某高校社團事務管理信息系統分析與設計

王二威，余文滔，江浚杰

（北京理工大學 珠海學院，廣東 珠海 519088）

某高校社團事務管理信息系統分析與設計

王二威，余文滔，江浚杰

（北京理工大學 珠海學院，廣東 珠海 519088）

針對A高校社團事務管理工作效率的需求，從功能需求、性能需求、數據需求進行分析，設計開發了社團事務管理系統，包含人事管理、財務管理、行政管理、項目管理、消息管理等功能模塊，以B/S模式為基礎，實現了社團事物管理信息化、科學化、制度化、動態化，提高了社團事物管理工作效率。

高校學生社團；社團事務管理；管理信息系統；B/S

近年來信息系統在學校教務、學工等方面工作的應用越來越多，發揮了巨大的作用[1-4]，在學生自我管理方面也有較多涉及[5-6]。隨著各高校社團活動的不斷豐富，數量的不斷增加，學生社團的內部管理任務有了更高難度的挑戰[7-8]。社團事務管理效率低，也對社團發展造成了一定的困難。通過信息系統進行管理無疑是最科學和最有效的方法，提高工作效率和工作質量同時也大大地加強內部信息交流的質量[9]。作為高校學生工作的重要部分，社團管理既重要而又容易被人所忽視，為了適應越來越多元化的社團事務，建設高效率的管理系統勢在必行。

1　系統目標

通過對A高校社團運行管理的實地調研分析，結合信息系統開發的原則和方法，通過對該校學生社團內部管理及相關工作的調查，從社團管理人員的各項管理需求入手，對該系統的總體邏輯結構模型以及各功能子模塊的構建進行研究。

通過調研發現：A高校的學生社團管理工作主要是針對內部的行政事務如人事、財務、政務等信息的處理，以及對項目任務的管理把控。目前A高校暫沒有社團事務管理相關信息系統的支持，只有少數社團擁有門戶網站，管理過程中的數據信息都由手工錄入電腦或紙質單據存儲，統計信息都由人工運用Office等軟件實現。這樣不僅工作效率不高，也可能導致管理的過程中出現疏漏和錯誤。

本系統的主要目標：設計開發圍繞社團管理的行政事務管理、項目任務管理和信息交流的管理信息系統，其中行政事務管理包括人事管理、財務管理和政務管理。系統的功能體現在對上述管理的各個信息的錄入、查詢、分類、修改，同時系統對信息進行加工整理，以滿足統計分析的需要。

2　系統需求

系統需求主要包括3個主要功能模塊：功能性需求，非功能性需求[10-11]。

2.1初始系統需求

用戶剛開始只是要求將日常的管理工作計算機化，重點解決行政事務的管理。系統的初始需求包括：人事管理，財務管理，行政管理，活動項目的流程把控。

2.2系統需求優化

隨著不斷深入的調研，用戶的需求得到充分挖掘，根據用戶和研發團隊的交流和討論，系統功能性需求得到擴展，非功能性需求得到體現。具體如下：

1）功能性需求

系統的功能性需求主要是可以滿足用戶業務需要的系統功能，這些功能是信息系統的核心。本系統功能性需求如下：

人事管理。包括：人員信息管理、人員考勤管理、空閑時間管理。人員信息管理主要是對社團內部人員信息的增刪改查；人員考勤管理主要是對社團內部人員的出勤情況進行記錄，系統根據記錄進行統計評分；空閑時間管理主要是對社團在職人員的課余空閑時間信息進行統計匯總，可按部門或時間段來進行空閑人員檢索，據此來進行任務安排。

財務管理。包括：現金日記賬登記、經費預算和報銷、財務報表編制、物資管理。現金日記賬登記主要是通過進行單據信息的填寫，審核通過后系統自動生成日記賬的信息；經費預算主要是由活動項目的發起人進行預算提交，審核通過后方可進行經費支出，最后憑單據進行報銷；財務報表編制主要是由財務管理人員按活動或時間段進行財務報表的編制，提交審核通過后可進行內部公示；物資管理主要是通過對社團所擁有的物資信息進行登記，并可進行租借。

行政管理。包括：審批申請管理、會議記錄管理、檔案資料管理。其中審批申請進一步細分為室內場地申請、室外活動申請、宣傳品申請和物品借用申請；會議記錄管理主要是對社團及部門會議信息和內容進行記錄存檔，同時可將會議記錄進行內部公示，以便社團內部人員查閱；檔案資料管理主要是對社團內部各項文檔進行歸類登記，便于進行資料檢索。

項目管理。包括：項目信息管理、項目進度管理、項目任務管理。項目信息管理主要是由項目的發起人進行項目信息的填寫，審核通過后方可開始運行項目，所有內部人員均可進行查閱；項目進度管理主要是由項目的負責人進行項目進度的實時更新，并以甘特圖的形式進行顯示；項目任務管理主要是項目負責人對任務進行人員分配，同時可進行用戶當前任務的查看。

其他功能需求。根據系統的功能劃分，除了上述的主要業務功能外，為了提高社團事務管理的效率和效果，增強系統的可操作性和信息的可獲得性，本系統增加了消息管理和系統管理。消息管理主要是用于進行內部信息交流，可以進行一對一或一對多的消息發送，可用于發送通知或內部公示，收到的消息顯示于首頁。系統管理主要包括用戶管理、系統設置及用戶手冊，用于用戶權限及相關系統設置，提供系統說明及幫助。

2）非功能性需求

可用性：系統界面友好，符合社團事務管理的各項業務要求，提供所需的信息。

可靠性：管理過程中需要進行信息的錄入存儲，對系統的容量和性能有一定的要求。

兼容性：系統可以在不同的主流操作系統中運行，進行業務工作。

安全性：事務管理過程中的各項操作需要較高的安全性，保證數據信息不被丟失。

可擴充性和可維護性：系統中對管理的事務類型需要有可擴充性，對各項數據信息也要有實現增刪改的功能。

3　系統設計方案

3.1系統總體布局與運行平臺

系統采用B/S模式[12-13]。

Web應用程序上，采用jQuery+JSP開發前端界面，成熟的jQuery組件技術可以加快開發進度；采用servlet進行后臺的交互以及信息的處理，集成AJAX技術實現異步刷新功能。

Web容器上，采用Tomcat 6.x，運行時占用的系統資源小，性能可靠。

數據庫管理系統上，采用MySQL，該系統為較成熟的關系型數據庫管理系統[14-15]。

3.2系統總體結構設計

經過需求優化和系統功能整合，本系統由6個模塊組成：人事管理、財務管理、政務管理、項目管理、消息管理、系統管理。系統總體結構如圖1所示。

圖1　系統總體結構

3.3數據庫設計

社團事務管理過程中涉及數據范圍廣、種類多，數據的完備性非常重要。系統主要關系如表1所示，系統數據庫設計如圖2所示。

3.4系統界面

遵循用戶需求原則、可讀性和可理解性原則、應用性和統一性原則進行系統界面設計，系統主界面如圖3所示。

表1　系統主要關系設計

圖2　系統數據庫設計

圖3　系統界面

4　結　論

文中以A高校社團事務管理工作現狀為實際基礎，通過多次深入調查研究和業務流程優化，分析和設計了相應的社團事務管理信息系統。該系統采用B/S計算模式，數據易于保存，操作方便簡單，實現了高校社團管理中的人事管理、財務管理、行政管理、項目管理四種主要業務，基本實現了社團事務管理的電子化和信息化。該系統作為社團事務管理的技術支持，在減輕管理人員的工作量的同時，也提高了社團事務管理工作的效率和效果。

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[5]張建平.基于Android校園即時信息系統研究[J].電子設計工程，2013，21（20）:117-120.

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[8]陳振起.某高校社團管理系統設計與實現[D].廈門:廈門大學，2014.

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[11]黃梯云，李一軍.管理信息系統導論[M].3版.北京:機械工業出版社，2015.

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[13]曾琳.大學生社團管理系統的設計與實現[D].廈門：廈門大學，2013.

[14]嚴冬梅.數據庫原理[M].北京：清華大學出版社，2011.

[15]苗雪蘭.數據庫系統原理及應用教程[M].北京：機械工業出版社，2014.

Analysis and design of association transaction management information system in a certain university

WANG Er-wei，YU Wen-tao，JIANG Jun-jie
（Beijing Institute of Technology，Zhuhai 519088，China）

For the demands of transaction management in A university association，function requirement，performance requirement，data requirement were analyzed，association transaction management was designed，which contain personnel management，financial management，administrative management，project management，information management.Based on B/ S mode，the ATMS realizes the information，scientific，systematic and dynamic of the management of association transaction，and enhances the efficiency of association transaction management.

university student community；association transaction management；management information system；B/S

TN99

A

1674－6236（2016）21-0045-03

2015-11-18稿件編號：201511180

2014年度廣東省“信息管理與信息系統”專業綜合改革試點項目（2014zh02）；2013年度北京理工大學珠海學院學生科研基金項目（2013XS20）

王二威（1985—），男，河南長葛人，碩士研究生，講師。研究方向：信息管理與信息系統。