檔案工作管理體制和運行機制的改革與創新

劉博

摘 要：隨著社會的發展，各個企業和單位的管理模式不斷革新，檔案管理作為一項基礎工作，也需要在管理體制和運行機制方面進行改革與創新，以滿足企業、單位發展的要求。本文分析總結了檔案工作管理體制與運行機制方面存在的問題，并探討了對其進行改革與創新的措施。

關鍵詞：檔案工作；管理體制；運行機制；改革；創新

檔案管理工作具有十分重要的現實意義。目前，檔案工作中舊的管理模式難以適應時代發展的需求，因此必須從管理體制和運行機制兩個方面進行改革創新，以提高單位的工作效率。

一、檔案工作管理體制和運行機制存在的問題

（一）單位重視程度不足

在實際的檔案工作中，單位領導往往只看到當前的經濟效益，而忽略了檔案管理對于單位長遠發展的重要價值，對檔案管理工作重視程度不足。檔案管理人員在實際工作中，認為檔案工作無足輕重，因此工作消極怠慢，不能夠積極認真的處理檔案工作的相關事宜，導致檔案管理工作質量降低，檔案資料不能夠實現合理的利用。對此，相關單位不能予以高度重視，對檔案管理人員的素質要求較低，也就不會投入足夠的資金對管理人員進行專業培訓，導致檔案工作處于單位管理的劣勢地位，難以實現其應有的經濟價值。

（二）制度不完善

有些部門和單位存在著檔案管理工作制度不完善的問題。檔案管理工作制度不健全，難以實現有效落實，就會使得單位運行管理工作流程不健全，影響各項工作的順利開展。此外，檔案工作的搜集、整理、保密等工作機制不夠完善，常常出現信息缺失、資料損壞、查找困難等問題，嚴重阻礙了檔案管理的工作效率。此外，雖然有些單位建立了完整的檔案管理制度和流程，但是執行力度不夠，使檔案管理工作的管理水平難以提高，這樣使制定出的檔案管理制度失去效用；有的單位在收集檔案材料時，因為制定的制度得不到良好的落實，工作考核不明確，上交檔案材料與否全憑個人意愿，導致檔案收集不全、不及時等現象。

（三）不能夠正確運用新的技術和設備

如今是互聯網時代，計算機應用技術的使用貫穿于社會各個領域。為了更方便地進行管理檔案工作，很多單位都運用了計算機和網絡。但是也有一些單位不重視檔案管理，也不重視計算機網絡在檔案管理方面的運用，導致計算機應用技術在單位檔案管理上還只是粗淺的利用，進一步深層次利用的需求意識非常不成熟。現在雖是信息時代，但是有的單位為了節約成本，依舊選擇舊的管理模式，這給檔案管理工作帶來負面消極的影響，不利于提高檔案管理、利用效率。

二、檔案工作管理體制和運行機制的改革與創新措施

（一）管理體制的改革與創新

1、整體以及部分的宏微觀考慮

檔案工作的管理體制主要表現在宏觀管理體制和內部的微觀管理體制方面。不同的單位的產業規模、發展方式和經營理念不盡相同，不能全國上下全盤采取單一的檔案管理模式，因此要實現單位檔案檔案管理工作的個性化，促進現代化檔案管理體制的發展。在宏觀上要樹立管理模式多元化的觀念，以資產為紐帶，建立“以主管單位為主，以下屬單位為輔，各自檔案自主管理，共同檔案集中管理”的管理模式。此外，單位在檔案管理的時候以引導、服務、咨詢為主，突出檔案工作的服務性，能夠進一步完善檔案管理體制。

2、提高工作人員責任意識

在檔案管理體制的創新當中最主要的還是人員科學方法和責任感的培養。在檔案管理要求方面，工作人員必須是知識型的高素質人才。案管理人員的素質必須嚴格要求，需要經過嚴格的培訓，并且需要有很強的專業知識和工作的責任感、榮譽感，通過激勵制度激發檔案管理人員不斷進步，更好地融入工作中去，進而促進檔案管理體制的不斷創新。隨著科學技術的發展，檔案管理手段更新和管理水平的提高，必須明確各個部門的職能，將各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與工作同步考核、同步發展。

（二）檔案工作運行機制的改革和創新

運行機制是根據是使用期間的使用方向進行劃分的，不斷的總結工作期間遇到的阻礙問題，對運行機制進行完善，是管理體制創新的必然要求，是管理模式改革的需要。

1、加強工作人員的培訓

對于工作人員要加強培訓，吸納和培養高素質的檔案工作人員隊伍。檔案管理的現代電子化對管理人員提出了更高的要求，這就要求工作人員不斷加強學習，充實和提高自己的檔案管理和計算機業務水平。除必須掌握文字處理、排版以及文件、郵件的收發外，還要掌握聲音、圖像等多媒體文件的處理和操作，電子文件的歸檔方法以及在網上對電子文件操作者進行可靠的身份識別、權限控制等。

2、加強監督

監督主要指的是內部自身的監督以及國家檔案管理行政部門的執法監督上。檔案行政管理部門主要是延續其集中管理的方式，將重要的檔案進行不定期檢查，以防比重大的商業機密外泄。內部則是在管理方面還要過于集權，防止主要管理人員監守自盜，以及在檔案使用方面的一些不規范的行為。

3、實現信息化管理

檔案管理中應該充分借助計算機設備來完成工作任務，利用現代化信息技術提高檔案管理效率。工作人員可以將紙質檔案通過掃描、錄入保存在計算機的檔案管理軟件中。如果需要對檔案進行調動，只需要在系統中搜索相應的名稱既可完成，簡單便捷。此外，檔案管理工作還要及時的對信息內容進行更新，與實際使用情況相對應，確保使用環節能夠高效進行。

三、結束語

總而言之，在信息化時代，檔案管理對于提高單位的工作效率發揮著越來越重要的作用，面對檔案工作管理體制和運行機制存在的問題，相關單位必須予以高度重視，積極分析總結經驗，采取有效措施實現檔案工作管理體制和運行機制的改革與創新，從而進一步提高檔案管理工作水平，使檔案工作更好的服務于社會。

參考文獻：

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