計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用

金義志

建湖縣上岡鎮草堰口社區辦事處

計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用

金義志

建湖縣上岡鎮草堰口社區辦事處

隨著計算機信息化技術的發展，傳統的信息處理手段已經不能適應信息傳遞的需求，辦公自動化系統是在信息處理技術上的改進，不僅改善了傳統的辦公信息處理模式，也提高了辦公效率，已經逐步成為企事業單位的一種辦公手段。

一、辦公自動化中計算機技術應用

（一）強化辦公自動化管理體制

現代企事業單位對辦公自動化計算機軟件技術的資金投入較少，這是因為辦公自動化計算機技術不能產生直接的經濟效益。從多數單位對計算機硬件和軟件的資金投入上可以看出，計算機操作者所掌握的計算機技術并不純熟，只能應付一般的信息處理工作，無法就難點問題進行處理，從而降低了工作效率。單位內部計算機操作人員計算機技術運用能力上的欠缺，一定程度上反映出了對計算機技術重視程度不足。從計算機軟件在辦公自動化的應用中可以看出，所產生的隱性效益是十分可觀的，為此，企事業單位管理者要充分地認清計算機技術在發展中所起到的隱性作用，同時在計算機軟件的選擇上，要從實際需求出發，選擇一款合適的應用軟件才對推動辦公自動化進程具有重要的作用。

（二）為辦公自動化提供專業服務

目前，各單位計算機專業技術人才的專業素養從實際工作效果上看，還有待提高。因單位類型不同，對計算機技術的應用要求也會不盡相同，所以，從業人員的專業素養從基礎上就存在著差異，這種差異是不可調和的，只能靠后天的努力去彌補。就目前各單位計算機專業人才所具備的素養來看，普遍存在著應用理論和方法掌握不足的現象，這必然會對辦公自動化的推進形成極大的阻礙。作為辦公室計算機技術人員，為了確保計算機運行安全，可通過安裝殺毒軟件、設置防火墻、修補漏洞等手段確保計算機運行處于良好的狀態。從專業層面上看，各單位計算機專業人員還要與時俱進，不斷更新專業知識，從而維護辦公自動化成果，并借助原有條件創造出對企事業單位發展更為有利的辦公自動化環境。

（三）文檔自動化管理

辦公活動的一項重要內容是對各類信息進行收發和整理，在計算機的輔助下，這項辦公活動變得更為簡便和快速。就單位辦公檔案管理而言，運用計算機技術，可以實現網絡瀏覽文件的可能。檔案管理人員根據自身實際工作需求設置工作流程，對于檔案的使用情況以及在使用后出現的變動進行及時地保存，可為以后使用提供便捷服務。檔案管理人員在收到檔案以后，要在電腦里做好檔案信息登記，并將其發送給承辦人，最后保存歸檔文檔。歸檔后的文件可以根據保密級別，由管理人員設置查詢權限，查詢文檔工作可不定期執行，以確保文檔信息沒有被盜用。在整個文檔管理過程中，因計算機的參與，使文檔的收發和整理實現了自動化，這也預示著計算機技術會電子文檔取代紙質文檔，進而實現企事業單位文檔自動化管理。

（四）工作流程自動化

現今，很多單位對計算機構建的網絡系統并不陌生，并且在實際工作中大力推崇，這是現代企事業單位自身發展的需要，同時也是社會對企事業單位發展提出的新要求。單位內部構建的信息流平臺已經成為了內部信息流通的重要渠道。單位內部的信息平臺，可以讓員工及時地了解單位動態，同時還能開展培訓工作，為實現內部資源共享，以及建立良好的企事業單位形象提供條件。計算機技術在辦公自動化中得以良好的應用，不僅可以對整個辦公流程進行實時監控，同時還能及時地協調各部門資源，從而使整體的運轉處于穩定、健康的環境。

二、未來辦公自動化的發展趨勢

計算機技術隨著用戶需求的不斷增多，將面臨著新的挑戰，而應對挑戰的方法就是變革。從實際發展上看，計算機技術的革新將向著智能化、系統化、微型化和高速化的方向發展，其發展速度將影響辦公自動化的進程。就目前計算機技術而言，網絡技術發展快速，由此可推斷出辦公自動化將具備網絡計算機技術的發展特點。隨著計算機技術提供的服務功能的增多，人際互動會話將成為一種新的辦公自動化形式，具體體現為以下幾個特點：

（一）視頻技術的應用

隨著互聯網技術的普及和研發，計算機視頻技術會在辦公自動化中得到廣泛的應用，在今后的辦公模式發展中必將引領自動化的辦公潮流。通過視頻會議的開展，可以實現遠距離隨時隨地流商討，也可以滿足上級部門與本單位工作上的問題流互動，辦公自動化視頻技術應用也可以降低本單位的通等用費，把節約的時間用在工作中，也提高了工作人員的辦公效率。隨著計算機技術的革新，未來辦公自動化視頻會議的舉辦將會成為一種常態的會議模式。

（二）無線辦公環境

網絡的全面覆蓋使得網絡的利用效率得到了明顯的提升，而網絡辦公也將成為一種新形式的辦公方式。職工可以隨時隨地通過計算機進行網絡辦公，不受辦公環境的束縛。為了保證辦公信息的安全，企事業單位可以根據使用權限設置應用等級，這種借助現代網絡開展的辦公形式可以提高工作效率，為優化辦公環境創造了條件。

三、結語

相比傳統模式下的人工辦公，計算機信息處理技術更加的準確與迅速，能夠實現完善的價值信息管理，它不僅可以滿足企事單位辦公人員對于文件的高效能、大容量的收集與處理工作，同時，也可以為本單位的管理系統提供全方位的情況調查，為下一步的決策提供數據上的支持。隨著計算機技術的使用，人們對于辦公室自動化的要求也在快速提升，因此，辦公自動化與各項多媒體技術、信息技術的相互融合，也必定會提升工作效率，為本單位的決策和管理貢獻一份力量。