試論企業檔案保管工作的基本原則

文章編號：2095-6835（2016）17-0038-01

摘 要：檔案保管工作是反應企業生產、營活動真實記錄的根本保證，是檔案業務工作的重要環節之一，要想做好檔案保管工作，就必須遵循基本原則。只有這樣，才能保證檔案的完整和安全，才能更好地為企業的生產、經營服務。

關鍵詞：檔案保管；地質檔案；基建檔案；科研檔案

中圖分類號：G273 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.17.038

檔案能反映歷史真實面貌，是企業生產、經營活動的真實記錄，能為生產及經營決策提供參考依據。因此，檔案部門應將此視為檔案管理各項工作中的重中之重。

通常情況下，我們提到的檔案保管工作就是采用一定的技術設備、措施和方法，對檔案進行科學保管和保護，防止和減少檔案自然或人為損毀的工作。這項工作在檔案各項工作中具有非常重要的意義。由于氣候及檔案存放環境等種種原因的影響，檔案處于不斷地老化、損毀甚至消失的過程中。只有加強檔案保管工作，采取一定技術措施和方法，最大限度地防止和減少檔案的自然損失或人為毀壞，才能保證檔案的完整和安全，才能更好地為企業生產、經營及各項工作服務。因此，檔案保管工作是反映企業生產、經營活動真實記錄的根本保證。檔案保管得好，則可為整個企業的檔案工作提供物質對象，這是檔案工作的基本前提。檔案保管工作在檔案各項工作中處于舉足輕重的地位，是檔案業務工作的重要環節之一。要想做好企業檔案保管工作，就必須遵循以下3項基本原則。

1 按專業類項保管檔案

檔案部門應按專業或工程項目等分類進行保管，保持檔案的有機聯系，做到檔案存放條理化、排列系統化，便于檔案的利用。比如，接收進館的地質檔案、基建檔案、科研檔案和底圖等時，都應分給不同的庫房，按所給檔號依次存放，從而按一級類目分開庫房保管，編制《檔案存放位置索引》，便于檔案人員全面掌握檔案的存放位置，準確無誤地進入所要提還檔案的庫房；每年接收進館的設計院基建檔案和維簡資金產生的項目檔案，應先按本單位編制的分類大綱，即綜合、礦建、工建、民建、管網、道路橋涵、機電設備安裝、監理等類目分類整理，后按所給檔號依次入庫上架，并在每個存放檔案的柜架上都標有索引，這樣既能保持檔案的有機聯系，做到檔案存放條理化、排列系統化，還大大縮短了調檔時間，有利于檔案的高校利用。

2 以防為主，防治結合

檔案保護必須堅持“以防為主，防治結合”的原則。在“防”“治”兩方面，“防”是關鍵，是主導方面，應掌握檔案損壞的原因和規律，采取有效技術措施和方法，將檔案的自然損毀率控制在最低限度，杜絕人為損壞檔案的行為發生。但對于已破壞的檔案，“治”是必須的。要想保管好檔案，就必須在“防”上下功夫，必須具備一定的物質條件，具有一定的技術裝備。我公司上級部門重視檔案工作，給予了檔案部門一定的支持，投入資金購買了設備和裝具，使我們在檔案保護“防”的方面進行了大量工作：①為了防光、防潮和防風，我們在庫房外圍搭建了外跨走廊，使得庫房存放檔案的環境得到了改善，起到了保護檔案的作用。②每年春季，我們會及時在庫房內放置樟腦丸，目的是將害蟲消滅在萌芽狀態，以免害蟲侵蝕檔案，做到防患于未然，有效保護檔案。③我們購置了控制溫、濕度的智能設備，可將溫度設定在14～24 ℃，濕度設定在45%～60%的范圍之內，并可自動加濕、去濕和調溫，以免紙質檔案變脆、發霉或發生圖紙變色現象，使檔案始終存放在適宜的環境下，盡可能地保護檔案。④近年來，還投入了大量資金購買了成套縮微設備，對各門類文書檔案進行縮微，并編制了縮微檢索工具，盡量提供了縮微品，最大限度地保護了檔案原件，大大地減少了對檔案的損毀。⑤對文書檔案進行了掃描，集團公司OA辦公系統與檔案專業軟件進行了連接，設定了權限，做到了網上資源共享，有效減少了對檔案原件的磨損，起到了保護檔案的作用。

3 突出重點，兼顧一般

檔案有珍貴、重要與一般之別，有保管期限長短之分，日常保管中要突出重點，兼顧一般，不能同等對待。對于需要長久保存的珍貴、重要檔案，應重點在庫房條件、保護裝具都有限的情況下，對重點檔案應從優考慮；對于一般性檔案，也應適當兼顧。如果遇到突發事件，則必須先搶救重點檔案。

4 結束語

綜上所述，只有堅持檔案保管工作的基本原則，才能加強檔案保管工作。應采取一切技術措施和方法，從根本上改善保管條件，去除檔案本身不宜長期保存的因素，增強檔案對外界不利因素的抵抗力，并提高了檔案的修復和復制技術水平，盡可能地延長檔案壽命，保證檔案的完整和安全，更好地為企業經濟建設服務。

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作者簡介：高立新（1968—），河北順平人，本科學歷，主要從事科技檔案管理方面的研究。

〔編輯：張思楠〕