淺談檔案信息化建設(shè)及檔案信息資源開(kāi)發(fā)

張維瑋

[摘 要]檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)新形勢(shì)的必然選擇，對(duì)新時(shí)期檔案發(fā)展有重要意義。同時(shí)加大檔案信息資源的開(kāi)發(fā)力度，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，真正做到經(jīng)濟(jì)工作發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。

[關(guān)鍵詞]檔案信息建設(shè)；信息開(kāi)發(fā)；經(jīng)濟(jì)建設(shè)；

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，為檔案信息資源的科學(xué)保管和開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的契機(jī)，也給檔案工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)和壓力，國(guó)家檔案在全國(guó)第十個(gè)五年發(fā)展計(jì)劃期間，提出要堅(jiān)持依靠科教振興檔案事業(yè)的方針，加快檔案信息化進(jìn)程。可以說(shuō)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)全球科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展形勢(shì)的必然選擇，對(duì)于在新的歷史時(shí)期發(fā)展檔案事業(yè)具有重要意義。因此，努力學(xué)習(xí)和運(yùn)用當(dāng)代先進(jìn)的科學(xué)知識(shí)與科技手段，加快檔案工作融入信息社會(huì)的步伐，推進(jìn)信息化建設(shè)，就可以使檔案事業(yè)和整個(gè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義事業(yè)一起實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。

一、檔案信息化建設(shè)的重要意義

檔案工作在新形勢(shì)下如何與當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)和社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展，關(guān)鍵是要在進(jìn)一步加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作、加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)的同時(shí)，進(jìn)一步開(kāi)拓創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享、應(yīng)用信息技術(shù)提高檔案利用服務(wù)水平。信息技術(shù)發(fā)展帶來(lái)的手段和技術(shù)方法，使檔案部門(mén)可以用更快捷、更生動(dòng)、更形象的方式為各級(jí)黨委、政府和廣大人民群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。這是檔案部門(mén)全面貫徹習(xí)總書(shū)記“四個(gè)全面”重要思想的具體措施，是我國(guó)迅速發(fā)展政務(wù)信息化對(duì)檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發(fā)展的需要。隨著政務(wù)信息化的發(fā)展，要求檔案工作進(jìn)行相應(yīng)變革，推出配套措施，如果不加快檔案信息化的步伐，檔案工作就難以在政務(wù)信息化建設(shè)過(guò)程中有一席之地，就會(huì)錯(cuò)失發(fā)展良機(jī)。因此，充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要意義，緊密結(jié)合當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展實(shí)際，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，對(duì)于逐步提高檔案建設(shè)水平，努力使檔案信息化建設(shè)與本地區(qū)信息化建設(shè)同步，充分運(yùn)用各種現(xiàn)代化技術(shù)，在服務(wù)手段、服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容上大大突破傳統(tǒng)檔案工作的局限，提升傳統(tǒng)檔案工作的服務(wù)質(zhì)量和水平，從而最大限度地滿足廣大人民群眾日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息的利用需求，都具有相當(dāng)大的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)影響。

二、加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的原則和重點(diǎn)

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到檔案工作的方方面面，能否與各項(xiàng)檔案工作相融合，關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的成敗。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，要統(tǒng)籌規(guī)劃，突出重點(diǎn)，整體推進(jìn)，力求取得實(shí)效。

第一，要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要爭(zhēng)取把檔案信息化建設(shè)納入到本地區(qū)、本部門(mén)信息化建設(shè)的總格局中，加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入，配置適應(yīng)檔案信息化建設(shè)需要的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施和相關(guān)軟件。加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程，建立完善內(nèi)部局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)館藏檔案目錄的網(wǎng)上查詢和瀏覽服務(wù)。具體而言，一是要積極做好數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作。二是要建設(shè)好文件管理中心，確保能夠在線或離線接收文件管理中心和有關(guān)立檔單位的電子文件和電子檔案。三是要積極采集未列入進(jìn)館范圍的檔案信息資源，如通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線采集或鏈接各種關(guān)系國(guó)計(jì)民生、與群眾生活密切相關(guān)的信息，建立專題資源庫(kù)等。

第二，要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)電子文件和電子檔案的管理。這是具備現(xiàn)代化的管理?xiàng)l件的重要體現(xiàn)，檔案部門(mén)要積極介入本地區(qū)、本部門(mén)電子文件的形成過(guò)程，加強(qiáng)對(duì)電子文件積累、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導(dǎo)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理。同時(shí)要積極探索電子檔案接收方式和管理、保護(hù)、利用的方法，了解發(fā)達(dá)國(guó)家在電子文件領(lǐng)域的管理現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)，借鑒他們的經(jīng)驗(yàn)為我們所用，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)步伐，為今后電子檔案的利用做好充分的技術(shù)和人員準(zhǔn)備，

第三，加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)與教育。檔案信息是一個(gè)促使由檔案管理向檔案信息管理的過(guò)程。檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是最大限度延長(zhǎng)檔案的壽命，最廣泛、最快捷提供檔案信息滿足社會(huì)各界的需求。檔案學(xué)理論就是信息化建設(shè)的理論基礎(chǔ)。更何況在加快信息化建設(shè)過(guò)程中仍然需要對(duì)檔案實(shí)體的管理。因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理念，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法。檔案信息存取自動(dòng)化、檔案信息管理智能化、檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化則是檔案信息化的基本特征。為此必須創(chuàng)新思維，學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化管理思想、現(xiàn)代化管理技術(shù)，并有機(jī)地與檔案工作結(jié)合起來(lái)，這是加強(qiáng)檔案信息的關(guān)鍵。從檔案信息化建設(shè)所需要的人才結(jié)構(gòu)上看，一是需要研究型人才。這部分人才是信息化建設(shè)的生力軍，去完成架構(gòu)信息化建設(shè)的理論，研究電子文件歸檔管理辦法、電子檔案保管、遠(yuǎn)程利用技術(shù)方法、電子檔案原始憑證等突出問(wèn)題，研究新技術(shù)、新方法在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，研究、開(kāi)發(fā)經(jīng)濟(jì)的、適用的、兼容的檔案管理軟件等工作。二是需要管理人才。這部分人需要掌握國(guó)內(nèi)外、省內(nèi)外信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問(wèn)題、制定各自范圍電子文件、電子檔案管理規(guī)劃，制定有關(guān)電子文件和電子檔案管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)。三是需要實(shí)用操作性人才。隨著辦公自動(dòng)化、文檔一體化程度的提高，電子文件的產(chǎn)生、傳遞、存儲(chǔ)、歸檔、著錄、保管、利用都將由計(jì)算機(jī)輔助管理。需要一大批懂得現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)，熟練操作微機(jī)，了解網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，靈活使用檔案管理軟件，能夠勝任文檔的存儲(chǔ)、編輯、檢索、利用等工作的實(shí)用操作人才。

三、加大對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)力度

檔案的信息性，主要體現(xiàn)在檔案對(duì)社會(huì)的總體作用，可歸結(jié)為信息交流作用。檔案是整個(gè)社會(huì)信息庫(kù)的一個(gè)重要組成部分，它所提供的是最原始、最真實(shí)、最可靠的信息，它是應(yīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)全球化所不可或缺的信息。加大對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)力度，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代的“游戲規(guī)則”由原來(lái)的主動(dòng)開(kāi)放變?yōu)楸粍?dòng)開(kāi)放，由原來(lái)的政策性開(kāi)放變?yōu)轶w制性開(kāi)放。在這兩個(gè)轉(zhuǎn)變中，檔案工作，必須發(fā)揮自身作用，充分挖掘其信息資源，為地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，融入經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)揮應(yīng)有的作用。這里有兩項(xiàng)工作可以做。一是應(yīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)全球化，檔案為當(dāng)前清理、完善政策法規(guī)提供信息服務(wù)。目前，從中央到地方，各級(jí)黨政群機(jī)關(guān)都在清理以前的法律、法規(guī)和政策性文件，有的保留，有的修改完善，有的廢止。這些法律、法規(guī)和政策都已歸入檔案。這些檔案的價(jià)值沒(méi)有變，對(duì)于清理政策性法規(guī)，一定會(huì)起到非常大的作用。二是應(yīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)全球化，檔案為今后當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)參與激烈的國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)提供信息服務(wù)。檔案作為一支為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)的一個(gè)信息庫(kù)，其任務(wù)更繁重。一方面，它要為政府提供包括檔案信息在內(nèi)的國(guó)內(nèi)信息。包括政府公務(wù)信息、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息、和社會(huì)信息等。另一方面，要為政府提供包括檔案信息在內(nèi)的國(guó)際信息。包括世界政治、經(jīng)濟(jì)的現(xiàn)狀與動(dòng)向，國(guó)際市場(chǎng)信息等，這些在我國(guó)逐步步入經(jīng)濟(jì)全球化，更廣泛地參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)的新情況下，可謂至關(guān)重要。

科技在迅猛發(fā)展、社會(huì)在不斷進(jìn)步、國(guó)家在日益強(qiáng)大，檔案部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重大意義，站在新的起跑點(diǎn)，用新思路、新辦法，與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓進(jìn)取，全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展，為我國(guó)改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。□

（編輯/李舶）