淺談人才中心人事檔案管理與利用

張古明

【摘要】在我國的檔案材料中，人才中心的人事檔案是其關(guān)鍵的組成部分。近年來，個(gè)人信息泄露的現(xiàn)象頻頻發(fā)生，面對真假難辨的情況，人才中心應(yīng)該加強(qiáng)對人事檔案的管理與利用，切實(shí)維護(hù)人們的隱私與權(quán)益。本文主要分析了人才中心人事檔案管理與利用方法，僅供參考。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；利用；方法

人事檔案是與人們自身具有緊密聯(lián)系的人生記錄。在我國的檔案材料中，人才中心的檔案是其中關(guān)鍵的組成部分。人才信息的重要根本在于人事檔案，人事檔案是關(guān)鍵的信息源。人事檔案的管理工作在人事管理中發(fā)揮著重要的作用，也是不可或缺的一部分。人事檔案的管理工作能夠促進(jìn)有關(guān)機(jī)構(gòu)獲取重要信息，促進(jìn)人才中心對檔案工作完善還有利于推動(dòng)我國社會經(jīng)濟(jì)進(jìn)步。

一、現(xiàn)階段的人事檔案管理中存在的問題

1、人檔分離。目前人檔分離的情況愈加嚴(yán)重。隨著社會的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動(dòng)日益頻繁，人才的流動(dòng)造成人檔分離，甚至檔案在個(gè)人手中存放長達(dá)數(shù)年，棄檔不用的人員也越來越多。并且由于許多企業(yè)、公司、單位對檔案沒什么要求，導(dǎo)致了這種人檔分離的情況愈加嚴(yán)重。2、人事檔案內(nèi)容缺少真實(shí)性。近年來，個(gè)人信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，假年齡、假學(xué)歷之風(fēng)愈演愈烈，面對真假難辨的信息，人事檔案管理人員往往沒有渠道來進(jìn)行有效的鑒定工作，只能被動(dòng)接收信息。而不真實(shí)的信息導(dǎo)致勞動(dòng)部門、職稱評定部門、退休申批部門等無法正確評估職工。3、人事檔案缺少時(shí)效性。人事檔案中的材料過于陳舊，都是對當(dāng)事人歷史的記錄。雖然每年都在整理，已經(jīng)放入檔案的材料不會再審核鑒定，新放進(jìn)去的材料也無非是些考核登記表、工資表等程式化的東西。人事檔案是為個(gè)人求職、單位求才提供大量豐富、動(dòng)態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)，而真正反映當(dāng)事人近期動(dòng)態(tài)情況的材料卻很少。4、開發(fā)利用率及發(fā)揮服務(wù)作用程度低。人事檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)，人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動(dòng)服務(wù)局面，信息資源的利用程度不高，往往只限于干部考察和發(fā)展黨員等方面，在人才選拔、人才穩(wěn)定、單位求才等方面未能真正起到應(yīng)有的作用。

二、人才中心人事檔案的管理與利用措施

1、人才中心應(yīng)該加強(qiáng)重視，落實(shí)管理工作。人才中心應(yīng)該完善認(rèn)識檔案的管理工作，考慮把人事檔案工作納入日常的工作內(nèi)容，要求檔案管理員定期進(jìn)行匯報(bào)工作，保證有效解決檔案工作中出現(xiàn)的問題；同時(shí)，還應(yīng)該定期分析與安排人事檔案工作，制定相應(yīng)的工作計(jì)劃與方案，包括短期工作目標(biāo)與長遠(yuǎn)規(guī)劃，保證按照計(jì)劃實(shí)施，合理安排，嚴(yán)格檢查以及有效落實(shí)；應(yīng)該有意識地關(guān)注檔案管理者的任務(wù)和學(xué)習(xí)，如果相關(guān)人員在工作過程中獲得良好的成績，順利完成工作目標(biāo)，那么上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該及時(shí)表揚(yáng)，并認(rèn)可員工。2、人才中心應(yīng)該為檔案管理工作提供一定的物質(zhì)支持。應(yīng)該將需要運(yùn)用的費(fèi)用添加到機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)規(guī)劃中，確保費(fèi)用充足；應(yīng)該充分借助辦公樓準(zhǔn)備拆遷的契機(jī)，完善檔案管理工作的基本設(shè)施建設(shè)，保證“三室”分隔，也就是檔案庫房、辦公室與閱覽室應(yīng)該分隔。應(yīng)該給人事檔案庫房裝置復(fù)印機(jī)、去濕機(jī)、加濕設(shè)備、防盜門窗等必備設(shè)備。3、安排專業(yè)的檔案管理員，同時(shí)提升管理人員的能力。應(yīng)該根據(jù)有關(guān)規(guī)定選聘檔案掛歷員，落實(shí)審核工作，保證人事檔案工作達(dá)到升級的目標(biāo)。這樣有利于確保人事檔案工作的長久性，提高人事檔案管理工作的質(zhì)量；同時(shí)，應(yīng)該采取有效的方法來提升管理人員的能力，定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，促進(jìn)管理人員充分地學(xué)習(xí)相關(guān)的反梁法規(guī)以及政策，檔案專業(yè)的基礎(chǔ)知識，運(yùn)用充足的專業(yè)知識來更新知識體系，拓展視野，以此來指導(dǎo)檔案管理工作，達(dá)到現(xiàn)代化社會對人事檔案管理的要求標(biāo)準(zhǔn)；另外，人才中心應(yīng)該重視對人事檔案管理人員的思想教育，提高管理人員的工作能力和職業(yè)水平，堅(jiān)持按照相關(guān)規(guī)定和要求展開管理工作，踏實(shí)、認(rèn)真，完善人事檔案管理的工作。4、建立健全的人事檔案管理制度。應(yīng)該在人才中心現(xiàn)行的歸檔機(jī)制與查閱制度的前提下，按照企業(yè)人事檔案管理的具體情況，進(jìn)一步完善人事檔案掛歷制度，包括審查歸檔制度、保管制度以及轉(zhuǎn)遞制度等，建立健全的管理系統(tǒng)。應(yīng)該重視對檔案信息的收集工作，檢查檔案工作的手續(xù)，以及內(nèi)容的表達(dá)等，保證人事檔案的搜集與歸檔的規(guī)范化和合理化，促進(jìn)人事檔案發(fā)揮出其應(yīng)有價(jià)值。5、提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，把現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，存貯技術(shù)：微機(jī)、縮微照相；防護(hù)技術(shù)：原子能處理、空調(diào)器、吸塵器；復(fù)制技術(shù)：掃描儀；裝訂技術(shù)：自動(dòng)打眼機(jī)等應(yīng)用到人事檔案管理工作中，以提高檔案管理的工作效率，延長人事檔案壽命。6、注重檔案材料收集，提高人事檔案管理質(zhì)量。檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回或告知形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。7、充實(shí)人事檔案的內(nèi)容。在傳統(tǒng)人事檔案的基礎(chǔ)上應(yīng)增加一些能夠反映個(gè)人綜合能力、素質(zhì)和由權(quán)威部門認(rèn)定的業(yè)績考核資料以及能夠反映個(gè)人性格特征、專業(yè)能力、興趣愛好等個(gè)性化的材料。

三、結(jié)語

人事檔案的管理工作在人才資源的開發(fā)過程中起到關(guān)鍵的作用，同時(shí)人事檔案的管理也是現(xiàn)代化社會文明建設(shè)事業(yè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。人才中心在人事檔案管理與利用方面，可以采取的方式包括：加強(qiáng)重視，落實(shí)管理工作；為檔案管理工作提供一定的物質(zhì)支持；安排專業(yè)的檔案管理員，同時(shí)提升管理人員的能力等。同時(shí)，管理人員也應(yīng)該樹立正確的服務(wù)觀念，主動(dòng)地為檔案的利用貢獻(xiàn)力量。

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