運用項目管理方法提升高校二級單位行政工作效率

唐孜彥

摘 要：高校二級單位既受學校的統一管理，又有著一定的自主權，但目前由于事務眾多、硬件設施不到位、辦事流程長等多種原因造成其工作效率與企業相比有著相當大差距。可在行政工作中借用項目管理思想，通過合理進行工作任務分解、流程優化、人員能力提升并配合先進管理工具的使用提高工作效率。

關鍵詞：高校二級單位；項目管理；工作效率

高校行政效率是指“是高校教育行政機關和人員在一定時間的教育行政活動中，教育行政總產出與教育行政總投入的比率關系。”[1]當前國內高校普遍采用總體管控、分級管理模式，二級單位的行政除了承擔學校下達的任務外，還兼有外部拓展、內部管理等多重工作，亟待通過科學的方法提高行政工作效率。

一、二級單位行政工作現狀及問題

（一）涉及的事務眾多，千頭萬緒

二級單位行政工作涉及黨政（工會）、教務、科研、財務、人事、外事、學生工作等多個方面。如財務工作，又覆蓋預算管理及經費使用進度控制、人員酬金發放、運行費使用與報銷、縱向/橫向經費建卡及使用、稅務管理等等；如人事工作，需要與學校人事處人事科、工資科、社保科、專家科、教師科、師資辦、職員辦等多個科室接洽，每個科室均有多項工作任務。于此，二級單位的行政人員往往身兼多職，每項工作能投入的時間精力有限。

（二）硬件條件客觀上造成效率低

1.分校區辦公造成在途時間過長

目前大部分高校采取主校區、分校區同時辦公的方式，有的高校甚至擁有兩到三個分校區，這為行政工作的開展帶來極大不便。特別是集中開會、送交文件、簽字蓋章等情況，即使校區間有校車直達，但往返仍耗費不少時間，影響辦公效率。

2.辦公系統不智能，耗時嚴重

相對企業而言，高校的智能化進展非常緩慢，大多數高校雖已建立起OA系統，但并未得到大力推廣，日常行政事務仍采取傳統方法，如下發文件仍使用紙制版本需各單位派人領取，文件公開仍采取張貼、集中學習、傳閱等方式；又如需要各部門會簽的文件，如有一部門領導出差，整個流程就無法向下進行。

（三）涉及部門多，流程長

出于安全和責任制的考慮，高校各種工作流程環節較多，造成二級單位行政在辦理的時候耗時較多。以財務野外考察為例，在票據收集之后，首先需要經手人、驗收人對所有票據進行簽字，對于無法提供發票的費用（如勞務費）需要對方提供收條、身份證復印件、情況說明等材料。對校外人員轉賬還需要單獨的校外人員經費發放表，若轉賬時銀行信息與財務系統設置的不一還需要財務處處長簽字。整個流程大約有15個環節，一般需要2-3個星期才能辦結。在目前的管理制度下，有很多類似的流程，客觀上造成行政效率較低。

（四）考核體系引導不夠，管理舉措不到位

在高校現行的人事考核體制中重點在于“未出現責任事故”，而對工作效率并沒有嚴格的要求，也沒有形成儲如“N個工作日辦結”的具體要求。各類晉升、評優的考核更多依賴于民主投票而不是工作完成情況，所以在行政工作中難免對工作效率的重視不夠。

（五）培訓不到位，工作技能欠缺

受高校人事招聘條件限制，目前在高校二級單位從事行政工作的，一部分為老體制下的事業編制教師，一部分為完成學歷教育后就直接進入工作崗位的學生。在學校這種工作環境中，這兩部分人群很難接受到工作效率的訓練，也缺少發現和使用高效工具的體驗。使用辦公軟件還停留在WORD、EXCEL的基礎階段，缺乏提升效率的有效手段。

二、項目管理思想概述

項目管理這一概念源于二戰時美國研究原子彈的曼哈頓計劃，其大規模發展始于1957年美國杜邦公司在設備維修中的應用。〔2〕它通過定性、定量相結合的方法，將一些先進的管理理念和手段引入日常的項目管理中，極大地提高了工作效率。將項目管理方法運用到高校二級單位行政活動中，主要有三個方面的作用：

一是合理的結構分解：按照項目管理的原則，凡是應該做的工作都應該出現在工作分解結構中，這就有利于從全局出發整體把控。

二是細致的時間管理。通過分解工作，確定重要節點，可以對每項工作需要的時間給出大致準確的估計，對工作進度做到“心中有數”，避免工作延誤。

三是最大化資源效用。通過項目管理，可以明確在什么時間某種資源（人員、設備、資金）投入，從而能產生很好的協調和平衡作用，避免資源的沖突和過度使用。[3]

三、改進舉措

借用項目管理思想，二級單位可從以下方面著手提高行政效率。

一是針對專項工作設立專人負責制。在二級單位內部，可嘗試打破現有的職能部門，特別是在涉及不同行政職能時，可設定專人負責制，對現行工作進行并行掌控，并通過改革內部考核等方式進行管理。

二是將常規工作標準化。將常規工作，如每月酬金申報、科研經費到校辦理、新員工入職等事項繪制詳細流程圖，標明重要環節，使工作標準化，做到“零基礎”上崗，提高辦事效率。

三是建立內部資料庫，實現共享。二級單位在上報資料時應注意資料留存，可設置單位資料庫，在符合保密要求的條件下實現單位內部的資料共享，減少信息的重復收集。

四是借用項目管理工具，特別是在期末、年底等工作任務較多的時點，可采用甘特圖、矩陣圖等工具，掌握任務的計劃和任務的執行，了解工作開展進度，對各項工作的推進情況總體把控，減少遺漏和疏忽。

將項目管理思想運用于高校二級單位行政工作是一個長期的過程，需要長期的努力和持續的改進，只有行政效率有效提升，才能為高校科研水平提升提供必要的保障。

參考文獻：

[1]陶文信.影響高校行政效率的因素及提高途徑[J].鄭州航空工業管理學院學報（社會科學版），2006，25（4）：135-137.

[2]程鐵信，霍吉棟，劉源張.項目管理發展評述[J].企業管理，2004（2）：59-63.

[3]楊本昭，徐偉俠.項目管理在高校行政管理中的應用[J].西北工業大學學報（社會科學版），2005，25（4）：76-78.

（作者單位：四川大學文化科技協同創新研發中心）