預算管理信息化的發展歷程與展望

曹　洋

預算管理信息化的發展歷程與展望

曹洋

預算系統是很多企業里最重要的中央管理與協調機制。預算實質上是一個信息過程，因而預算管理的效率和效果直接取決于信息技術條件。掌握預算管理信息化的發展與現狀不僅有助于解決企業預算實踐中的各種問題，也有助于推動預算理論的發展與改進。本文梳理預算管理信息化的發展歷程，剖析各類預算管理軟件的優勢與局限，并指出預算管理信息化的未來發展方向。

預算預算管理信息化預算軟件

預算是很多企業里唯一的中央管理與協調機制，其重要性不言而喻。近二十多年來，預算一直飽受實務界與學術界的指責，預算編制過程成本高昂且質量低下，同時預算過程中的信息不對稱催生各種各樣的負面行為。預算引發的諸多問題歸根結底來源于信息技術條件的局限性，原因是預算本質上是一個信息過程，這一信息過程的設計與運轉取決于信息技術條件。因此，了解與利用飛速發展的信息技術是解決預算問題的關鍵途徑，也是推動預算理論與時俱進的關鍵動力。

盡管預算管理信息化的相關文獻數量眾多，但幾乎所有文獻在討論中僅涉及一種預算軟件（如用友軟件、甲骨文軟件）的應用，未能站在一個更高的視角，對預算管理信息化的發展歷程，以及信息技術對預算管理實踐的影響進行分析和總結。

本文按照信息技術發展的脈絡，梳理出預算管理信息化的發展歷程，剖析每一個重大發展背后的驅動因素、技術特點、對預算管理實踐的影響。本文將預算管理軟件劃分為四類，總結探討了各種類型的優勢與局限。最后，本文展望預算管理信息化接下來的發展趨勢——移動化、云計算和大數據預算。

一、預算管理信息化的發展歷程

（一）Excel電子制表軟件

微軟于1988年首次推出Excel電子制表軟件，該軟件簡單易用且功能強大，因而迅速占領商業應用市場的大半江山。2009年，一項對美國企業財務總監的調查（Orlando，2009）表明，平均81%的企業仍然使用Excel進行預算工作。具體而言，85%的小型企業（收入規模在1至9.9千萬美元）、75%的中型企業（收入規模在1至4.99億美元）以及超過一半的大型企業（收入規模在5億美元以上）在預算過程中單獨使用Excel，或將Excel與總賬或ERP軟件結合起來使用。

盡管Excel之類的電子制表軟件簡便易用，但它們并非專門的預算軟件，對預算過程幫助有限。在預算編制中，各部門不得不頻繁地使用電郵系統傳遞表格形式的預算模板和草案，直至方案得到最終批準。由于表格數量龐大且格式不統一，財務部門不得不花費大量時間和精力，匯總來自各部門的數十甚至上百張電子表格。總而言之，基于Excel軟件的預算編制工作仍然是一個以人工為主的過程，難以從根本上減輕各個部門尤其是財務部門的工作負擔。

另一方面，由于預算數據的提取、匯總和分析依賴于大量的手工操作，預算過程經常錯誤頻出，數據質量低下成為揮之不去的“詛咒”。此外，由于缺乏版本控制功能，導致人們在預算編制過程中很容易搞混預算的不同版本，進一步加劇了數據錯誤的問題。

（二）與總賬軟件結合的預算軟件

上世紀90年代中期，伴隨著互聯網的推廣和普及，主流總賬軟件商們（如金蝶、用友軟件）紛紛推出了基于互聯網技術的預算軟件產品。這些軟件將預算編制與審批的工作流程固化其中，從而能夠大幅提高預算編制過程的效率和效果。一旦編制流程設定完畢，軟件會根據設定好的流程在組織內部來回傳遞預算假設和草案等信息，人們可以隨時查看追蹤預算草案的流轉和審批情況。軟件提供的版本管理與控制功能使管理人員能夠清晰分辨各個版本，避免誤用。

這類軟件提供的預算模板功能，能夠確保預算模板不被各部門填制人員隨意修改，所有表格的匯總能夠由軟件自動完成。預算管理人員還可以在模板中事先設置好預算指標之間的邏輯關系，用于自動生成相關衍生數據，或對預算數據的準確性自動進行檢查。

一些預算軟件產品還能夠結合總賬軟件的報銷、采購或費用申請等事件，對預算項目實行過程控制。企業可以針對不同預算項目選擇相應的控制方式，包括剛性控制、柔性控制、總額控制、分項控制、當期控制、累進控制等。例如，某些重點項目進行單獨分項控制，而其它項目可以進行總額控制。

（三）與ERP軟件結合的預算軟件

在本世紀第一個十年里，ERP（企業資源計劃）成為企業軟件市場中最耀眼的主角，它們使物流、信息流和資金流“三流合一”的夢想變為現實，從而令大中型企業趨之若鶩。SAP、甲骨文和用友等主流ERP軟件提供商在其軟件中內嵌了預算系統，借助ERP軟件信息集成的優勢，這類預算軟件能夠將運營數據與預算數據結合起來。因此，它們能夠超越財務預算，對業務預算全過程提供支持。

在預算編制過程中，這類軟件能夠根據填制的業務預算數據，以及業務數據與財務數據之間的邏輯關系，自動“上卷”并計算匯總，生成成本、費用、收入等各項財務預算數據。例如，山東航空集團有限公司預算編制最后形成的三張會計報表里超過60%的數據都是系統自動生成的。由于很多ERP軟件支持標準成本法和作業成本法，這類預算軟件能夠根據儲存在ERP軟件中的各種人工和物料消耗定額信息或者各項作業信息，自動編制成本預算。這樣不僅能夠進一步減輕預算編制的工作量，而且能夠大大提高預算數據質量，防止預算數據遭到人為扭曲。

與ERP的緊密結合不僅為預算編制提供便利，也為預算的實時分析打開了方便之門。由于這類預算軟件能夠實時獲取實際的運營與財務數據，因而能夠實時分析預算的執行情況。

更重要的是，基于ERP的預算軟件使得預算由事后控制向事中控制轉變的夢想，終于具備了實現的可能。在傳統的手工或信息孤島條件下，管理人員無法及時了解預算管理人員如何使用各項資源，因而無法及時發現并阻止隨意增減預算、亂用預算等不正當現象的發生。相反，在ERP環境下，預算數據與運營數據實時無縫對接，預算管理流程與運營活動相互套疊，預算軟件能夠時刻監督采購、銷售、領料等運營活動，杜絕了違規操作和暗箱操作的空間。一旦預算項目的支出過快或者即將超標，系統也會提前預警。

（四）企業績效管理軟件的預算工具

進入千禧年后，數據量的爆炸式增長使眾多企業陷入了“信息洪水”的深淵，彌補數據分析能力的短板成為企業的當務之急。另一方面，填補戰略計劃與戰略實施的鴻溝，確保企業各組織單元的實際業績與企業整體戰略目標保持一致，并最終促成戰略目標的實現，成為管理界和理論界的討論焦點之一。在此背景下，企業績效管理軟件應運而生，成為大中型企業的寵兒。預算作為銜接戰略計劃和戰略實施的重要工具，是企業績效管理軟件套件中關鍵模塊。Gartner咨詢公司2012年對使用企業績效管理軟件企業的調查顯示，預算模塊位居榜首，86%的受訪企業實施了預算模塊。

企業績效管理軟件中的預算系統通常由商業智能軟件商（如海波龍、博奧杰）提供，承襲了商業智能軟件在數據分析、建模和可視化展示方面的強大能力。它們能夠從多源異質數據庫中抽取并整合海量歷史業務數據，并進行復雜的預測與建模（如多元回歸和時間序列模型）。只要將來年的目標錄入系統中，系統會通過識配器和運營數據，自動編制出預算數據。系統還能夠根據輕重緩急對各個項目進行排序，生成相應的資源配置計劃。

在預算差異分析上，這類軟件也具有其它軟件所不可比擬的強大優勢。不同于Excel電子制表軟件僅可支持三個維度的分析，它們可以支持七個維度甚至更多維度組合的分析。更重要的是，它們專為復雜的數據分析而設計，可以在不影響運營信息系統（如ERP系統）正常運行的情況下快速響應用戶的多維分析請求。相比之下，過多的查詢會嚴重影響ERP軟件及其預算軟件的正常運轉。此外，這類軟件具有強大的數據展示能力，允許用戶以拖拉拽的方式自行設計出所需的各種圖表展示工具，從簡單工具（如直方圖、柱形圖、餅圖）直至復雜工具（如雷達圖、儀表盤、記分卡）。預算管理人員因而可以一目了然地迅速掌握預算執行情況、及時發現問題，大幅提高管理人員的“管理回報率”。

理論上，企業績效管理軟件涵蓋從戰略制定、戰略計劃，一直到執行監控和行動/調整，是完整的戰略管理閉環。這意味著預算既要保證運營計劃和戰略計劃的一致性，也要在績效管理方面同時兼顧業務層次與戰略層次。預算模塊應支持管理人員設定多個組織層次的戰略目標和計劃，包括個人、流程、團隊、部門、產品線、事業部、地區和企業整體，并保持各層次目標和計劃與戰略目標的一致性。在預算執行過程中，軟件幫助管理人員實時或準實時地監控各個組織層次的實際業績，并對實際業績與目標的差異進行分析，追蹤差異產生的根源，便于管理人員及時發現問題并解決問題。

二、各類預算軟件的優勢與局限分析

Excel電子制表軟件不是真正意義上的預算軟件。借助Excel軟件進行預算編制仍然是一個低效并且錯誤頻出的手工過程。

總賬軟件提供商的預算軟件產品能夠大幅提高預算編制過程的效率，使預算編制過程更加順暢和透明，將財務人員從沉重的數據匯總負擔中解脫出來，同時數據處理的部分自動化也提高了數據的質量。但是，缺乏與運營系統的結合，導致這類產品的功能局限于財務預算的范圍內，難以對業務預算的編制、執行和分析提供必要的支持。無法實時獲取運營數據，同時造成預算差異分析的嚴重滯后，以及預算事中控制的缺失。

與ERP軟件相結合的預算軟件具備集成業務數據、財務數據和預算數據的先天優勢，不僅能夠大幅提高預算編制的效率和效果，還能夠實現預算執行的事中控制，以及預算差異的實時分析。但是，與企業績效管理類的預算軟件相比，它們在數據分析和展現方面的能力有限，也無法滿足管理者銜接戰略計劃與戰略實施的心愿。

企業績效管理軟件具有強大的預測、模擬、分析以及數據展現能力，有助于提供預算編制和分析工作的效率與質量。為了實現銜接戰略與運營的使命，企業績效管理軟件提供了包括從戰略制定、戰略計劃到執行監控和行動調整的一系列工具。遺憾地是，在實踐中受數據整合能力的制約，這一使命仍停留在口號上。大中型企業往往擁有數十乃至數百個運營信息系統，每個都有其獨特的數據結構和數據存儲方式。實現運營與戰略的深度結合，要求預算軟件具備深入了解和抽取所有數據源的能力，這顯然超出了企業績效管理軟件提供商的能力范圍。客觀地說，今天市面上的眾多企業績效管理軟件產品無一具備充分集成運營與戰略的能力。

此外，現有預算軟件普遍存在兩個共同的潛在瓶頸：其一，預算項目體系是否具備足夠的靈活性。通常，預算項目體系與運營信息系統中設置的組織結構息息相關，因此，預算項目體系往往受限于運營信息系統中的組織結構信息。有時企業會發現，要想在不改變運營信息系統的現有組織結構設置的情況下對預算項目體系做出靈活調整，是不可能的任務。其二，過程控制是否具有靈活性。一般來說，即使預算軟件具備一定的過程控制功能，也是相當有限的。過程控制和內部控制需要深度嵌入到運營過程中，因而預算軟件必須與運營信息系統深度集成，才能實現完整而周密的過程控制。鑒于各家企業的過程控制需求與方式不同，通用ERP軟件提供商難以為企業提供量身定做的控制工具。企業績效管理軟件由于無法像ERP軟件那樣直接影響運營流程，因而更難以實現預算的過程控制職能。

三、預算管理信息化的未來發展方向

（一）移動化

隨著移動互聯網時代的來臨，向移動端轉移成為企業應用軟件不可阻擋的趨勢。不難想象這幅圖景：業務人員在采購、銷售、物流、生產等各個工作地點，都能通過智能手機app提交預算申請；企業管理人員無論身在何處，都能通過智能手機app對預算申請進行審批，也能實時查詢分析各項預算的執行情況。一旦預算使用過快或即將用完，手機app將自動對相關人員發出預警信息。在商業環境瞬息萬變的互聯網時代，預算軟件的移動化是預算管理與時俱進的必要條件。

（二）云計算

云計算是各類企業應用軟件在移動互聯網時代的另一重要趨勢。對預算軟件而言，這意味著預算軟件供應商將像電力公司通過電網向千家萬戶提供電力一樣，通過互聯網向各個企業提供預算軟件服務。這樣做有以下好處：首先，軟件的正常運行和維護升級由預算軟件提供商負責，企業用戶不必購買預算軟件，而只需按照使用情況付費。也就是說，企業將能以極其低廉的成本使用預算軟件，同時省去了安裝、維護和升級軟件的麻煩。其次，預算軟件的云端化將促使軟件提供商搭建開放式生態平臺，允許各家中小軟件提供商接入平臺，并提供各種各樣、靈活多變的預算管理服務，滿足各個企業尋求個性化預算管理解決方案的需求。再次，一直以來，預算軟件儲存、分析與計算能力的增長速度落后于數據的增長速度。隨著越來越多的預算軟件供應商嘗試使用內存計算（In-memory computing）、云計算、移動計算和社會計算技術，預算軟件將具備實時處理大量數據的能力，對預算執行的實時監控、預警與多維分析將成為可能。

（三）大數據預算

近年來風靡全球的大數據理念為預算的發展與改進提供了一個嶄新的視角與思維方式。大數據的興起源于普適計算、傳感器、物聯網、社會網絡、點擊流追蹤等技術的普及應用。這些技術能夠捕捉、記錄并且量化以前所無法獲得、無法記錄或無法量化的“微粒化”數據，這些數據描述了每個人行為的蛛絲馬跡、萬事萬物（包括周遭環境、人、物料、設備、零部件等）的分秒變化。來自方方面面的微數據匯聚在一起，能夠復原出事物或事件的本來面貌，宛如無數微小的拼圖碎片能夠拼湊出完整的圖畫。

借助大數據的東風，企業終于能夠擺脫粗放化預算管理模式，實現真正的精準化預算管理。打個比喻，如果說傳統預算好比用肉眼觀察企業，那么大數據預算便是用“顯微鏡”。傳統預算建立在高度綜合的框架上，預算項目往往使用會計科目級別的“宏觀”匯總指標（即使細化，仍然是部門、產品類別、事業部等高度綜合的級別）。相比之下，大數據預算可以深入底層，收集每位員工、每項作業、每臺設備、每項資產、每件產品等相關數據，進行分析并設立合理的“微粒級”指標，指導并控制每個員工在每項工作的表現。再者，大數據技術還能透過數據，分析出背后的潛在規律和模式。利用大數據技術，企業能夠更加準確地預測出產品需求，并能夠根據事態實時發展，不斷調整產品需求的具體數字，為動態調整各項預算數據提供了更加可靠的基石。大數據技術還能幫助企業分析各項活動、各項作業、資源耗費的合理性和有效性，這為制定更加有效的預算提供保障。

作者單位：南京大學商學院會計學系

主要參考文獻

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