網絡智能辦公系統的建設與實現分析

王瑾瑜

（呼和浩特職業學院，內蒙古　呼和浩特　010051）

網絡智能辦公系統的建設與實現分析

王瑾瑜

（呼和浩特職業學院，內蒙古呼和浩特010051）

網絡技術的應用可以讓高校對市場的需求變化更加了解，從而可以根據市場的需求調整教學方向。文章主要闡述了新型辦公系統的建立和實現，并分析了這種高效的辦公系統，以促進學校辦公方面的長遠發展。

網絡技術；智能辦公系統；高校

許多高校在傳統的辦公模式下進行信息的傳遞，但是信息的傳遞速度慢、辦事效率低。這不僅影響了學校業務的展開，而且在一定程度上對學校的發展產生了制約。因此，加強對學校辦公系統的改革是推動學校發展的重要前提，需要充分利用網絡的智能性來實現對學校辦公系統的轉型。

1　對新型辦公系統的概述

1.1網絡智能辦公系統的功能

新型辦公系統是以網絡技術為基礎形成的辦公系統，最大的特點就是能夠利用網絡智能技術來對界面進行控制。它是利用網絡技術與傳統辦公自動化系統相結合構成的一種新型辦公系統，兩者互相補充，對不足之處進行重新的調整與規劃。這種系統還有一個特點就是對權限的設置，并不是所有的信息都能進行共享。除此之外，這種新型辦公系統的功能也格外多，它集成了大多數辦公系統的功能圖標，用戶可以根據權限等級對相應功能進行應用。如圖1所示，一般學校的智能辦公系統的功能主要有工作流轉、文件管理、內部通訊等。這些功能的存在能夠大大提高學校的辦公效率。用戶想要訪問有關文件，必須要經過系統管理員的同意。傳統的辦公系統沒有這么好的保密性，安全指數也比較低。由于文件經常被反復利用，如果沒有儲存在固定的地方，就會造成文件的丟失。

圖1　智能辦公系統功能分析

1.2網絡智能辦公系統的結構分析

1.2.1表示層

表示層是用戶直接接觸計算機的層面，主要接受用戶的指令以及數據，并提交給系統中心，再反饋給用戶結果，具體通過客戶端實現這個目的。這種Web客戶端對不同的業務邏輯進行抽查，通過業務邏輯層表示出來，保證每一個客戶端在應用的時候不會受到干擾。

1.2.2業務邏輯層

業務邏輯層的主要內容是接受表示層傳遞過來的數據請求，再對每一個請求進行邏輯性的檢查，并對其分類，使得不同的數據請求能夠進入不同的數據層進行分析、操作，從而得出結果，最終將處理結果反饋給表示層。從結構的角度來看，辦公系統內部不同業務的組件相加起來共同構成了業務邏輯層。但是對于這些零散的組件來說，在不同的環境運行時，又會體現出相應的組件管理特性。以不同標準來分類，業務組件可以劃分為各種組件包，在這些組件包的幫助下，子系統能夠被有效隔離，從而減少各組件之間相互干擾的情況，對系統模板分離的實現有一定的幫助。

1.2.3數據層

這一環節的主要任務是根據數據請求在大量的數據庫中搜索用戶所需要的內容，從而得出相應的結果。數據層體現了較好的業務數據存儲能力。其在對數據進行存儲時，根據對象來選擇數據庫，即賬套。不同的業務體可以選擇同一個數據庫，其具有一些優勢。首先，存儲具有獨立性。學校作為一個獨立的核算體系存在，不同的科目體系有著不同的核算方法和各自的數據庫，通過數據層可以將數據存儲到對應的數據庫中，在使用的時候比較方便。其次，這種方法產生的性能比高。對于規模大的學校來說，所有賬套都儲存在一個數據庫中，隨著賬套的數量增多，數據表也會膨脹，這種方式比較簡便。但是如果對象是規模比較小的學校，那么這種方式將會帶來一定的負面影響。所以，采用每一個賬套對應唯一的數據庫可以避免這種情況發生，且有利于數據層的分布。所以，無論從哪個方面考慮，賬套分離的做法用于處理數據層都是有利的，而且能夠不斷完善其性能。

2　網絡智能辦公系統的建設研究

2.1網絡智能辦公系統的特點

這種新型的辦公系統具有一些優勢。辦公系統中所采用的數據庫為MySQL，比傳統的Oracle數據庫更加有效率，得出的結果也更準確。網絡辦公方式不受地域限制，可以隨時隨地對事務進行處理，節省了時間。采用瀏覽器、服務器等操作方式代替傳統的操作模式，提高獲取數據的速率和可靠性。系統的進入需要密碼檢驗，體現了辦公系統的安全性。

2.2建設網絡智能辦公系統的技術特點

2.2.1系統先進

采用先進的B/S操作模式，降低操作難度，讓用戶能夠更快適應，并利用其處理學校事務。Web技術的應用可以讓用戶不受時間和空間的控制，在任何聯網的計算機上都可以進行操作。簡單的人機界面減少了培訓時間支出，大多數用戶不需要培訓就可以應對自如。

2.2.2高度集成化

新型的辦公系統實用性極強，可以同時給幾百個用戶發郵件、發短信。系統集成化的特性在網絡會議等方面存在較好的優勢。系統本身集合了多方面功能，如：資金自動匯總，實用信息庫等功能，加強了工作與個人之間的聯系，使得計算機成為個人的移動辦公桌。

2.2.3系統升級、維護方便

網絡版模式的系統應用在進行升級、維護時減少了許多麻煩，不用經過多層程序進行檢修。用戶可直接進入網絡信息中心，刪除一些不常用或者不需要的信息，減少內存的占用。系統的維護升級工作只需要在服務器端進行，不用對每一個客戶端進行升級，同時也為學校節約了一大筆支出。

2.2.4安全保密性強

這種系統的用戶名是唯一的，不可能在同一個系統中找出相同的用戶名。用戶名與用戶密碼是一一對應的，用戶之間進行交流需要實名制，只有這樣才能保證信息的安全保密性。對于一些垃圾信息也能夠過濾掉，加強對有用信息的保密。在進入系統時，需要經過用戶、密碼的登錄驗證才能獲得相應的權限。

3　網絡智能辦公系統的實現分析

3.1系統目標的設定

系統的目標設置要根據單位的實際情況來分析。對于一般學校來說，以下幾個目標的實現是必須的。第一，內部通訊平臺的建立需要統一。學校擁有一個統一的內部通訊平臺可以增加用戶之間的密切交流，加強內部的凝聚力對各部門之間的事務處理有一定幫助。第二，建立信息交流平臺。在這個平臺上，屬于同一個學校的用戶可以進行資源共享，提高用戶對實用信息的查詢效率，加快對業務的處理速度。第三，以人為基礎來設計系統。系統的設計要考慮到大多數用戶的能力，不能設置難度過高的計算機界面，造成學校管理人員難以開展業務。并且如果系統界面太特殊，每一位用戶需要經過培訓才能正常操作，需要的培訓時間過多，對學校的辦公系統有一定影響。因此，系統的設計要體現人性化特點。第四，實現信息移動傳遞。即使不在同一個地方也能進行信息傳遞，這是網絡信息技術最大的一個優勢所在，提高了學校的辦公效率。

3.2功能模塊的設置

網絡智能辦公系統的功能模塊內容有很多，集合了許多辦公系統的功能，如：日程安排、網絡會議、電子郵件、各種信息庫的查詢等。網絡化辦公的模式不僅能夠提高信息的利用率，而且對信息的變化可以及時作出反應。

3.3系統的優點分析

3.3.1簡捷的工作流程

用戶可以根據自己定義的文件格式來決定相應的流程。不同的文件格式有不同的審批流程。在傳統的模式里，任何工作流程都是固定的，如果流程發生改變，就要相應地修改程序，任何變動都要實現同步化，系統才能正常運作。但是網絡智能辦公系統改變了這一模式，工作流程可以隨時按照用戶的需求進行調整，形成一種全新的信息交流方式。

3.3.2實現遠程辦公

互聯網之間進行實時對接，學?？梢酝ㄟ^這個渠道對異地的分校進行指導實現信息的交流，技術上的支持。學校的高層管理者可以對分校的事務進行遠程辦公，處理業務。

4　結語

綜上所述，隨著網絡信息技術的不斷發展，智能辦公系統在學校的辦公領域也逐漸占領了一片天地。網絡智能辦公系統的出現對學校的發展提供了極大的幫助。就我國目前的水平來看，這種辦公系統的發展還不夠成熟，還需要進行不斷完善，系統開發者要根據各所高校自身的特點對系統進行升級、修改，這樣才能實現學校內部和外部的雙向發展，推動學校整體的管理效率和辦公水平。

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［3］黃琳.基于OA網絡智能辦公系統平臺的圖書館信息服務［J］.科技傳播，2016（12）：145，165.

［4］高軍英.網絡智能辦公系統在施工企業中的實際運用［J］.中外企業家，2014（8）：63.

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［7］孫雪蓮.和田師專智能辦公系統的設計與實現［D］.成都：電子科技大學，2012.

Analysis on construction and implementation of network intelligent offce system

Wang Jinyu
（Hohhot Vocational College， Hohhot 010051， China）

The application of network technology can make the changes in the demand on the market more clearly learned by colleges and universities， so as to timely adjust teaching direction according to the market demand. The article mainly elaborated the new offce system establishment and implementation， and the effcient offce system was analyzed to promote the long-term development of the school offce affair.

network technology； intelligent offce system； colleges and universities

項目名稱：高職院校基于B/S架構依托CRP系統下的網絡智能評教系統開發；項目編號：NJZY16453。

王瑾瑜（1974— ），女，內蒙古呼和浩特，碩士，副教授；研究方向：計算機。