(duì)實(shí)體庫(kù)房的管理，系統(tǒng)還應(yīng)增加“模擬庫(kù)房”功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)庫(kù)房檔案的排列定位、管理、統(tǒng)計(jì)等功能。

4. 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方面

為了能實(shí)現(xiàn)對(duì)電子數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存，科易檔案管理系統(tǒng)要增加數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能，包含電子檔案原文存儲(chǔ)管理、封裝包存儲(chǔ)管理、備份恢復(fù)、存儲(chǔ)日志等功能。

5. 檔案利用方面

科易檔案管理系統(tǒng)利用方式比較單一，只提供簡(jiǎn)單檢索、組合檢索兩種方式進(jìn)行利用，并且也不能對(duì)利用的電子檔案全文進(jìn)行防擴(kuò)散控制等。為了能夠提供更高效的檔案利用功能，系統(tǒng)增加“檔案全文檢索”、“檔案跨類檢索”、“檔案跨庫(kù)檢索”功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的高效檢索。在查詢檔案全文時(shí)，系統(tǒng)要增加“數(shù)字水印”和“防拷屏、防打印、防下載”功能，提高利用檔案原文的安全性。同時(shí)，要增加“光盤(pán)發(fā)布”功能，可對(duì)需要脫離系統(tǒng)使用的檔案及原文發(fā)布至光盤(pán)等移動(dòng)介質(zhì)上，方便使用。

五、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)了解了電子文件管理系統(tǒng)的工作流程，并且知道應(yīng)該升級(jí)的各個(gè)方面之后，對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的完善，這就給檔案管理人員的工作帶來(lái)了極大的便利，擺脫了陳舊的管理方法，適應(yīng)了科技的發(fā)展，相信通過(guò)科技的不斷進(jìn)步，還會(huì)有更加便捷有效的方法能夠投入到檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用中。