淺談辦公室人力資源管理

◎ 顏媛媛 南海航海保障中心

淺談辦公室人力資源管理

◎ 顏媛媛 南海航海保障中心

本文主要從加強辦公室人力資源管理的重要意義出發，對辦公室人力資源管理的現狀進行分析，進而提出了一些關于如何加強辦公室人力資源管理的措施，希望對辦公室的人力資源管理工作有所參考和借鑒意義。

辦公室人力資源管理 現狀 措施

隨著社會經濟的不斷發展，經濟學與人本思想的不斷強化，行政、企事業單位更加重視對內部人力資源進行有效運用，單位人力資源規劃、人員招聘與配置、人員培訓與開發、績效管理、薪酬福利管理、勞動關系管理等人力資源管理工作不斷加強。辦公室作為一個單位中重要的綜合管理部門，承擔著方方面面的職能，在整個單位的正常運行和不斷發展中發揮著極其重要的作用。因此，在一個單位中，充分重視辦公室工作的重要地位，分析辦公室工作人員管理現狀，針對當前辦公室人力資源管理現狀，提出有效舉措，對于發揮辦公室工作人員工作主動性和積極性，提升辦公室工作水平，特別是對單位整體發展目標的實現具有非常重要的作用。

1.加強辦公室人力資源管理的重要意義

在現代行政、企事業單位，辦公室是一個單位的日常辦事機構，是不可缺少的工作部門，具有輔助領導科學決策、實現政令上下貫通、對內聯系干部職工、對外聯絡重要工作事項等職能，在單位各項日常工作中占據重要地位。辦公室作為一個綜合性、整體性極強的部門，是聯系整個單位運作的“大腦”，是上下溝通、左右聯系的“樞紐”。充分發揮好辦公室的職能，不斷提高辦公室工作水平就需要充分發揮辦公室人力資源效能。現代社會以人為本的發展理念日益強化，人才成為發展的直接生產力，加強人力資源管理對辦公室職能的發揮起著至關重要的作用。辦公室人力資源管理工作性質極其特殊，辦公室單位要實現持續穩定發展離不開辦公室職能的充分發揮，而隨著辦公室工作綜合性、復雜性日益增加，單位整體效能的提升，對辦公室工作效能也提出了越來越高的要求。當前形勢下，加強對辦公室工作人員的管理，提升其工作主動性和積極性，最大限度地發揮辦公室職能，實現單位更好地發展顯得尤為重要。

2.辦公室人力資源管理現狀

2.1人員配備不足，結構不合理

在現代社會，為了追求直接經濟效益，實現效益最大化，大多數單位都偏重對可以直接產生經濟效益的部門的投入，往往忽視綜合部門、后勤保障部門的重要作用。在人力、物力等資源的分配上也會出現類似的情況，在資源配置上向業務部門和技術部門傾斜。招錄到素質較高的員工或者發掘到表現展優秀的員工時，優先考慮安排到核心業務部門工作。由此導致在配置在辦公室工作崗位的人員，業務素質和能力普遍較低，特別是人員配備上往往不能滿足辦公室繁雜的工作要求，進一步導致辦公室工作人員對崗位工作自我滿足感不強，對自我價值的實現信心不足。以上因素直接導致辦公室整體運行效率低下，在整個單位中占據的地位越發不高，由此牽扯單位核心部門的正常運作，從而對整個單位的發展產生極為不利的影響。

此外，還存在人員專業結構不合理的現象，多種專業人才混雜，而文秘專業、行政管理專業出身的人員較少，在行政事務處理、文件處理等工作經歷基本空白，與辦公室實際工作難以有效銜接。從工作經歷看，大多數人都是在辦公室一坐到底，經歷比較單一，還有一部分不能適應辦公室繁雜瑣碎的工作，在工作一定時間后調動到核心部門工作。以上人員基礎條件，決定了大多數辦公室基礎薄弱，工作中存在被動應付情況，具備較高素質的行政管理人才、能夠熟練駕馭大材料、大報告撰寫的“筆桿子”“一將難求”。總體看，辦公室普遍存在著人員年齡老化、學歷低、流動慢、專業結構不合理、履職能力差等問題。

2.2崗位設置不合理

崗位的設置和分布、職務的合理確定，是一個部門能夠順利、有效運轉的重要基礎。無序、混亂的崗位分布，無法促成發展穩定整體目標的實現，反而會成為造成單位內部管理混亂、阻滯發展的“絆腳石”。

辦公室承擔職能較多，任務零散、繁雜，實現辦公室崗位設置合理化、人員分工最優化必然能夠事半功倍。然而，現實中，在辦公室崗位設置和人員分工時缺乏科學化分析和量化計算，一般采用簡單切“豆腐塊”的方式進行，無論工作多寡，每人負責一塊或多塊“豆腐”。辦公室工作量分布不均衡，這樣往往導致忙的忙死、閑的閑死，極大影響大家的工作積極性。在人員分工中，論資歷排行、拈輕怕重的現象比較普遍，如果不能實現崗位履職要求與人員能力素質對應，勢必會影響個人工作效能的發揮，導致不適崗、大材小用現象。在崗位設置中，沒有對每個人工作量的考量，急緩不分，容易導致時效性強、需要實時反饋的工作因為其他日常性工作的掣肘，不能及時完成，影響工作效率。

2.3缺乏有效的激勵機制

現代社會是一個經濟迅速發展的社會，也是一個充滿競爭的社會。通過對自身素質和周邊環境的分析，每個人都會確立自己的發展目標，對個人職業發展有一定的規劃。辦公室工作人員，長期局限在同一部門中，晉升渠道受限，導致工作積極性不高。單位對辦公室工作人員素質提升的投入較少，對辦公室工作人員的培訓安排得較少，無法獲得自我素質的提升，在工作中仍然處于低效率、出錯多、重復做工的狀態。辦公室工作的瑣碎性決定了工作業績不容易體現，現有目標考評機制對辦公室業務工作的考核難以體現公平性、全面性，對新進人員來說，不容易做出成績，工作主動性不高。

3.加強辦公室人力資源管理的有效措施

3.1重視辦公室工作人才選拔，優化人員結構

隨著現代社會科學技術的進步，現代管理機制的引入，單位也應該轉變管理理念，對各部門承擔的職能和發揮的作用重新評估，實現各部門均衡發展。特別要摒棄重業務輕綜合的觀念，重視辦公室在整個單位運轉中的“潤滑劑”、“調和油”作用，在引入辦公室綜合人才方面加大力度。一是按需定編，合理確定辦公室人員編制，承擔工作職責較重的、長期負荷過重的，應相應增加人員，而對于因整體素質較低導致重復作業較多、存在冗員現象的，要適當的調整分工、精簡人員。二是在辦公室工作人員的選聘上，優先考慮高層次高素質的人才，要求既能適應辦公室綜合工作的需要，也能帶動整個辦公室工作實現科學化、高效化，實現辦公室人員學歷層次的提升和結構的優化。三是暢通人才交流渠道，選賢用能不拘泥于部門、崗位的限制，綜合管理能力強的業務人才也可以提拔到辦公室任職，作為對個人綜合素質的一種歷練，辦公室工作人員也可以交流到不同崗位，加強對單位方方面面工作的認知了解，實現業務素質的提升，這將更加有助于辦公室整體素質的提升。

3.2優化崗位設置，實現合理分工、組合最優

一個部門的崗位設置，應根據形勢發展需要，結合單位戰略或組織結構的調整，實現協調配合、優化組合，并定期審查合理性，不斷優化、調整部門的崗位設置。現代辦公室業務的發展與以往相比也有了較大區別，各種信息化手段的應用也迫使辦公室分工格局和崗位設置面臨變革。一是綜合考慮單位工作特性和辦公室工作情況，不搞一刀切，按照單項工作量多少、工作復雜難易程度以及分工均衡原理，科學、合理確定崗位職責。每個單位情況不一樣，采取的分工模式和崗位設置也允許存在差異，不能生硬的照搬照抄他人經驗。二是從非科學的崗位設置轉向專業化的科學流程設置，對辦公室各項業務進行梳理，建立精簡、高效的業務流程，綜合業務流程各節點，消除上下交叉、重疊多頭部分，去除重復冗余，實現分工合理、配置最優。

3.3建立科學的激勵機制，最大限度激發工作主動性和積極性

現代管理理念強調“以人為本”，重視開發人力資源，激發人的潛力，從而提升整個組織的競爭力。辦公室人力資源管理工作也要不斷創新人才管理理念和管理方式，切實重視職工的精神、物質需求，制定相應的人力資源管理舉措，建立激勵機制，充分調動辦公室工作人員的積極性和主動性。建立科學的考評機制是激勵機制的重要一環，是人力資源管理的核心。科學的評估機制應該包含崗位適應性、工作責任性、完成工作的質量和效率的考評等，通過考評可以實現對優秀員工的獎勵，對不合格員工的淘汰。在黨政機關、事業單位和企業中，實行競爭上崗的選人機制和優勝劣汰的用人機制是必然的趨勢，只有讓真正有能力的人才脫穎而出，實行低素質的、不適崗的人員淘汰制，才能夠營造內部良性競爭氛圍，充分激發員工的工作積極性。培養員工建立職業發展規劃，激發員工的自信心，引導員工重視辦公室崗位工作價值和自身發展潛力，加大辦公室業務培訓力度，提高業務熟練度和競爭力，都是激勵員工在辦公室工作崗位上重視自身價值、不斷進步的有效手段。