淺談浙江省醫院院報的檔案化管理

文/浙江省腫瘤醫院 李鴿伶；浙江省立同德醫院 應曉燕

淺談浙江省醫院院報的檔案化管理

文/浙江省腫瘤醫院 李鴿伶；浙江省立同德醫院 應曉燕

醫院院報直接形象鮮明地記錄了醫院變化和發展及各種具有歷史意義的活動，代表了醫院成長的縮影，更是發展的見證。加強院報的檔案管理，發揮其在醫院文化中的特殊價值和作用，才能實現院報與醫院文化的協調發展。本文就浙江省院報的檔案管理具體情況進行分析。

醫院院報；作用；管理

醫院院報是醫院信息的傳遞者、文化的傳播者、形象的塑造者和歷史的記錄者。如何利用好院報的檔案資料，發揮其在醫院文化的積極作用值得探討和研究。自2015年1月開始，筆者對浙江省醫院院報的運行情況進行調查，并著手對全省10年來的優秀作品進行收集和匯編，淺談醫院院報的檔案化管理。

一、院報的特殊價值和作用

（一）醫院文化的原始資料。院報直接形象鮮明地記錄了醫院變化和發展及各種具有歷史意義的活動，它代表了醫院成長的縮影，更是醫院發展的見證。院報是新職工學習的最佳教材，同時也為醫院年鑒、院志等編寫提供了大量豐富的原始資料，許多醫院活動的策劃、宣傳，都是來自于對院報的研究、利用與開發。

（二）展示醫院的有效渠道。目前，院報正逐步從病房走進社區、家庭、單位，拉近了醫患距離，也促進了醫院與社區、單位和家庭的和諧互動。而社會各界通過院報了解醫院，理解醫院，并支持醫院工作，起到了宣傳自我、強化社會溝通的積極作用。

（三）引導職工的重要平臺。通過評比機制和篩選優秀作品公開出版，使辦報人員樹立“精品”和“品牌”意識，努力辦好院報。此外，在醫院內部可引導職工正確的價值取向，弘揚主流旋律，以高素質、高質量、高品牌的服務要求，塑造良好的醫院形象，全面提升醫院的核心競爭力。

（四）院報利用的深遠意義。將浙江省醫院院報評比出來的10年好版面、好新聞等優秀作品進行匯編，即將公開出版，這不僅是對對醫院院報工作者的褒揚，而且更有利于凝聚人心，鼓舞士氣，認真研讀優秀作品，借鑒專家點評，對汲取經驗、改進工作、推進浙江省醫院院報新發展的意義深遠。

二、院報的基本情況與不足

（一）基本情況。從調查結果和資料收集過程中可以看出，從20世紀80年代起，浙江省各醫院改變原來的工作簡報、通訊等形式，陸續創辦并定期刊出了院報，截至目前已有300多家醫院院報。近10年來，浙江省衛生行政管理部門對醫院院報進行規范管理，并對工作人員培訓，目前，全省已有100余家醫院院報取得了內部準印刊號。主要情況如下：

（二）院報檔案管理中存在的不足。從各醫院院報中，發現了以下比較普遍的現象：

一是“編校合一”有漏洞。大部分醫院的院報編輯和校對人員欠缺，一般采用“編校合一”的工作模式，導致差錯率較高，尤其是醫療專業術語差錯審稿時很難發現。編校合一的工作方法，往往使得編輯一人對于有的差錯從搜集稿件到院報出版都無法發現。

二是保管方式有欠妥。一些醫院沒有將院報統一納入醫院的綜合檔案管理中，僅放置在科室內；方法簡單，按月或者按年份堆放在一起；由于人員的變動，許多早期的院報沒有很好保存，有的只有黑白復印件。

三是管理制度有疏忽。長期以來，各醫院有出臺院報管理的相關規定，但很少有明確規定將院報的檔案管理列入其中，如果院報編輯部門工作人員的檔案意識不強的話，就不會及時進行檔案管理，這是院報在檔案管理中的一大缺陷。

三、對院報實行檔案化管理的思考

（一）將院報管理納入醫院檔案管理范疇。2010年，原浙江省衛生廳出版的《浙江省綜合醫院等級評審標準（2010版）》Ⅰ類指標“準入標準”中明確規定，醫院要“定期出刊院報、院訊”。根據這一規定，將院報（刊）納入了醫院管理的重要體系，應屬于檔案管理的組成部分，因此，要制訂相關的管理辦法。

（二）《內部資料性出版物管理辦法》增加檔案管理內容。自2015年4月1日起施行的《內部資料性出版物管理辦法》，沒有提到對院報在檔案管理方面的規定。建議國家新聞出版廣電總局在修改《內部資料性出版物管理辦法》時，將內部資料出版物的后續檔案管理納入管理辦法中。

（三）增加校對把控關和加強培訓。有條件的醫院可以增加專門的校對人員；條件有限時，增加一道交叉校對的把控關。同時，要加強對校對人員的培訓，校對人員按照《校對規范知識》，做到對錯別字具有獨特的敏感性和高度的辨析力，善于從字里行間尋找出隱藏其中的各種差錯。

（四）運用計算機管理院報。首先，在將院報歸檔時，將每期院報每一篇稿件主要的信息錄入電腦， 在Excel表格工作條件下，實現對稿件的檔案化管理，幫助工作人員檢索、統計，提高院報的利用率。其次，采用光盤技術管理。在保管紙質院報的同時，將每期院報的PDF版原稿刻錄到光盤中，還可傳輸到醫院的圖書館供查閱，這不但有利于院報原件保護，還可使院報在醫院文化與建設中得到更加廣泛的利用。

（五）提高院報的成果利用率。院報的贈送范圍窄，傳播途徑單一。檔案部門和院報編輯部門要打破陳舊觀念的束縛，積極開展院報的檔案編研工作，主動將編研成果通過各種形式和渠道輸送出去，使院報的檔案編研成果發揮它應有的作用。

［1］潘亮.辦好開辟醫院文化新載體的思考與探索［J］.現代醫院雜志，2003，3（6）：42-43.

［2］俞軍.論院報的文化宣傳意義及探索思考［J］.醫學信息，2011，46（66）：124-126.