地方高校秘書隊伍現(xiàn)狀與專業(yè)培訓研究

郭麥霞

摘 要：通過對地方高校秘書隊伍現(xiàn)狀進行抽樣調查、訪談，分析了地方高校秘書隊伍的現(xiàn)狀及存在的主要問題。對秘書隊伍進行專業(yè)培訓的必要性進行了研究，并就怎樣加強地方高校秘書隊伍培訓提出了相應對策，以期為提高地方高校管理隊伍整體水平提供有益探索。

關鍵詞：地方高校；秘書隊伍；建設；培訓；管理水平

中圖分類號：G648.4 文獻標志碼：A 文章編號：1008-3561（2016）29-0098-02

作為高校管理隊伍一支不可或缺的力量，高校秘書活躍在校（院）各級的行政部門，承擔著越來越重要的職責。高校秘書在學校（學院）領導的直接領導下，服務于學校工作的方方面面，肩負著輔助決策、承辦文書、會務等常規(guī)性及程序化工作等職責。自1999年5月起，教育部大幅度擴大了高等教育招生規(guī)模，由此引發(fā)和加劇了教育管理難度。由于管理事物增多，使得高校本來緊張的師資又增添了負擔，學校管理手段和管理人員隊伍素質呈現(xiàn)出與招生規(guī)模迅速擴大不相適應的問題，高校秘書隊伍在高校管理中面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。結合地方新建本科院校實際，剖析地方高校秘書隊伍的現(xiàn)狀，以及秘書隊伍建設所面臨的問題及發(fā)展對策。

一、地方高校秘書隊伍構成

隨著高等教育由“精英教育”向“大眾教育”的過渡，許多地方性學校紛紛轉型，升級、合并，擴大招生規(guī)模，成為擴招大軍中重要的一支力量。但規(guī)模的擴大需要增加師資，如果生師比提高過快而師資跟不上、管理跟不上，有可能會因師資規(guī)模增加過快而導致整體辦學水平的下降，從而影響教學質量。近年來，伴隨著高等教育日新月異的發(fā)展，高教管理體制改革也受到了關注。地方高校管理隊伍構成體現(xiàn)出多元化的特點，秘書隊伍也是如此。秘書隊伍既有來自高等院校畢業(yè)的高學歷教育背景人才，也有由于校際合并而產生的一大批非專業(yè)人員和素質偏低的管理人員，這些使得地方高校秘書隊伍整體專業(yè)素質良莠不齊。由于很多高校重視教師隊伍專業(yè)化建設工作，而對管理隊伍專業(yè)化建設工作缺乏重視，使得許多新建本科院校管理制度落后，管理層面的激勵機制不健全，使秘書群體在高校行政管理中面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。

二、地方高校秘書培訓的必要性

1. 提高秘書自身素質的需要

地方高校的秘書隊伍構成的多樣性特征注定了必須加強秘書隊伍的培訓。對于通過統(tǒng)一招聘新進入院校的秘書人員來說，雖然具有較高的學歷層次，但許多人并不是學的高教管理專業(yè)，有的是文科生，有的是理科生，有的是工科生，對從事管理工作的知識和技能需從零學起。對于常規(guī)性工作固然可以通過實踐經驗的積累，依靠老同志的帶領逐步掌握，但管理畢竟是一門科學，只有通過系統(tǒng)的培訓，才能使新入職的秘書盡快找到工作定位，成長為一個優(yōu)秀的秘書。對于從其他崗位轉崗或高校引進人才解決家屬安排而進入秘書崗位的工作人員，進行培訓更是迫在眉睫的事情。高校不同于其他行政部門，高校秘書需要面對的是高水平、高層次、高學歷的工作對象，僅僅有踏實認真的工作態(tài)度是不能解決工作中的實際問題的，只有不斷提升自身業(yè)務素質，獲得相關的管理知識，才能勝任高校管理工作。

2. 地方高校發(fā)展的必然要求

地方高校經過發(fā)展初期的招生規(guī)模擴大、校園基礎設施擴張、辦學層次提升后，許多由快速發(fā)展帶來的弊端也逐漸顯現(xiàn)出來，管理方面的問題最為明顯。地方高校在擴招過程中伴隨著各種資源的嚴重短缺，所以在學校發(fā)展策略上就有所取舍和側重，往往將學校的優(yōu)勢資源投入到保障教師教學水平的提高方面來，對管理和服務水平的重視程度較低，長此以往，地方高校的管理和服務水平越來越跟不上學校飛速發(fā)展的步伐，嚴重制約了學校的可持續(xù)發(fā)展。就全國高等教育發(fā)展的現(xiàn)狀來看，盲目擴張造成了許多高校在專業(yè)設置上貪大、貪多、貪全，專業(yè)設置重復、功利化，造成了資源的浪費，同時也面臨著生源萎縮的窘境。轉型發(fā)展已成為地方高校必須面對的一個問題。地方高校只有重視管理人員培訓，彌補學校在管理力量上的短板，才能使地方高校獲得可持續(xù)發(fā)展的動力，秘書隊伍作為高校管理人員的一支重要力量，加強培訓勢在必行。

三、地方高校秘書培訓的現(xiàn)狀

1. 主管部門對秘書培訓不夠重視

盡管各地方高校都意識到管理隊伍對學校發(fā)展所起到的重要作用，但重視程度還遠遠不夠。以我省舉辦的各類培訓來說，秘書方向組織的統(tǒng)一培訓這幾年只有“甘肅省《黨政機關公文處理工作條例》暨最新公文知識培訓班”一次，且只是針對專職從事秘書工作的人員，并不適用于教學單位及教學輔助單位的人員。其他偶然性的培訓，也大多具有較強的針對性和專業(yè)性，例如，高等教育基礎數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作培訓、全省檔案工作培訓等，這些培訓基本上都是為完成某一具體任務而進行的，并沒有開展系統(tǒng)性的管理知識專業(yè)培訓學習。與思想政治輔導員培養(yǎng)相比，地方高校秘書的培訓一直停留在低水平，因而秘書隊伍整體業(yè)務素質長期得不到提高，管理水平停留在較低層次上。

2. 地方高校秘書對培訓的重要性認識不足

高學歷的秘書人員往往認為自己有了碩士學歷、博士學歷，在管理人員中已經屬于高學歷了，對組織的管理培訓不夠重視，即使參加也是應付差事，從心理上沒有引起高度重視。而低學歷的管理人員則認為管理工作無非是照章辦事、執(zhí)行任務、許多事情有既定規(guī)則和程序，時間長了誰都會，所以也不重視。由于對管理工作缺乏重視，因循守舊，沒有創(chuàng)新和競爭的激情，行動逐漸積淀了惰性，只是忙于應付眼前繁重瑣碎的事務性工作而忽視自身素質的提高。加之秘書工作的具體、隨機性很大，許多秘書認為管理知識、理論培訓與所從事的工作聯(lián)系不緊密，針對性不強，因此對培訓的積極性不高，培訓效果也不佳。

3. 地方高校秘書工作繁忙，無暇顧及培訓

許多剛升本的地方本科院校往往在學校工作重心上側重于教學，而對管理隊伍的配備大打折扣。地方高校普遍存在辦公室工作人手少、工作量大的情況，特別是綜合辦公室事務更為龐雜。這就使得秘書工作經常處于高速運轉狀態(tài)，每一個秘書都有必不可少的例行工作和臨時工作，每個人的缺席都會引起工作的停滯或失誤。學校辦公室每天除了常規(guī)工作外，還經常有計劃外的事情需要臨時處理，而且通常比較緊急，所以不得不去解決這些突發(fā)性事情，常規(guī)性工作只有通過加班加點來做，往往比其他工作人員承擔著更大的壓力和責任。例如，秘書要承擔辦公室領導的講話稿、致辭等寫作工作，而且許多領導習慣了熟悉的秘書處理事務，擔心秘書外出會影響工作，所以即使有培訓的機會，也會因工作脫不開身而耽誤，學校本身也沒有精力組織集中培訓。

4. 地方高校秘書人員流動性大，隊伍不穩(wěn)定

高校秘書隊伍建設是做好學校管理工作的組織保證和基本保障。但相對于高校教師來說，新加入管理隊伍的高校秘書雖然具有和教師同樣的學歷文憑，但待遇上有較大差距。許多新升本地方院校為了調動一線工作教師的積極性，在獎金、津貼分配上傾向于教學人員，使得教師待遇與從事行政管理工作的人員拉開了很大距離，造成高學歷的秘書心理上的落差。另外，秘書工作繁雜瑣碎，經常加班加點，一旦從事秘書工作，很難有精力再從事專業(yè)研究，有的被迫停止了專業(yè)研究。加之許多學校對管理人員的職務、職稱晉升不重視，甚至人為設置障礙，相對于教師成熟穩(wěn)定的職稱晉升體系，秘書人員往往對工作前景的不確定憂心忡忡，很難全身心投入到管理工作中去。所以，地方高校秘書隊伍的年輕同志流動性較大，人員流失非常嚴重，造成“年年招人，年年缺人”現(xiàn)象，培訓也就流于形式。

四、地方高校加強秘書培訓的思考

新升本的地方性本科院校只有進一步加強對管理人員的培訓，提高學校整體管理水平，才能使學校擴招帶來的量的增長真正轉化為學校核心競爭力的提高，真正提高學校的綜合辦學實力。所以，建立起一支專業(yè)化、高素質的辦公室秘書隊伍，對提高學校管理水平有著極其重要的作用。只有通過科學合理地對秘書人員進行培訓，提高培訓效果，建立專業(yè)化的秘書隊伍，促進管理工作由經驗管理向科學管理轉變，才能使學校做到可持續(xù)發(fā)展。

1. 建立健全領導機制，重視秘書隊伍培訓

高校秘書作為高校管理人員的一支重要力量，學校必須把秘書培訓工作納入高校管理的日程安排上來，只有把秘書的培訓、培養(yǎng)和教育提高到事關本校轉型發(fā)展及可持續(xù)發(fā)展的大局來認識，才能確保高校秘書培訓教育工作的制度化、規(guī)范化。人事管理部門要制訂秘書培訓工作計劃，創(chuàng)設條件讓秘書參加校外交流與合作，提高秘書整體素質，為學校可持續(xù)發(fā)展提供管理人才的儲備。作為地方高校行政主管部門的教育廳、人社廳，應當將秘書隊伍建設和師資隊伍建設放在同等的位置，提高對秘書人員進行培訓的重視程度，擴大秘書參加培訓的范圍，提高培訓水平。同時，地方高校要做好秘書人員的職稱評審、職務晉升、學歷學位進修、實際收入等方面的保證工作，確保秘書隊伍的穩(wěn)定性，才能使受過系統(tǒng)培訓的秘書人員留得住。只有建立健全領導機制，才能使秘書培訓工作在實踐中得到真正的貫徹落實。

2. 建立多樣化的培訓方式

地方高校要結合本校的實際情況，根據(jù)行政秘書和教學秘書的不同特點確定培訓的方式，通識課程培訓可采用集體培訓的方式進行，專業(yè)性強的則進行分類培訓。設置培訓內容后，可根據(jù)行政秘書與教學秘書不同的工作性質，將培訓內容分解到各個部門進行學習，培訓由大家共同參與，每位員工都是老師，各自負責一部分主講內容，通過集體參與的方式展開集體討論，總結長處，改進不足，不斷完善。針對辦公室工作程序性、傳承性強的特點，可采用導師制，對新進人員、崗位輪換、缺乏崗位經歷或對崗位情況不熟的員工，通過帶崗者的言傳身教使其獲取實踐經驗，盡快達到崗位要求。針對辦公事務繁雜不便組織統(tǒng)一培訓的特點，可有效利用網(wǎng)絡遠程教育資源，實現(xiàn)培訓資源共享。由培訓中心選擇合適的遠程教育網(wǎng)絡，選擇適合本單位需求的秘書培訓課程進行分散學習。同時，要科學合理安排培訓內容，針對高校行政秘書與教學秘書崗位的不同而設置不同的專業(yè)性培訓課程。對教學秘書的培訓，應側重于與學生工作的相關性，突出大學生心理健康、大學課程設置、專業(yè)培養(yǎng)等特征。

3. 建立考評機制，促進培訓成果轉化

對地方高校秘書隊伍進行培訓的目的是提升學校管理水平，提高管理工作效率，把相關的管理的理論知識、管理經驗運用于學校管理工作實踐。只有關注秘書人員在工作領域上取得的成果，鼓勵秘書在原有的知識架構基礎上不斷豐富創(chuàng)新，熱愛本職崗位，將專業(yè)素養(yǎng)與管理工作進行有機結合，才能塑造一批精明強干、業(yè)務精、底子扎實的秘書隊伍。每年年終都要有的放矢地做好相關培訓效果的評估，評估可以采用個人述職、領導及群眾打分相結合的方式進行。考評結果可以視為秘書人員年終工作評價的依據(jù)，納入秘書人員的職務晉升、職務晉級體系中去。只有工作業(yè)績與個人榮譽和貼身利益相聯(lián)系，才能最大限度地提高秘書人員工作的積極性，有利于增強秘書學習的能動性，激發(fā)秘書人員主動將培訓知識運用于管理實踐的積極性，進而提高業(yè)務能力和辦事效率，促進地方高校秘書隊伍的專業(yè)化建設。

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