構建動車庫內保潔管理信息系統的思考

陶琪超 上海鐵路局上海華鐵旅客服務有限公司

構建動車庫內保潔管理信息系統的思考

陶琪超 上海鐵路局上海華鐵旅客服務有限公司

我國高鐵行業快速發展，在樹立動車組列車安全、便捷、舒適、優質的品牌形象同時，對動車保潔工作提出了更高標準和更嚴要求。構建一個相互關聯的動車庫內保潔管理系統，能促進跨部門業務協同作業，提高保潔作業“過去可追溯，當前能控制，未來可預判”能力，為動車庫內保潔輔助提供決策支持，提高庫內保潔“精細管理、精準服務”水平。

構建；庫內保潔；信息系統

1　構建動車庫內保潔管理信息系統的必要性

隨著中國高鐵的迅猛發展，高鐵已經成為了中國的一張名片。中國高鐵的“高大上”不僅體現在速度上，更加體現在舒適的環境，溫馨的服務上。因此保持車廂內部干凈整潔至關重要，而動車庫內保潔又是車內保潔質量的關鍵，但是從目前來說，動車庫內保潔工作主要存在以下幾個瓶頸問題：

1.1內部資源共享缺失

動車庫內保潔作業計劃是嚴格按照動車出入所計劃、股道計劃、上線計劃來編排的。這些計劃是由鐵路相關部門編制并指導實施，由《動車組管理信息系統》來支撐。出于安全、保密等因素考慮，保潔機構（局屬或外包）暫時無法直接從信息系統的平臺獲取，目前只能依靠指定的人員通過郵件或面對面溝通的方式取得。每日兩次（日班、夜班）的動車進庫計劃，也在一定程度上拉長了溝通的時間。臨時變更計劃只能依靠電話溝通，獲取重要信息的方式對保潔作業計劃的安排和實施帶來了較多的不便。

1.2依靠手動排班，缺乏系統性

保潔管理人員在獲取了庫內作業計劃、調車計劃和動車上線計劃后需要進行全方位多層級的排班計劃。首先要區分“本局、外局”和“配屬、非配屬”的車底，安排不同層次的保潔計劃。還要將保潔車底分配到班組，并安排深度保潔、重點保潔、廣告頭片、座位方向、上車備品等作業項計劃。這些計劃在確保同庫內作業時間和作業次序相吻合時，還須均衡分配各班組的作業量（一般情況下每庫設4班組，每班組6人）。特別是在安排深度保潔項目時，需查閱前次保潔記錄以安排下次計劃。這種動態計劃目前無系統支持，全靠紙質文本，使得保潔管理上受到一定限制。

1.3各項考評相對獨立，統計分析難度大

目前，員工的考勤管理、工作量管理、保潔質量管理自成體系，各項數據無法有效銜接，數據的關聯體現不足。特別是保潔質量的管理，分不同的層級進行考核，如班組長全覆蓋的檢查、值班員每日的抽查、各管理層不定期的抽檢。在驗收項目和標準上又各有側重，各自體現。在進行月度、季度和年度的考評匯總時，大量數據重復出現，更增加了分析的難度。

1.4物料、設備管理體系未納入保潔管理系統，造成成本核算困難

物料管理所包括的耗材、工具、機具等和設備管理所包含的運行、維護、檢修、設備檔案等，目前一般為紙質臺帳或Excel臺帳管理方式，自成系統，分開管理。這樣，很難在保潔的同時看到物料和設備的使用情況、庫存情況等。物料和設備的管理與保潔工作無法直觀的顯示關聯，給成本核算帶來困難，同時也無法精準安排采購計劃。

2　構建動車庫內保潔管理信息系統的需求分析

2.1系統建設的原則性

（1）全面性與完整性。動車庫內保潔管理信息系統建立的基礎是數據信息，只有較為全面和完整的信息才能給執行者提供依據。全面性主要側重于信息的橫向指標體系，諸如前文調到的計劃信息、人員信息、設備信息等；完整性主要側重于信息的縱向指標體系，諸如人員信息中姓名、考勤、培訓等。

（2）實用性與穩定性。動車庫內保潔管理信息系統的建立，將取代紙質和手工文本的操作，對于不同層級的使用者來說必須具有實用性。在操作習慣上、使用界面上、使用流程上應多方考慮，做到易使用、易維護。同時從滿足系統的各項功能要求來看，也應該多關注各項功能的整合和總體性能的發揮。這也對軟件開發工具和數據庫提出了要求，必須是成熟穩定且經得住驗證的，只有這樣也才能確保系統平臺的可靠性。

（3）靈活性與可擴展性。整個系統的設計在實現基本功能的基礎上，也能考慮單個模塊，諸如物料管理、人員管理、車輛管理等獨立使用，既相互關聯又能獨立統計。靈活性也體現在系統開發完成后，如遇到在用戶提出新的需求，能方便地增加相應的功能或模塊，同樣如遇實際處理業務量的增加和系統升級，須有預留接口并能充分考慮系統的可擴充性和前后兼容的一致性，及與其他相關業務的兼容性，以保證整個系統的不斷發展。

（4）可操作性與安全性。整個系統是分層級進行使用和管理的，使用者并非都是計算機專業人員，因此，系統的設計應適當傾向于日常辦公運作的要求。同時用戶進入系統時，應先經過嚴格的身份驗證，根據其權限和級別使用系統相對應的功能和數據，以防信息泄密和對保密信息的非法侵入。

2.2系統建設的目標

（1）資源整合。資源整合是企業管理中實施內部控制的體現，而內部控制又是一個較為有效的管理手段。各鐵路局自身首先是一個協作的系統，在各項條件和要求都符合時進行內部控制，結合通信技術和網絡技術，在組織內部建立起有效信息交流溝通系統。暢通的信息流轉渠道的形成，能確保工作協作的正常運轉，也使不同層級的人員之間能掌握自己與他人、與總體的動態聯系，從而推動組織的發展。

（2）以人為本。在企業內部通過優化崗位設置，明確崗位分工和崗位職責，并制定較為可行的績效考評方案，形成競爭機制。從而引導員工加強自律意識，開發個人技能，增強集體協作，促進企業發展。

（3）成本控制。企業建立一種新的管理系統，須在材料成本、材料耗用、勞動資源、勞動力耗費、費用開支等方面加強計算、調節和監督。同時不斷地發現薄弱環節，挖掘內部潛力，尋找降低成本的途徑。對各種影響成本的因素和條件采取一系列的預防和調節措施，實現成本管理目標。

2.3功能需求

功能需求是動車庫內保潔管理系統的核心組成部分，既是內容又是目標，主要有以下幾個方面：

（1）動車庫內作業計劃共享。庫內作業計劃是指導動車庫內保潔工作的依據，是保潔工作實施的基礎，沒有庫內計劃就無法安排保潔工作的實施，后續的一切工作更是無從談起。因此庫內計劃的調入是本系統至關重要的第一步。目前，庫內計劃一日分兩次發布，其中任務總單、股道計劃和上線計劃與保潔工作相關聯，包括庫內臨時調整和特殊任務安排，這些都必須在第一時間掌握，才能確保庫內保潔工作的順利進行。

（2）作業管理。作業管理是整個系統的核心。可分為三個方面：一是保潔作業計劃，二是保潔作業流程，三是保潔作業驗收和評估。保潔作業計劃是嚴格按照庫內計劃來安排的，首先形成日班計劃，既落實到車底與作業項目，在此基礎上將作業任務分配到班組，并由班組將作業分配到個人，層層遞進，最終將人與項目相匹配，并記錄落實。保潔作業流程主要是明確保潔工作開始和結束的時間、洗滌備品的交接等，同時又與保潔操作規范相關聯。保潔作業的驗收和評估涉及不同層面，如工班長、值班員、各層級領導等，因此為了操作的可行性，有必要明確操作規范，同時制定相應驗收人員的驗收標準。以這三個方面為支撐，最終在保潔管理上形成作業工單、作業記錄、驗收記錄、考評記錄等信息的匯總。

（3）績效管理。包含人員的基礎信息和動態信息，諸如考勤、請銷假管理、保潔成績、技術培訓等。這既是人力資源管理的基礎，各項考評的依據，也是個人作業態度和能力分析的重要指標。

（4）物資管理。物資管理是企業進行成本控制不可或缺的一個環節。在動車庫內保潔管理系統中主要涉及到三個方面：一是物料管理，包括對耗材、備品、機具（工具）實行收、發、存的信息管理；二是設備管理，包括設備運用維修、設備檢修、設備臺帳、設備資產管理等信息；三是能效管理，包括物料消耗率、設備故障率的計算和分析，這樣才能最終計算出保潔服務與實際消耗的物資之比，為保潔成本核算提供重要依據。

（5）精準保潔。形成類似于“4S”店車輛保養維護模式的精準保潔模式，形成“一車一檔”、“一人一檔”、“一臺一檔”管理系統，系統不但能夠根據以上基礎信息自動形成相應的日常保潔、深度保潔作業建議，而且能夠從外部傳回庫內的相關信息，如動車隨車保潔、其他相關單位提供的信息或上級部門檢查發現的問題，提示作業中的重點，從而實施精準保潔，提高保潔質量。

3　動車庫內保潔管理信息系統的構建

3.1平臺搭建與項目細化

以不同的運算方式搭建平臺，最終使平臺間相互關聯，實現動車庫內保潔管理目標。

（1）基于人員的平臺搭建。這個平臺的搭建在于區分不同的用戶，并能規范其操作事項，主要側重于過程管理，最終在平臺上顯現出分工明確、各司其職的狀態。

（2）基于事項的平臺搭建。主要是針對系統的管理對象，分車、人、物三類。人主要是針對績效管理，與人員平臺中有所區別。車、人、物側重于流程的控制（管理事項及項目細化情況見圖1）。

項目細化主要有兩個方面，一是項目本身的深入和選項的優化，以選擇項出現為主，盡可能減少人為的填寫和具體數值的評估。二是要區分出必填項和選填項，各級信息錄入人員，只有在完成必填項后才能進行提交，確保信息的完整性。

圖1 管理事項及項目細化圖

3.2操作規范和評估標準的制定

這是進行庫內保潔信息管理系統建設的重要環節，是對保潔作業管理和人、物管理及成本控制的深化。對作業流程操作規范須細化到可評估的指標。評估指標的制定要實現各庫標準的統一性，并能達到不同管理層的快速評估，這就需要細化評估方案，優化評估選項。

3.3系統模式的確立與APP的應用

系統一般采用B/S、C/S、APP三種模式。庫內保潔核心業務基于現有的鐵路綜合網，移動功能搭建在因特網和移動網絡上（Intranet/Mobile network），移動功能可以運行在3G/4G公共信道上，通過路局內外網安全平臺進入內網；也可運行在內部WiFi網絡上，利用動車運用所網路資源搭建內WiFi網路。

APP的應用是不可或缺的一環，它能精準的顯示出作業的開始與結束時間，同時實現圖片及時上傳的要求。既是對作業本身的一種記錄，同時對人員的管理也能起到很好的效果。

這套系統的建立優化了資源配置，能減少重復勞動，提高工作效率，還能作為考核評估的依據，在操作實踐上對庫內保潔工作提供指導，具有可實踐性。它也能在一定程度上實現路局內部跨部門的協同作業，加強部門間的溝通與交流。對動車保潔工作管理將實現“歷史可追溯，當前可控制，將來可預判”的效果。對保潔人員臺賬的建立又能促進分配的優化，調動員工工作的責任性和積極性。對物資臺賬的建立能實現精準分析，為成本控制打下良好的基礎，最終促使動車庫內保潔管理工作實現“精細管理”、“精準服務”。

責任編輯：王 華

來稿日期：2016-05-18