人事檔案利用工作的意義

沈春萍

摘 要：人事檔案工作曲家旨，是開發人事檔案信息資源，提供檔案信息為人事工作服務，為社會主義建設事業服務，為了實現這個宗旨，人事檔案管理者向利用者傳遞檔案信息的工作，叫做人事檔案助利用工作，它是人事工作的重要組成部分。其基本內容是通過各種方式直接提供人事檔案材料和有關人事問題的咨詢服務。

關鍵詞：人事檔案；利用工作；意義

人事檔案工作除了業務檢查、監督、指導外，一是基礎工作，包括收集、鑒別、整理、保管、統計；一是利用工作。利用工作是建立在基礎工作之上的。利用工作在整個人事檔案工作中層主導地位，是最富活力的中心環節，集中體現了人事檔案工作的服務思想和服務方向。通過利用工作，檔案的固有作用才得以發揮，各項基礎工作的效果才能最終得到體現。失去利用工作，檔案材料無異于廢紙，基礎工作也成徒勞，正確認識利用工作的地位和作用，努力做好利用工作，充分發揮人事檔案在人事工作和社會主義物質文明、精神文明建設中的重要作用是十分必要的。

1 人事檔案利用工作是合理地培養和開發人力資源的必要條件

人是世間員最寶貴的因素，我國的社會主義建設事業，需要大量的有理想、有道德、有文化、有紀律的各個方面各個層次的人才，如政工、行政、企業管理、科教文化人才，等等。怎樣根據這種客觀的人事需求和各人的不同情況，使之適得其所，充分發揮他們的德才優勢和積極性，為社會主義事業做出更多的貢獻呢？只有“知人”方能“善任”。利用人事檔案是“知人”的重要途徑。人事檔案對人的經歷、學業、工作能力、業務水平、獎勵、任免等主要情況都有分門別類的記載。通過各種方式提供利用，考察、培養、使用人便有了一定依據，使人才資源的開發建立在可靠的科學基礎上。這也有助于克服育人用人的盲目性，糾正任人唯親、排斥異己等以權謀私的不正之風。這個作用只有通過利用工作才能實現，是其他任何環節工作代替不了的。

人事檔案工作者要以高度的社會責任感，積極而又穩妥地做好利用服務工作，使人事檔案的內在價值充分表現出來，把“死“材料轉化為“活”信息，為社會主義現代化建設事業所用，這是時代和人民賦予人事檔案工作者的重要職責。

2 利用是人事檔案工作的出發點和歸宿

人事檔案的價值和人事檔案工作的目的全在于利用，沒有利用，人事檔案及其工作便失去存在的意義，發展也就無從談起。利用的這個目的性滲透于人事檔案工作的全過程，從收集到保管，從統計到轉遞無一不是為了利用，而且各環節工作的效用要靠利用工作來最終實現。利用工作搞得怎樣，是衡量一個檔案室工作好壞的主要標志。因此，利用工作是人事檔案工作的出發點和歸宿，也是最活躍最有生命力的因素。

3 利用工作是促進人事檔案工作自身發展的決定性因素

人事檔案工作的發展有賴于兩個因素，一是社會對人事檔案利用的需求，二是做好內部各項工作，更好地服務于社會需要。這兩個因素的作用，都是通過利用工作來發揮，來促進的。離開利用工作，社會需求無法滿足，服務于四化建設就是一句空話，自身的發展也就不可能。利用工作又是服務的窗口和聯系利用者的橋梁。人們對人事檔案的價值和對這項工作的意義的正確認識，不是自發產生的，是在利用檔案的實踐中得來的，是從利用工作的實效中加深的。只有通過主觀努力，積極主動做好利用工作，才能爭取領導的重視，贏得各方面的支持，為人事檔案工作的發展提供較好條件。經驗表明，哪里利用工作搞得好，哪里的人事檔案工作就被重視，就會迅速地發展。

4 利用工作是檢驗其他環節工作的標尺

人事檔案工作有收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計和利用等諸多環節。前幾個環節是利用工作的基礎和前提，為利用工作提供必要條件。一切人事檔案工作，歸根到底是為了利用，利用是人事檔案工作的中心環節。其他環節工作的質量和數量，都會受到利用工作的檢驗。如果利用者調閱應有的檔案材料，而檔案中卻缺少，這就說明收集的檔案材料不夠齊全，或該補充的新材料沒有及時補充；檔案材料良莠不分，有用的和無用的混雜其間，利用者多有不便，這就告訴我們，鑒別工作的質量不好；人家要查找獎勵材料，你把它放在考核材料類里，就表明整理時歸類不當；調閱中發現檔案材料破損、霉變、蟲蛀，它提醒我們及時采取措施，做好檔案保護工作；領導機關需要某方面的人事基礎數字，而檔案室卻末作統計，這種情況反映出人事檔案的統計和參考資料的編寫工作有待加強，等等。人事檔案利用工作是為社會需求服務的窗口，利用工作如何，是衡量業務基礎工作的重要標志之一。通過利用，發現其他環節的疏漏和不足，及時糾正。補救、改進，完善基礎工作；基礎工作的完善又會進一步促進利用工作。如此良性循環，不斷推動整個人事檔案工作的發展和水平的提高。

利用工作是人事檔案工作服務性的集中體現。如何做好利用工作呢？

第一，樹立堅定的服務思想。利用工作是直接為利用者服務的，人事檔案的作用發揮得如何，能否滿足社會利用的需要，在很大程度上取決于利用服務得怎樣。有的人妄自菲薄，看不起自己所從事的利用服務工作。一提“服務”好象低人一等。其實，社會上的任何工作、任何人都是以不同的工作方式和內容在各自的崗位上為他人服務，同時也得到他人的服務。檔案利用工作，也離不開其他行業和其他人的服務。“全心全意為人民服務”不是一句空洞口號，是有著豐富內容并通過扎實具體的行動體現的。有了堅定的服務思想，才能滿腔熱忱地為利用者服務，積極主動地做好各項服務工作。

第二，要熟悉檔案內容，了解客觀需要。“知己知彼，百戰不殆”。“知已”就是了解本室所保存的檔案內容；“知彼”就是了解人事工作和其他工作對利用檔案的需要。把彼此情形有機地結合起來，利用工作才能搞活，服務工作才卓有成效。熟悉檔案內存的方法應由面到點，由淺入深地循序漸進。所謂由面到點，就是先了解所存檔案總的概況，如數量、成分，人員的年齡、知識結構的大體情況怎樣，檔案的整理、保管狀況如何，存放在什么部位，等等，從廣度上有個全面的了解，然后進一步熟悉不同單位、職務、專業，不同年齡、文化程度的人員檔案。所謂由淺入深，就是從一般了解人事檔案的大致內容入手，逐步深入了解和研究人事檔案的具體內容、特點、價值。對價值大的檔案材料，要重點分析研究。這樣的深層了解和研究，根據實際需要，可以按人、按專題，也可以按時間、機構，還可以從別的角度列出研究專題。對人事檔案有了一般的全面了解，又熟悉具體內容，就能及時準確地提供利用，答復咨詢，提高工作效率，并為領導部門的人事決策提供可靠的參考依據。

人事工作和其他工作對人事檔案的利用需求是多方面的。不能滿足于應付門面，你要什么我拿什么。要學習黨的方針政策，了解本機關單位的職能，不斷拓寬工作面，走出檔案室，調查了解人員所屬單位的工作任務，長遠規劃和近期安排，征求領導同志和相關部門的意見，分析研究各方面利用人事檔案的需要，才有好的利用效果。

參考文獻

[1]房云鵬.人事檔案管理中存在的問題及對策[J].蘭臺內外.2009（01）

[2]張海濱.析人事檔案管理工作[J].山西檔案.2010（S1）