淺談貴州大學檔案館（校史館）管理改革

文/唐圣琴

淺談貴州大學檔案館（校史館）管理改革

文/唐圣琴

針對貴州大學檔案館（校史館）存在的主要問題，在管理上采取了一系列改革措施，改善了工作條件，激發了館員的職業自信心、自豪感，提高了工作效率和學術水平，使本館工作實現了跨越式發展。

貴州大學；檔案館（校史館）；管理改革

貴州大學檔案館成立于2004年11月，由原貴州大學和原貴州工業大學兩校干部人事檔案室、綜合檔案室合并而成。2013年9月檔案館與校史館合并更名為檔案館（校史館）。為了較好地適應時代發展對檔案工作的新要求，我館針對發展中存在的主要問題，積極探索適合本館發展的管理措施，努力實現檔案工作的新跨越。

一、十年發展中存在的主要問題

本館經過十年發展，已積累了較豐富館藏資源、一定設施設備以及豐富實踐經驗的館員隊伍，截止2013年8月，有在職人員10人，館藏檔案6萬余卷，配有計算機、復印機等設備，但因存在一些問題，導致工作人員工作效率較低，發展較為緩慢。

（一）學習理念較滯后

一個組織、一個隊伍的競爭力、生命力，主要表現在學習能力上，而檔案館的競爭力不僅在于館員學歷水平高低，更重要的是其學習能力強弱。長期以來，由于館內學術氛圍較缺乏，部分館員忽視學習，憑經驗行事；有的懶于學習思考；有的為職稱而學追求不高。如萬方數據資源系統10年僅收錄本館8位著者的10篇論文（表1），直到 2012年才有了第一個檔案系列副高職稱。由于館員學習觀念滯后、學習能力較弱，既阻礙了自己進步，也影響了本校檔案事業發展。

表1 本館論文、科研及獲獎情況

（二）科研意識較為淡薄

合并前全館僅1人曾參與過科研課題，多數人科研意識十分淡薄，原因是：一是沒有把科研工作納入日常工作體系，僅滿足于“守門看攤”，簡單應付式工作；二是科研課題申報難經費少，使部分人產生畏難情緒，不愿申報，因此，直到2013年10月才有了第一個廳局級立項課題。

（三）所需人才匱乏

兩館合并前，本館職稱結構（副研究館員1人，高級政工師1人，館員7人）和專業結構（檔案專業碩士1人，大專2人，其余為其他專業）均不夠合理，加上館員學習深造機會少、待遇低，沒有職業滿足感，存在人才外流（唯一的檔案專業碩士于2013年10月調離）；此外，社會對高層次人才的大量需求，也使檔案館很難引進信息化所需人才，導致本館與信息化相關的工作如網站設計、更新等難于開展，檔案信息化進程十分緩慢。

（四）工作效率不高

一是工作條件較差。現有設備如電腦、復印機等從建館購進后大多未更新，已嚴重老化，故障頻發，不僅威協檔案安全，也影響館員的工作興趣和效率；二是不太重視學術活動。沒有加入省級以上任何檔案學會，外出學習、交流少，存在閉門造車；加之在學校的地位、待遇偏低，等等。致使館員被動、坐等歸檔，工作效率較低，出現學校部分學生學籍檔案10余年未歸檔，新校區一期工程建設項目檔案幾乎未歸檔等現象。

二、管理改革措施

思路決定出路，沒有觀念創新就沒有管理、服務創新，只有更新觀念，創新管理及服務，才能適應新常態，實現新跨越。2013年9月與校史館合并，新班子到任后采取了一系列改革措施，努力構建一個積極向上、自覺學習、勤于學習的學習型團隊。

（一）樹立共同愿景，提高凝聚力

貴州大學是本省唯一一所“211工程”、“一省一?！苯ㄔO大學，檔案館理應是全省最好、全國有一定影響力的，但本館總體水平與全國大多數院校相比差距甚遠。為此，新班子首先制定了年度和中長期發展目標，將館員發展與本館目標結合起來；并通過宣傳、教育等方式，引導館員理解并認可，以此激發其內心愿望和意志力，提高凝聚力，形成驅動力，提升學習力、創造力和競爭力，使其愿意為達到共同目標而努力。

（二）狠抓基礎設施建設，創造良好工作條件

良好工作條件有利于激發館員工作積極性和創造性。針對本館基礎設施較落后現狀，通過多方呼吁，積極爭取，一年內新購計算機14臺、多功能一體機4臺，還有攝像機等共計近30萬元的設施設備，使檔案工作所需設施設備大多更新且一應俱全，工作條件明顯改觀。

（三）完善規章制度，努力以法治館

檔案館管理也需隨時代變化與時俱進，適時制定和修訂有關規章制度。為此，本館對原有規章制度進行重新修訂（新增23個），編制檔案業務指導手冊若干，使館內各項工作有章可循，管理從人治向法治轉變，為決策科學化、工作制度化、流程規范化、業務指導高效化打下了堅實基礎。

（四）以人為本，滿足館員合理需求

人事管理的立足點應是充分調動館員積極性，開發其潛能，發揮館員的創造精神，盡量做到人盡其才，才盡其用，用其所長，避其所短的以人為中心的管理。［1］館員既是檔案價值的創造者，又是實現者，檔案館運行好壞關鍵就在于管好用好館員。為此，本館確立了以尊重人、信任人、激勵人為出發點和歸宿的人本管理思想。館領導把館員當成服務對象，采取尊重、激勵、溝通等人性化管理手段，盡可能使其感受到民主、平等、鼓舞和幫助，體會到做人的尊嚴及工作樂趣；同時還關心館員，設法提高其待遇，努力創造具有親和力的人文生態環境。如館領導主動了解館員的思想、生活狀況，縮短與下屬的心理距離；工作上注意發揮館員長處，幫助其規劃職業生涯；在工作要求上盡量根據館員個人能力（如給高學歷、工作能力強的壓擔子，給學歷較低但實干精神較強的更多關心和幫助等）；工作檢查時注意肯定優點，淡化不足等。同時，盡量滿足館員合理需求，如館員反映強烈的設備陳舊、學習資料缺乏等，均是出于對工作負責和學習需求。為此，本館及時更新設施設備，訂購檔案專業報刊，組織外出參觀學習等，較好地滿足了館員需求；等等。從而提高了館員的認同感和滿足感，使其潛力得到較好發揮，工作效率明顯提高。

（五）搭建學習平臺，營造良好學習氛圍

人力資源增值和提高工作效率的重要途徑是鼓勵館員學習、培訓，提高其綜合能力。為此，我館搭建了良好學習平臺：一是成立館內學術委員會，組織并指導館員撰寫論文、申報課題，開展培訓等；二是創新學習模式，采取如下舉措：（1）會議培訓：加入全國檔案學會、全國高校校史研究會等并積極參會。僅2014年就有11人次參加了有關會議。（2）學習培訓：利用國內、校（館）內教學資源開展館員培訓，一年內有28人次分別參加了“檔案數字化與信息資源利用及網絡安全”等國內或校（館）內培訓。（3）學習匯報：外出參會、學習培訓人員回館后以PPT形式，匯報別館值得借鑒的經驗及自己的收獲、體會，這既能讓外出人員將所見所聞消化、內化成自已的知識，培養其文字組織、語言表達等能力，也能讓其他館員拓展視野，取得1人外出全館受益的倍增效應，僅2014年就有24人次到全國公共或學校檔案館（如上海浦東新區館，浙江大學館等10余館）參觀學習，召開館內學習匯報會6次。（4）活動模式：推出“三個一”學習活動（即一周學一個概念，一月學一個人物，一年寫一篇論文），通過活動助推學習，等等。從而在館內營造出安心學習、善于學習和樂于學習的良好氛圍。

（六）建立激勵機制，鼓勵館員參與管理

激勵機制是誘導館員產生持續追求成功、強化責任和不斷勝任工作的直接動力。我館建立了有效的激勵機制，如設置學術科研、學習培訓、服務等獎項，激勵館員努力學習、工作。且館領導的學識、業務能力等個人魅力，對聚集人才并使其愿意努力工作也是重要因素。為此，館領導帶頭開拓創新、努力工作、學習等，并獲得了全國檔案學會“優秀論文”和省檔案局科研立項，在全館起了較好示范帶動作用。此外，還引導館員參與管理，通過“合理化建議獎”、召開務虛會、談心等方式，讓館員獻計獻策，營造人人關心本館發展，積極參與管理的民主氛圍。這既使館員將個人利益與全館利益結合起來，滿足其被重視和自我實現需要，又提高了領導決策的科學性。以上措施不僅極大地刺激了館員的學習欲望，提高了工作主動性和積極性，也使其樹立了參與管理意識，絕大多數人已由“要我工作”轉變成“我要工作”，并主動提出合理化建議。

（七）加強宣傳教育，提高奉獻精神

為進一步增強館員凝聚力和奉獻精神，主要采取：更新網站，拓寬和豐富欄目內容；舉辦檔案宣傳活動、編制工作簡報等多種方式開展網上網下宣傳，以擴大影響力，提高知名度。僅2014年網上報道簡訊達70余篇，網站月均點擊率從175次上升到368次；組織館員到本校早期校友紅色特工冷少農紀念館等接受愛國主義教育，觀看《焦裕祿》等影片，使館員從心靈深處受到洗禮，從而提高了奉獻精神和工作主動性、積極性。

三、管理改革成效

以上改革措施經過一年的實踐已初見成效，全館工作取得了跨越式發展，主要體現在：

（一）學術水平明顯提升

2014年全館公開發表學術論文13篇，會議交流論文5篇（其中4篇獲全國或省級學會獎），廳局級立題課題1項。一年取得的學術成績超過了過去10年的總和（表1），是跨越發展的一年。

（二）工作效率大幅度提高

為較好完成“海峽兩岸三地校長聯誼會”參觀接待，一個月內設計制作了24塊新展版，征集展出教職工論著近百冊；半年完成了5萬余卷綜合檔案的整理、清點，支撐材料準備等，順利通過全省檔案工作行政執法檢查并受到書面表彰；年度目標考核在25個單位中名列第五；獲本?！拔逡唤韼綐吮鴯彙?、“五一巾幗標兵”（1人），等等。這極大地提升了館員的自信心和自豪感，工作效率大幅度提高。

（三）地位有所提高

本館已成為學校外賓來訪的主要參觀地和學生愛校教育重要基地；在學校出版的“百年貴大，十年跨越”圖冊、工作計劃等工作中也有了一席之地；有關工作已得到校領導重視，分管領導組織召開教學、基建等專題會；學校撥出150余萬元專款支持干部檔案信息化，等等。這充分體現了“有為才有位”。

雖然本館管理改革已初見成效，但路還很漫長，任務還很艱巨。管理的下一步目標就是要建立一個有持續學習及創新能力，能不斷創造未來的學習型團隊，使本館獲得健康可持續發展，最終達到個人、檔案館（校史館）、學校三贏。

（責任編輯：仝建平）

［1］ 劉轉平.人本原理視閾下的檔案館工作審視［J］.北京檔案，2012，（1） .

The Management Reform of Archives （History Museum） in Guizhou University

Tang Sheng-qin

G271.6

A

1005-9652（2016）02-0140-03

唐圣琴（1962—），女，貴州遵義人，貴州大學檔案館（校史館）副館長，研究館員，碩士。