電子檔案管理若干問題的思考

文?李純

電子檔案管理若干問題的思考

文?李純

電子檔案是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。當前，電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，電子檔案的管理已成為檔案管理部門面對的一個重要課題。[1]隨著信息技術的高速發展，檔案管理的電子化水平已有所提高，但由于管理思想、方式和措施等大相徑庭，其中的問題也日益突出。加強和做好電子檔案管理的意圖，就是為了更準確、更完整、更安全地利用電子檔案。筆者從電子檔案管理存在的問題入手，指出了做好電子檔案管理的若干措施及重要意義。

一、電子檔案管理中存在的問題

（一）電子檔案的原始性問題

對于紙質文件來說，內容的原始性依附在形式的原始性上，其字體、筆跡、圖像和印章等顯而易見，內容的真實性容易識別，人們可以借助形式的原始性來鑒別內容的原始性。而電子檔案的原始性是不易判斷和確認的，在由實態變為虛態電子檔案的過程中，已經完全沒有了這種“原始形態”，其生成時的狀態與傳輸和接收時的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。[2]

（二）電子檔案的真實性問題

電子檔案極易失真，如在將紙質檔案轉換成電子檔案的制作流程稍有差錯即可造成檔案信息失真，電子檔案的真實性問題伴同其生命的自始至終。因此，保持其真實性是一個持續不斷的過程，電子檔案信息“出錯”的幾率和機會遠高于傳統紙質檔案，電子檔案被原樣拷貝，乃至被改動后可不留印跡。

（三）電子檔案的完整性問題

電子文件、電子檔案的內容很難確保其完整性。電子文件常常處于不固定狀態，如不及時捕捉和收集，很可能會有信息損失；電子文件組成繁雜，存儲方式多種多樣，極易導致信息的殘缺；電子文件的后臺信息伴同文件處置過程而不停累計，并且形式繁多、存儲分散，常常導致電子文件來源不能一清二楚。

（四）電子檔案的安全性問題

電子信息的易改動性為非法用戶的侵入以及病毒的入侵提供了便利，現在黑客手段越來越高明，惡意攻擊以及用戶根據利益需求而肆意取舍甚至篡改信息，都會直接妨害電子檔案的安全。

二、搞好電子檔案管理和利用的主要措施

（一）加強電子檔案管理，樹立前端控制思想

由于電子文件具有易流失、易更改等特征，很容易出現錯誤，而且損失無法挽回。針對電子文件“轉瞬即逝”的特征，預防失誤、掌控差錯的時機應延長至文件生命周期的開始，從文件形成初期就做好維護工作，可以有效地防止電子文件的損傷和破壞。“預防為主、補救為輔”原則適用于電子文件生命周期各個環節，而“前端控制”原則強調將措施介入到電子文件形成之初，從源頭抓起，確保電子文件的真實性和完整性。[3]

（二）制定檔案利用制度，整合各類檔案資源

要制定檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須要先得到檔案主管領導的審批，還要制定檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為迅捷，保證電子檔案的快速更新，更好地滿足用戶的需求，并做到電子檔案和紙質檔案利用互補，通過整合檔案資源來改進傳統的檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。

（三）規范檔案利用方式，避免造成無法挽回的損失

依據用戶的情況設置電子檔案內容的密級類別進行可控管理。不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。采取網絡方式提供利用時，對有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更換，避免因為誤操作所帶來的無法挽回的損失。

（四）采用“雙套制”模式并存的方式，確保重要信息完整

所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔。[4]“雙套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現代信息技術，熟練運用計算機及現代通訊技術，不然就無法參與文檔的收集和保管。此外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該建立“雙套制”，哪些不應該建立“雙套制”。只有按照各類檔案的內容特征采用相適合的管理方法，有取舍性地建立“雙套制”管理，才不會造成人、財和物的浪費，并且還能實現對重要信息的完整保存。

（五）加強工作人員管理，提高檔案保護意識

電子檔案因為提供利用方式的多樣化與所依靠技術的多元化，造成了利用工作的復雜性。因此，必須加強對檔案工作人員的管理，從思想上真正認識到檔案管理工作的重要性，從技術上保證檔案管理工作的安全性，做到既能讓電子檔案信息最大程度地被利用，又能使這些檔案信息得到可靠、安全、有效地保護。總而言之，必須加強電子文件的制作者和管理人員的責任心，培養他們養成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態度，只有這樣才是保證電子文件原始性、真實性的根本舉措。

三、加強電子檔案管理的重要意義

（一）加強電子檔案管理，有利于提高電子文件歸檔管理的信息化水平

利用計算機技術對相關資料信息內容進行數字化轉化，為歸檔提供了快捷的管理手段，為信息利用提供了快速途徑，免除了立卷、歸檔、檢索和查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，大大提高了檔案管理的工作效率。

（二）加強電子檔案管理，有利于提高檔案工作服務水平

電子檔案的特點是實物資料的數字化，海量的原始檔案信息可以統一存儲在計算機介質中，利用互聯網進行傳播，用戶可以實現對海量信息的快速篩選，查閱到所需檔案信息。加強電子檔案的管理，為用戶提供高質量的服務，要求工作者必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。

（三）加強電子檔案管理，有利于滿足用戶多樣化需求

目前，愈來愈多的用戶對檔案提供利用的多樣性提出了要求，他們不僅要看原始的文字，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐步成為了滿足用戶多樣化需求的主要舉措。檔案利用需求的多樣性，與社會發展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯系，隨著社會發展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發生變化，表現出一定的動態性，加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

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[1]《加強電子檔案的管理，做好電子檔案的利用》，孫志常，《東京文學》2011年9期

[2]《電子檔案管理面臨的困境及對策》，李軼慧，《辦公室業務》，2012年19期

[3]《淺談電子文件的特性及其管理》，粘玉英，《蘭臺世界》2008年17期

[4]《加強電子檔案的管理，做好電子檔案的利用》，孫志常，《東京文學》2011年9期

（作者單位：國網技術學院）