規(guī)范鐵路科技情報工作的實踐與思考

萬寶安 上海鐵路局科研所

規(guī)范鐵路科技情報工作的實踐與思考

萬寶安 上海鐵路局科研所

鐵路科技情報工作包含科技情報研究、科研項目的查新、科技期刊的編輯、標(biāo)準(zhǔn)檢索等。經(jīng)過數(shù)十年的努力，尤其是近幾年的創(chuàng)新發(fā)展，上海鐵路局科研所的科技情報工作已趨向規(guī)范，各項工作取得了很大的進步，得到了全局廣大科技工作者的充分肯定。

鐵路；科技情報；規(guī)范；實踐；思考

近年來，鐵路科技工作發(fā)展日新月異。上海鐵路局科研所科技情報研究室在做好科技服務(wù)工作中創(chuàng)新求變、積極進取，科技情報研究、科研項目的查新、科技期刊的編輯、標(biāo)準(zhǔn)檢索等各項工作中都取得了突破性進展。

1　以往鐵路科技情報工作中存在問題分析

（1）科技情報研究工作缺乏常態(tài)化管理。以往的科技情報研究工作主要以領(lǐng)導(dǎo)的需求為導(dǎo)向，只在領(lǐng)導(dǎo)需要的時候才臨時去找，沒有形成常態(tài)化管理，缺少積累。雖然平時也針對各專業(yè)提供一些信息文摘，但還是不夠全面和系統(tǒng)，研究深度不夠、實用價值也不高。

（2）科研項目的查新工作服務(wù)意識不強，存在等客上門的局面。查新質(zhì)量有待提高，工作流程有待規(guī)范。與項目委托人的交流與溝通不夠，查新人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升。

（3）科技期刊的編輯工作缺乏相應(yīng)的工作制度，期刊的學(xué)術(shù)水平不高，影響力不夠，與路局內(nèi)外其它期刊存在一定的差距。

（4）標(biāo)準(zhǔn)查詢工作方法不多，花了大量的人力和物力，得不到有效的標(biāo)準(zhǔn)和選擇不適宜的標(biāo)準(zhǔn)。

2　規(guī)范鐵路科技情報工作的對策及思考

2.1深入研究國內(nèi)外鐵路科技情報，形成常態(tài)化管理

近年來，我們充分挖掘內(nèi)部潛力，深入研究國內(nèi)外鐵路高新技術(shù)和海量信息，通過精確分析，提取出有用的部分，形成《科技情報研究簡報》，定期呈送科研所、路局領(lǐng)導(dǎo)。我們還積極地與上海市科技情報協(xié)會、鐵科院信息所等同行進行工作交流，學(xué)習(xí)他們先進的工作思路，并將適合的方法引入我們的工作中。情報界有一句名言--“沒有語言就沒有情報”！為了取得更多更有價值的鐵路科技情報，我們著力引進了兩名外語研究生，通過他們翻譯的各國最新鐵路發(fā)展信息，然后再加以提煉，取其精華，變成我們需要的情報。目前，我們已經(jīng)編輯出版了《科技情報研究簡報》二十多期，為鐵路局各級領(lǐng)導(dǎo)提供了大量數(shù)據(jù)翔實的有用信息。同時，我們還根據(jù)當(dāng)前鐵路大力發(fā)展貨運的現(xiàn)狀，及時與路局貨運處聯(lián)系，將收集到的國內(nèi)外貨運信息提供給《物流資訊》，為全局的貨運發(fā)展提供了有效信息。

今后，我們還將進一步加強與鐵路高等院校的工作交流，力爭資源共享、合作雙贏，為實現(xiàn)上海鐵路局“率先發(fā)展”提供好信息和情報支撐。

2.2規(guī)范科研項目查新工作流程，增強服務(wù)意識，提高查新報告質(zhì)量

科技查新一直是科技情報研究室的常項工作之一。主要是在科技成果進行驗收之前，通過科技情報網(wǎng)站查詢當(dāng)前項目的新穎性和創(chuàng)造性，了解當(dāng)前本領(lǐng)域的科技動態(tài)，是否已有相同或類似內(nèi)容的最新科技成果和最新專利，以免重復(fù)研究和試驗，浪費人力、財力和物力。將科技查新的結(jié)果和情報經(jīng)分析研究，以書面形式的報告，形成科技查新報告。

近年來，我們通過三個方面的努力來規(guī)范查新工作，提升了查新報告的質(zhì)量。

一是加強服務(wù)意識。一方面，改變目前的等客上門的局面，積極開拓業(yè)務(wù)。另一方面 ，通過培訓(xùn)、展示等各種形式大力宣傳科技查新 ，使查新意識深入人心。樹立起踏實、嚴(yán)謹(jǐn)、客觀的工作作風(fēng) ，堅持優(yōu)質(zhì)、準(zhǔn)時完成查新報告，并用熱情、周到的服務(wù)來面對每一個查新委托人。

二是提高查新質(zhì)量。查新工作的發(fā)展是以查新質(zhì)量的保證為前提的。而查新報告的質(zhì)量和查新機構(gòu)的管理、查新人員的素質(zhì)等因素密不可分。首先要進一步規(guī)范工作流程。規(guī)范的科技查新工作流程是提高查新質(zhì)量的前提。規(guī)范的工作流程是指對查新過程由接受委托到交付查新報告后歸檔的各個業(yè)務(wù)內(nèi)容制定的工藝路線，明確規(guī)定查新的步驟和順序以及每環(huán)節(jié)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照該流程和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行工作操作（當(dāng)前我們的查新工作流程見圖1）。其次要加強與項目委托人的交流與溝通。由于查新人員不可能掌握所有的專業(yè)知識，因此，與項目委托人交流是查新工作中一個非常重要的環(huán)節(jié)。良好的溝通技巧和謙虛、熱情的溝通態(tài)度是應(yīng)該具備的必要素質(zhì)。溝通還應(yīng)該貫穿于整個查新過程。從接受委托開始，我們可以通過詳細(xì)的交流，幫助用戶確定查新點；在查新過程中，可以通過交流來了解查新課題的實質(zhì)，掌握查新課題的關(guān)鍵所在。

圖1 科技查新工作流程

三是著力提升查新人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。查新人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是保證查新質(zhì)量的決定性因素，作為查新人員，應(yīng)切實提高綜合素質(zhì)，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。查新人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)包括扎實的自然學(xué)科知識、文獻(xiàn)檢索與分析能力、外語能力、文字表達(dá)能力、計算機知識以及具備良好的職業(yè)道德。作為一個查新人員，首先要從這幾個方面來提高自己的基本素質(zhì)，以此來提高查新服務(wù)水平。

2.3規(guī)范科技期刊編輯工作流程，不斷提升期刊的學(xué)術(shù)水平和影響力

《上海鐵道科技》創(chuàng)刊于1979年。創(chuàng)刊之時是一本內(nèi)部刊物，刊期由月刊、雙月刊、季刊相繼演變。后來《上海鐵道科技》獲得了全國統(tǒng)一刊號（CN31-1502/U），成為一本可以在全國發(fā)行的正式期刊。兩年后又獲得國際統(tǒng)一刊號（ISSN1671-699X）。刊物的影響逐漸擴大到了路外。《上海鐵道科技》被“《中國學(xué)術(shù)期刊數(shù)據(jù)庫》統(tǒng)計源期刊”、“《中國學(xué)術(shù)期刊（光盤版）入編期刊》”及“《中國核心期刊（遴選）數(shù)據(jù)庫》全文收錄期刊”收錄。

多年以來期刊以“推廣鐵路科技成果”為辦刊宗旨，刊登的論文主要反映了我局科技工作者的技術(shù)思考和科技成果，為全局科技工作者提供一個展示工作的平臺。

近年來，路局領(lǐng)導(dǎo)對本刊提出了“提高學(xué)術(shù)水平和影響力”的要求，針對路局領(lǐng)導(dǎo)的指示，我們迅速作出調(diào)整，優(yōu)化編輯工作流程，設(shè)立了“主題約稿制度”、“專家審稿制度”、“編輯會審制度”等。“主題約稿制度”就是向局內(nèi)教授級高工、學(xué)科帶頭人、處室及站段總工程師等高端科技人員按主題進行約稿，提高本刊采用稿件的質(zhì)量；“專家審稿制度”就是聘請局內(nèi)高技能人才擔(dān)任我們的技術(shù)編輯，對即將采用的稿件進行技術(shù)把關(guān)，對稿件中不合適的部分提出修改意見，對技術(shù)上不合格的稿件提出退稿意見，這樣既可以減少編輯工作的疏漏，又進一步提高了稿件的質(zhì)量；“編輯會審制度”就是設(shè)立編輯會審組（由本所分管副所長擔(dān)任組長，副總工程師擔(dān)任副組長，各科、室、站主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組員），在每期刊物出版之前對即將刊登的論文進行總體上會審把關(guān)，再一次確保稿件的質(zhì)量，從而確保期刊的質(zhì)量（期刊最新工作流程見圖2）。

圖2 《上海鐵道科技》編輯工作流程

經(jīng)過幾年的堅持，我們的期刊獲得了局內(nèi)外廣大科技工作者稱贊，也獲得了包括路局人事處等各級組織和領(lǐng)導(dǎo)的肯定。

當(dāng)然，我們會一直貫徹局領(lǐng)導(dǎo)“提高學(xué)術(shù)水平和影響力”的要求，力爭把我們的刊物辦好、辦成精品。我們將加強編輯隊伍的自身建設(shè)。對編輯部工作人員進行崗位培訓(xùn)，開展崗位資格證書的培訓(xùn)考證工作，提高編輯人員的整體水平。我們還將繼續(xù)加強論文的“相似性”檢測工作，檢測不達(dá)標(biāo)的稿件堅決不予刊登，杜絕“不端”論文在本刊出現(xiàn)。此外，我們還將開展征詢和考核工作，廣泛征求辦刊“金點子”，為進一步辦好期刊打下堅實的基礎(chǔ)。

2.4豐富標(biāo)準(zhǔn)檢索工作方法，精準(zhǔn)檢索適宜標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)檢索工作也是科技情報工作必不可少的一部分。要提高企業(yè)的管理和技術(shù)水平、增強企業(yè)產(chǎn)品的競爭能力，在建立標(biāo)準(zhǔn)化體系、GB/T19000族質(zhì)量管理體系、完善以全面質(zhì)量管理為主要內(nèi)容的各項管理標(biāo)準(zhǔn)體系、以及制訂企業(yè)等標(biāo)準(zhǔn)時，應(yīng)考慮積極采用國際標(biāo)準(zhǔn)和國外先進標(biāo)準(zhǔn)。

當(dāng)前我們負(fù)責(zé)全局標(biāo)準(zhǔn)化的信息管理工作，包括標(biāo)準(zhǔn)查詢、訂購、有效性查證、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編寫等工作。

標(biāo)準(zhǔn)查詢方法有三種：

一是通過“標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)”查詢。目前在用的“標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)”是一套由上海市質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)化研究院發(fā)布的，集標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)加工處理、檢索、電子閱覽室、客戶服務(wù)、圖書發(fā)行、有效性查證等一系列涉及標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)信息服務(wù)于一體的管理系統(tǒng)。采用SQL Server 2000（桌面版或標(biāo)準(zhǔn)版）+Sp3本地數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，每月根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化研究院提供數(shù)據(jù)庫光盤，及時更新本地系統(tǒng)數(shù)據(jù)。二是登錄標(biāo)準(zhǔn)化研究院的標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)電子閱覽室實時查詢。例如：上海市標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)信息網(wǎng)就是面向社會提供標(biāo)準(zhǔn)信息查詢的公共服務(wù)網(wǎng)站，開展標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、標(biāo)準(zhǔn)信息系統(tǒng)等定制產(chǎn)品，可以登錄進行實時查詢。三是通過鐵路局域網(wǎng)進行標(biāo)準(zhǔn)查詢。辦公網(wǎng)中科研所網(wǎng)頁"標(biāo)準(zhǔn)檢索"模塊提供標(biāo)準(zhǔn)目錄及鐵道全文標(biāo)準(zhǔn)查詢。我們每月根據(jù)上海市標(biāo)準(zhǔn)化研究院提供的數(shù)據(jù)庫，制作內(nèi)網(wǎng)標(biāo)準(zhǔn)目錄數(shù)據(jù)庫gnbz.mdb文件，上傳到局域網(wǎng)，供辦公網(wǎng)用戶查詢。

3　結(jié)束語

鐵路科技情報工作永遠(yuǎn)在路上，隨著時間的推移，我們將進一步完善工作方法、創(chuàng)新工作手段、尋求事半功倍的工作思路，以此來促進科技情報工作向前發(fā)展。我們將嘗試?yán)^續(xù)完善管理制度和激勵機制，提高全體職工的工作積極性，進一步激發(fā)大家的工作活力和潛能。同時，我們也將采取“請進來、走出去”、開展業(yè)務(wù)練兵和競賽活動等多種方式加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高科技情報研究、科技查新、期刊編輯、標(biāo)準(zhǔn)查詢的業(yè)務(wù)水平。

責(zé)任編輯：王 華

來稿日期：2016-05-18