人事檔案信息管理系統的設計與實現

陳霆

（南寧鐵路局人事處，工程師，廣西　南寧　530029）

人事檔案信息管理系統的設計與實現

陳霆

（南寧鐵路局人事處，工程師，廣西南寧530029）

針對南寧鐵路局檔案信息管理存在效率不高、實時交換難等不足，提出并論述了運用信息化手段開發適合局情的檔案信息管理系統的必要性；在此基礎上，詳細論述了該系統的設計要點、功能和實際應用的安全可靠性，為提升人事檔案管理效益、更好地服務于企業干部人事管理工作提供了新的思路和載體。

人事檔案；信息管理系統

10.13572/j.cnki.tdyy.2016.04.015

干部人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據，是干部人事工作不可或缺的組成部分。做好這項工作有助于提升干部人事工作的效率和質量。目前，南寧鐵路局干部人事檔案信息化管理相對滯后，各基層單位雖然也自行建立了相關的電子數據，但因檔案管理人員信息化水平不均衡、使用軟件不一致、信息內容不統一、網絡化程度不夠高等原因，致使鐵路局對全局檔案情況不便隨時了解、數據無法進行實時交換，增大了檔案人員信息維護的工作量。

為了更高效的共享信息，便于鐵路局掌握全局檔案情況，進一步減輕檔案工作人員的負擔，使檔案管理流程更加規范化、程序化，有必要研發出一個集檔案日常管理、檔案名冊管理、檔案整理過程管理等功能為一體的統一管理平臺，使我局的干部人事檔案管理工作真正走上信息化、網絡化道路。

1　系統架構

凡是有任免權限的單位都會涉及到檔案工作，所以系統需要面向辦公地點分散的使用人員，考慮到客戶端經常需要打印檔案目錄及大量的檔案日常管理操作，而檔案目錄表的記錄數已達數百萬級別，為減輕服務器的負擔，本系統在架構上采用“客戶端/服務器”（C/S）模式。該模式將大量的計算工作放在客戶機上，服務器只提供數據交換服務，從而極大降低了服務器資源占用。為了解決C/S模式下，系統升級困難的問題，在編寫本系統時，加入了在線升級的代碼，只要在服務器上布署好升級文件，客戶端就會自動更新程序，從而省去客戶端程序升級的大量時間。

本系統使用Visual Studio.Net集成開發平臺，以現有的鐵路局辦公網絡為載體，以C/S方式架構，使用Sql Server作為系統數據庫，采用分布式結構設計。在鐵路局中心機房設置1臺PC服務器，以提供數據服務。系統總體結構見圖1。

圖1　人事檔案信息管理系統總體結構示意圖

2　設計要點

本系統設計開發以實現檔案管理信息化為最終目標。因此，在設計過程中是通過解決數據存儲結構、跨服務器、數據庫的數據交換、條形碼管理快捷檢索、輔助檔案庫房清點及數據安全性設計等功能來實現這一目標。

2.1數據存儲結構建立了檔案信息管理數據庫，用于統一存儲全局的檔案信息數據，實現集中管理、快速檢索。系統按照關系模型來搭建數據庫，針對每個不同的功能模塊建立不同的數據表空間，同時建立了“四角號碼表”、“單位名稱表”、“部門表”、“職務表”、“級別表”等25個代碼字典表，為整個系統提供完善的代碼對照庫。如檔案主表信息視圖（見圖2），關聯了11個代碼字典表。

圖2　檔案主表信息視圖

如檔案整理信息視圖（見圖3），關聯了13個數據表或代碼字典表。

圖3　檔案整理信息視圖

本系統通過上述機制實現統一存儲，進而可以實現規范操作流程、實時掌握全局檔案信息。根據業務分工的不同，系統劃分了鐵路局檔案管理員、基層單位檔案管理員、檔案整理員三部分。鐵路局檔案管理員負責賬戶的建立、全局檔案情況統計及本級檔案信息管理等；基層單位檔案管理員可以在自己單位下建立賬戶、檔案的統計及檔案信息管理；檔案整理員賬戶由上兩級賬戶開設，主要是協助檔案管理員進行檔案整理工作，并將整理過程記錄在計算機中。

為了減輕檔案管理人員數據錄入的負擔，本系統以《鐵路組織人事信息管理系統》的數據為基礎，制作同步程序，每天對檔案目錄、職務變動信息、工資變動信息、單位信息字典、部門信息字典等數據自動進行同步。但因為檔案轉遞一般都在人事任免之后，如果對人員的當前部門、職務、級別、職稱、政治面貌等基本信息更新也用自動的話，可能會誤導檔案員認為已經做過檔案轉遞了，所以這些基本信息的更新，本系統使用人為參與的半自動更新，在經過相關檔案轉遞后，點擊“更新”按鈕才會更新數據。

2.2跨服務器、數據庫的數據交換本系統要讀取使用《鐵路組織人事信息管理系統》的數據，而該系統平臺搭建在另一臺服務器上，并且使用Oracle數據庫系統，所以要實現數據共享，就要解決好跨服務器、數據庫平臺的數據轉換的問題。經過研究，采用直接在Sql Server中做鏈接服務器的方式來進行數據連接。這樣可以不用改變原有的《鐵路組織人事信息管理系統》服務器任何設置，直接在《寧局檔案信息管理系統》服務器的SQL SERVER上建立與ORACLE數據庫的鏈接服務，并編寫相應的存儲腳本，程序通過調用腳本實現數據交換及自動同步功能。

2.3條形碼管理快捷檢索為了實現檔案管理的準確便捷和高效，在本系統中引入了條形碼管理的概念，每一本檔案的邊條打印都直接帶有條形碼，條形碼與數據表中的人員編碼一一相對應。在使用時，通過條碼槍將檔案上的條碼掃出到電腦，系統既定的程序會根據掃出的一維碼快速檢索到數據表中的記錄，并根據所在功能模塊的不同，自動完成信息的顯示或是信息的錄入，從而極大地提高了檔案管理工作效率。

2.4數據安全性設計達到數據自動備份要求，在數據庫系統SQL SERVER代理中建立系統作業，編寫備份腳本及制定自動執行的間隔時間，實現數據每周自動備份；嚴格賬號管理，檔案軟件系統分等級建立用戶，由于不同等級的用戶檔案查看范圍及軟件功能使用范圍不同，從而保證了數據使用的安全性和保密性。

3　系統功能

本系統是集檔案名冊管理、庫房清點、日常管理、統計管理、整理過程管理、打印管理和系統維護管理等功能為一體的統一管理平臺。

3.1檔案名冊管理該模塊按單位部門劃分完成對檔案名冊的管理。通過添加功能可以將《鐵路組織人事信息管理系統》的數據讀入到本系統；提供的數據更新功能可以將《鐵路組織人事信息管理系統》中信息更新到本系統，減少數據的錄入量；提供檔案四角號碼重算功能，根據用戶自己定義的四角號碼編碼規定，重新計算所有檔案的四角號碼，即使不會四角號碼的同志也可以方便的使用四角號碼管理檔案；提供姓名漸近式篩選檔案和用條碼槍掃描篩選檔案兩種檢索方式；提供檔案相關信息、查借閱信息和漏缺信息等的查看，提高了檔案管理的效益。

3.2檔案庫房清點該功能完成每年一次的檔案清點工作，使用條碼槍配合該功能，可實現對檔案快速清點核對，并分類顯示核對結果，方便對庫房檔案進行清查，弄清檔案去向。

3.3檔案日常管理使用該模塊可以實現檔案的查借閱辦理、檔案的轉出、外單位檔案的轉入和檔案移柜等日常管理操作。模塊中加入了對條形碼的支持，通過條碼槍可實現對檔案查借閱等日常操作的快速管理。

3.4檔案統計管理該功能可以實現對檔案相關信息的統計分析。提供對管理檔案的統計功能，可以按卷冊狀態、類別進行分類統計；提供檔案查借閱統計功能，可以按查借閱人姓名進行分類統計；提供檔案轉入轉出統計功能，可以按單位統計轉入轉出檔案卷數；提供檔案整理情況統計功能，可以按小組分組統計，以及對漏缺材料的統計；提供個人整理量統計功能，可以自定義統計時段，統計時段時每個人的工作量。

3.5檔案整理過程管理該功能模塊的作用是對檔案整理過程進行盯控監督，特別適用于多人共同完成檔案的整理工作。通過該功能的實現，可以方便的知道某卷檔案整理到哪一步驟，在誰的手中整理，解決了多人整理檔案查閱檔案不好找的難題；可以記錄檔案整理中發現的漏缺材料信息及材料補回信息，為檔案管理保留操作痕跡，方便今后對管理過程和有關責任認定的追溯。

3.6檔案打印管理該功能模塊提供了檔案目錄打印和檔案邊條打印功能。檔案目錄打印功能中可以按單位部門、姓名、條形碼等多種形式檢索人員，提供同步《鐵路組織人事信息管理系統》檔案目錄的功能，可方便生成A4、16K版本的檔案目錄，生成目錄過程中自動對錄入信息進行校對，提示用戶修改，實現了檔案目錄、職務變動和工資變動的打印需求；檔案邊條打印功能可以根據選中人員的姓名，自動將四角號碼、籍貫、條形碼等信息打印出來，促進了檔案管理工作標準化水平。

3.7系統維護管理該功能主要是完成系統初始化的操作。系統初始化功能包括檔案各類設置、檔案轉遞字設置和四角號碼規則設置，各用戶可以自定義這三項內容，系統會根據用戶自定義的規則來做運算，實現用戶管理個性化；提供登錄用戶密碼修改功能，可實現用戶自行修改登錄密碼。

4　結束語

南寧鐵路局檔案信息管理系統的開發工作歷時2年，目前已經應用于全局62個單位，初步實現了改進檔案管理方式、規范業務流程，減輕工作負擔、網絡共享數據、節約辦公成本、提高工作效率的設計預期，對企業實現無紙化辦公目標具有積極的推進作用和良好的應用推廣前景。

TP311.138

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1006-8686（2016）04-0042-03