高校大型儀器設備檔案管理分析

閻 冰　張小蒙　劉彥強　王益民

天津中醫藥大學資產設備處　天津　300193

高校大型儀器設備檔案管理分析

閻 冰張小蒙劉彥強王益民

天津中醫藥大學資產設備處天津300193

通過對部分高校大型儀器設備檔案管理現狀進行調研，并結合本校大型儀器設備檔案管理工作進行分析，高校大型儀器設備檔案管理體系相對完善，但依舊存在部分管理不當的問題。就進一步提高大型儀器設備檔案管理水平，完善檔案管理內容提出了建議及思考。

高校；大型儀器設備；檔案管理

一般將價值十萬及以上的儀器和設備統稱為大型儀器設備。大型儀器設備是高等學校進行實驗教學和科研工作的必須手段和重要物質條件，大型儀器設備檔案管理是高校整個檔案管理工作的重要組成部分［1］，健全的檔案材料，可以為設備的運行、維護、大修等提供有力的技術支持，從而提高大型設備的完好率，更好地為教學和科研服務［2］。因此，大型儀器設備檔案管理是高校設備管理工作者所面對的重要課題之一。

1　大型儀器設備檔案管理的重要性

大型儀器設備檔案是高校檔案管理的重要組成部分，它是大型儀器設備招標采購、到貨驗收、安裝調試、使用維護全過程的真實記錄。準確完整的大型儀器設備檔案是項目驗收查證時的根本依據，是固定資產建賬時的重要證據，是提高大型設備使用效益、提升科研教學水平的扎實保障。因此，要維護大型儀器設備檔案的真實性、準確性、完整性，確保檔案的憑證價值和信息價值，規范檔案收集、整理及立卷歸檔工作。

2　大型儀器設備檔案管理現狀

本文針對本地區部分高等院校大型儀器設備管理現狀進行調研，隨機抽取365臺03類大型儀器設備為樣本進行儀器設備管理現狀分析。根據教育部《高等學校儀器設備管理辦法》和科技部《大型科技儀器設備管理條例》的相關規定，對檔案管理中專人管理檔案、使用記錄、培訓記錄、使用說明書和維修記錄五個方面進行數據統計（見表1）。

表1　大型儀器設備檔案管理狀況統計表

由表1可以看出，滿足全部所調研的檔案管理內容的大型儀器設備共204臺，僅占總體的55.9%，故檔案管理有待提高。其中專人管理檔案、使用記錄、使用說明書三項實施比率均在90%以上。而維修記錄和培訓記錄的略低。因此，檔案管理可有針對性地加強。

3　大型儀器設備檔案內容

儀器設備檔案是指作為學校固定資產的儀器設備在其購置、驗收、運行、管理等過程中直接形成的，具有保存、利用價值的文字、圖表、聲像載體、隨機資料等材料［3］。儀器設備檔案管理是學校資產管理的重要組成部分，也是學校建設與發展中不可缺少的一項長期性、基礎性工作［4］。由于大型儀器設備在購置使用過程中處于不使用部門的管理下，因此，我們將大型儀器設備檔案分為購置檔案及使用檔案。

3.1購置檔案內容

高校大型儀器設備購置通常由學校設備管理部門通過購置計劃審批、專家論證、公開招標、合同簽訂以及到貨驗收等步驟組成。因此，大型儀器設備購置檔案應有學校設備管理部門進行整理收集。大型儀器設備購置檔案應包含以下幾點。

（1）購機計劃審批：購置計劃申請書。

（2）專家論證：論證備案表或審批表。

（3）公開招標：技術指標確認表、招標文件、供應商投標文件、采購報告等信息。

（4）合同簽訂：合同書。

（5）到貨驗收：驗收報告、裝箱單、裝調試記錄、產品說明書或技術資料、儀器設備圖片等信息。

（6）其他資料：出入庫單、發票復印件等信息。

3.2使用檔案內容

大型儀器設備驗收完成后，按購置所需分配在各個學院中，為方便大型儀器設備后續使用、維護等，儀器設備使用檔案應由儀器設備設備負責人指派指定人員進行管理，并由學校設備管理部門進行監督并定期檢查。大型儀器設備使用檔案應包含以下幾點。

（1）大型儀器設備運行使用記錄：型儀器設備基本信息、儀器設備附件及備件明細、儀器設備操作規程、儀器設備移動記錄、儀器設備使用記錄、持證操作人員信息、儀器設備綜合效益統計表等信息。

（2）大型儀器設備功能利用與開發、效益評價等相關支撐材料：設備功能開發技術資料、利用該設備的科研項目開題報告、成果鑒定書或獲獎證書、利用該儀器設備的科研論文目錄、儀器設備開放使用收費記錄等信息。

（3）大型儀器設備維護資料：儀器設備定期維護保養記錄、儀器設備故障維修記錄、儀器設備功能利用與開發記錄、維修過程中形成的報修單據、故障鑒定書、處理意見等信息。

（4）其他資料：儀器設備隨機合格證、使用說明書及儀器設備驗收單、發票、固定資產編號等信息。

4　加強大型儀器設備檔案管理建議

4.1完善大型儀器設備檔案收集整理

檔案材料和一般信息材料的不同點在于，它是特定的形成者在當時當地直接產生的原始文件的轉化物，而不是后期可隨意編寫修改收集的材料，因此，檔案材料具有原始性的特點［5］。大型儀器設備檔案材料的收集和歸檔是做好高校檔案建設管理的第一步，也是實現高校檔案信息化建設管理的基礎性工作。大型儀器設備檔案材料收集的完整性與大型儀器設備使用效益成正比。大型儀器設備檔案形成于儀器設備申購資料到儀器設備日常使用記錄，直至儀器設備報廢的整個生命周期［6］。

4.2加強大型儀器設備檔案更新管理

大型儀器設備從申報、論證、審批、購置、安裝、調試、使用、維護、保養、維修、改造到報廢處理的整個生命周期都是處在一種檔案資料不斷生成的動態化的狀態中［7］。由于時間跨度長，人員變更，容易造成檔案的不完整或是交接遺漏。加強檔案的科學化、規范化管理，不斷對新產生的檔案材料進行收集、整理、匯總、歸檔、發布，對儀器設備日后正常使用、潛力開發和升級改造都有著重要參考作用。

4.3實現大型儀器設備檔案數字化轉換

大型儀器設備檔案的數字化轉化包括了實現檔案的電子化和數據化［8］。傳統紙質版檔案集中存放的存放形式和方式，已不能很好地適應目前高校實時便捷的檔案管理的需要［9］。近年來，高校大型儀器設備采購數量的加速增長，推動著儀器設備檔案管理方面進行實質性的改革，使其突破時間、地點等各方面限制，更加開放和靈活。

5　結束語

高校大型儀器設備檔案管理是一個系統化的管理過程，涉及的校資產設備、圖書館、信息技術以及各院系等眾多部門，其管理人員分散，數量龐大，時間跨度長，造成檔案管理難度加大，因此，需要儀器設備檔案管理工作者不斷交流，總結經驗，實行管理責任制，以減少檔案材料的遺漏，提高檔案質量。大力推進大型儀器設備檔案數字化平臺的建設和管理，為在校師生員工查詢和利用大型儀器設備檔案提供更優質的服務。

［1］ 陳江霞.論高校大型儀器設備檔案管理的思考［J］.中國科教創新導刊，2008（20）：200.

［2］ 鄒鑫.大型儀器設備檔案管理存在的問題及對策［J］.中國高校科技，2011（11）：22-23.

［3］ 田太福.高校儀器設備檔案管理的探討［J］.中國現代教育裝備，2010（7）：25-26.

［4］ 金麗穎.淺論高校儀器設備檔案的管理［J］.實驗室科學，2006（2）：98-99.

［5］ 沙莎.“主客體關系價值說”視野下的檔案價值論［D］.上海：上海大學，2007.

［6］ 劉穎.淺談檢測機構儀器設備檔案的管理［J］.福建分析測試，2004，13（3）：2078-2079.

［7］ 吳效葵.高校大型貴重儀器設備檔案的系統化管理［J］.實驗室研究與探索，2010（10）：366-368.

［8］ 譚錦才，陶順.高校儀器設備檔案信息化建設的思考［J］.實驗技術與管理，2011，28（3）：205-208.

［9］ 劉君勝.試論紙質檔案與電子檔案的關系［J］.中國電子商情：科技創新，2014（12）：37-37.

The Analysis of Archives Management of Large-scale Instruments and Equipment in Colleges and Universities

Yan Bing ， Zhang Xiaomeng， Liu Yanqiang， Wang Yimin
Department of Assets and Equipment， Tianjin University of Traditional Chinese Medicine， Tianjin， 300193， China

Through to the part research the present situation and problems of large-scale instrument and equipment archives management of colleges and universities， and combined with our large instrument and equipment archives management work were analyzed， and the largescale instrument and equipment archives management of colleges and universities system is relatively perfect， but still exist some improper management problems.In this paper， further improve the level of large-scale instrument and equipment archives management， puts forward some Suggestions for perfect the archives management content and thinking.

colleges and universities； large-scale instruments and equipments； archivesmanagement

2016-05-16

閻冰，碩士，助理實驗師。通訊作者：王益民，博士，研究員，資產設備處處長。

天津市普通高等學校本科教學質量與教學改革研究計劃（編號：A07-1104）。