高等院校檔案管理規(guī)范化和檔案信息現(xiàn)狀的調(diào)查和分析

文/貴州師范學(xué)院歷史與社會(huì)學(xué)院 劉思思

高等院校檔案管理規(guī)范化和檔案信息現(xiàn)狀的調(diào)查和分析

文/貴州師范學(xué)院歷史與社會(huì)學(xué)院 劉思思

檔案記錄的是事件，承載的是歷史。檔案工作是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要基礎(chǔ)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，檔案管理越來(lái)越受到重視，并且在企業(yè)以及高校中發(fā)揮著重要的作用，尤其是高等院校、科研院所以及有關(guān)的專(zhuān)業(yè)管理系統(tǒng)等機(jī)構(gòu)。雖然我國(guó)的檔案管理逐漸受到重視，并且也隨著科技的進(jìn)步得到較快的發(fā)展，但是我國(guó)檔案的管理方面仍然存在很多的不足，同時(shí)管理經(jīng)驗(yàn)欠缺，總是會(huì)給學(xué)校或者機(jī)構(gòu)等造成不同程度的問(wèn)題。本文重點(diǎn)就檔案管理中存在的問(wèn)題展開(kāi)具體分析以及提出相應(yīng)的解決策略。

高等院校；檔案管理；規(guī)范化；現(xiàn)代化；信息化；利用率

檔案管理工作的建設(shè)，一方面可以幫助使用者及時(shí)查閱自己所需的資料以供參考，從而對(duì)使用者提供工作上的幫助。另一方面有力地保證了記錄社會(huì)活動(dòng)中有歷史價(jià)值的檔案實(shí)體能得到永久、全面而可靠的保管，成為企業(yè)或者機(jī)構(gòu)永久的財(cái)富。而且伴隨著信息科技的發(fā)展，檔案的信息化價(jià)值更應(yīng)該得到更大的開(kāi)發(fā)，檔案進(jìn)行信息化技術(shù)處理，可以對(duì)資料等進(jìn)行大容量?jī)?chǔ)存以及適時(shí)的更新，查閱與檢索起來(lái)快捷高效，從而能夠更好地服務(wù)于檔案使用者。

一、我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀與分析

自國(guó)家開(kāi)始重視檔案管理工作的建設(shè)以及相應(yīng)法律法規(guī)的出臺(tái)與頒布，檔案管理在企業(yè)或者機(jī)構(gòu)中發(fā)揮了重要的作用。檔案管理工作應(yīng)該做到規(guī)范化、現(xiàn)代化，符合社會(huì)發(fā)展氣息。同時(shí)在科技的影響下，更應(yīng)該注重檔案管理的信息化建設(shè)。

（一）檔案缺乏規(guī)范化管理，而且利用率不高。高校在檔案管理方面存在一個(gè)普遍的問(wèn)題就是檔案歷史悠久，資料龐雜。尤其對(duì)于歷史悠久的學(xué)校更是如此，資料跨越時(shí)間長(zhǎng)。從計(jì)算機(jī)還沒(méi)有普及的年代到現(xiàn)在的信息化社會(huì)，很多的紙質(zhì)版資料常年積灰，加上紙質(zhì)資料不易保存，容易損壞。同時(shí)每個(gè)時(shí)期的整理規(guī)則也不一致，沒(méi)有統(tǒng)一的資料整理標(biāo)準(zhǔn)，很多的資料卷首沒(méi)有目錄或者頁(yè)碼的標(biāo)識(shí)，即使翻閱起來(lái)也十分的困難，而且資料的種類(lèi)相對(duì)龐雜，資料之間難免有交叉的地方，分類(lèi)上也存在偏差。最主要的是高校大部分時(shí)間處于封閉式狀態(tài)，所以對(duì)檔案的利用率相對(duì)來(lái)說(shuō)較低。長(zhǎng)期的重視收藏與保管，輕視使用的舊觀念也使得檔案管理在實(shí)際中存在很多的問(wèn)題。很多的重要性資料或者涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的資料都要保密保管，更是讓很多的學(xué)者無(wú)法查閱到當(dāng)時(shí)知名的信息資料，無(wú)法進(jìn)行技術(shù)方面的查閱與技術(shù)交流，一定程度上的人為限制，會(huì)桎梏技術(shù)的進(jìn)步。

（二）檔案管理人員認(rèn)識(shí)與素質(zhì)上的能力欠缺，缺乏現(xiàn)代化的管理觀念。檔案資料記錄的是機(jī)構(gòu)的發(fā)展歷程，企業(yè)或者機(jī)構(gòu)經(jīng)常性的查閱資料可以從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與不足，從而能夠更好地促進(jìn)機(jī)構(gòu)的發(fā)展。但是往往機(jī)構(gòu)的不重視，使得檔案管理人員也僅僅是做好自己的本職整理工作與收藏工作，而忽視檔案資料的二次利用情況。正是機(jī)構(gòu)對(duì)資料的不重視，使得檔案管理人員整體素質(zhì)都不是很高，而且機(jī)構(gòu)甚至?xí)跈n案管理人員上進(jìn)行人員精簡(jiǎn)，更別提重視檔案管理人員的素質(zhì)提升了。隨著信息化的發(fā)展，檔案管理人員逐步與信息技術(shù)發(fā)展脫節(jié)，在管理上更加力不從心。加上傳統(tǒng)思想的禁錮，以及思想意識(shí)的狹隘，跟不上時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，檔案管理人員會(huì)與技術(shù)人員脫鉤。信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的現(xiàn)代化管理需要的不僅是檔案管理人員，更需要有扎實(shí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員。兩者是相互合作的關(guān)系，而不是各司其職，互不干涉。正是認(rèn)識(shí)上的不足，使得檔案管理人員無(wú)法將檔案的使用值達(dá)到最大化，加上與技術(shù)的脫節(jié)，會(huì)嚴(yán)重影響檔案現(xiàn)代化管理的順利開(kāi)展。

二、提升高校檔案管理水平的有效措施

（一）做好檔案的規(guī)范化管理。機(jī)構(gòu)應(yīng)該重視檔案資料工作，分配檔案工作人員做好檔案資料的整理。檔案資料涉及的不僅僅是學(xué)校的成長(zhǎng)史，更有眾多優(yōu)秀的各學(xué)科優(yōu)秀資料的編纂，所以檔案管理人員應(yīng)該建立一套完善的檔案整理系統(tǒng)。首先是整理檔案的相關(guān)資料，不同的人員負(fù)責(zé)不同的門(mén)類(lèi)，然后進(jìn)行精華的篩選，祛除沒(méi)用的毫無(wú)價(jià)值的資料。然后進(jìn)行資料的修補(bǔ)與填充，對(duì)于沒(méi)有目錄或者缺乏頁(yè)碼的進(jìn)行補(bǔ)充，對(duì)于標(biāo)題不完整的進(jìn)行補(bǔ)錄，做到細(xì)節(jié)的精細(xì)化操作，以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以?xún)?yōu)化館藏，便于科學(xué)保管，而且也可以提高計(jì)算機(jī)管理檔案的利用效率。

信息化的發(fā)展，不可避免的就是進(jìn)行信息化的檔案資料整理工作。所以為了計(jì)算機(jī)資料的整理有序快捷，在前期就要做好規(guī)范化的整理。而且使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行資料的整理，更應(yīng)該做好檔案的分類(lèi)號(hào)，在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清，文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。建立一套行之有效的檔案資料管理辦法，以期為后來(lái)的工作人員有一個(gè)規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)流程，從而避免出現(xiàn)工作的重復(fù)性以及無(wú)用功的表現(xiàn)。而且要加強(qiáng)檔案的法律法規(guī)工作建設(shè)，從而將檔案的管理做到規(guī)范化，高標(biāo)準(zhǔn)，并且嚴(yán)格執(zhí)行。

（二）做好檔案的現(xiàn)代化管理。高校的檔案管理工作不僅記錄著各學(xué)科的資料與歷史，同時(shí)也是科研、黨政建設(shè)等工作開(kāi)展的儲(chǔ)備資源，學(xué)校應(yīng)該高度重視該方面的工作建設(shè)，校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在該方面做好投資建設(shè)工作，做好軟硬件的支持與投入工作，而且在技術(shù)上配備專(zhuān)業(yè)的人員，配備和學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)配套的檔案管理設(shè)備，在人、財(cái)、物等方面為檔案管理現(xiàn)代化護(hù)航。

隨著科技的進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，人才也需要不斷地提升其專(zhuān)業(yè)技能。學(xué)校在檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)上面要多下精力定期組織培訓(xùn)，員工在上崗前也要做好技能的培訓(xùn)，從而更好地服務(wù)于自己所從事的職業(yè)。加強(qiáng)與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的交流，提升自身的專(zhuān)業(yè)水平與認(rèn)知能力。檔案管理的技能與設(shè)備越先進(jìn)，對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)人員的素質(zhì)要求就越高，所以可以定期開(kāi)展技術(shù)交流以及聘請(qǐng)優(yōu)秀檔案管理者給予專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)。優(yōu)化檔案專(zhuān)業(yè)人員的結(jié)構(gòu)，形成決策、管理、操作三個(gè)不同的層次，分別承擔(dān)不同的工作任務(wù)，逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的現(xiàn)代化。

（三）做好檔案的信息化管理。檔案管理工作是一個(gè)服務(wù)性的工作崗位，不僅需要高素質(zhì)的管理者，更需要技術(shù)精進(jìn)的專(zhuān)業(yè)人才。在信息化的時(shí)代發(fā)展背景下，檔案的資料整理工作為了得到更長(zhǎng)久的保存與使用，可以結(jié)合3D打印技術(shù)等進(jìn)行技術(shù)上的保真，而且3D打印技術(shù)還可以還原本真。同時(shí)很多掃描文件會(huì)有不穩(wěn)定的情況出現(xiàn)，所以要做好文件的保存與加密工作，專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員要做好加密工作處理，避免學(xué)校的專(zhuān)業(yè)性文件被黑客盜取或者丟失等。學(xué)校的館藏進(jìn)行精細(xì)化操作，同時(shí)做好自動(dòng)化處理，最大化地實(shí)現(xiàn)資料的使用率。設(shè)置好自動(dòng)查詢(xún)軟件，更好地為使用者打開(kāi)方便之門(mén)。同時(shí)檔案管理人員做好指導(dǎo)工作，讓館藏的資料得到最大化的價(jià)值呈現(xiàn)，而且有用的資源會(huì)帶來(lái)巨大的財(cái)富。檔案管理人員在做好檔案資料的詳細(xì)資料劃分后，進(jìn)行短缺資料的補(bǔ)充，既要及時(shí)地保證數(shù)量，同時(shí)也應(yīng)該注重質(zhì)量。如果有可能可以進(jìn)行館藏的特色化建設(shè)，更好地讓檔案室服務(wù)于使用者。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理越來(lái)越受到重視，而且，檔案工作規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提。為了讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)最大化的使用效率，可以結(jié)合科技的發(fā)展，進(jìn)行信息化的技術(shù)操作，充分利用計(jì)算機(jī)等硬件進(jìn)行資料的自動(dòng)化歸檔與整理，從而將高校的檔案管理工作提升到一個(gè)新的水平。【參考文獻(xiàn)】

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