廣播電視大學檔案管理信息化建設探討

文/陽江市廣播電視大學 羅小萍

廣播電視大學檔案管理信息化建設探討

文/陽江市廣播電視大學 羅小萍

檔案管理作為廣播電視大學中一項較為基礎的工作，是學校進行管理的重要環節之一。在廣播電視大學中，檔案里面所記錄的內容就是學校的管理活動以及其歷史發展的進程，對于衡量學校的管理水平、教學質量都有著作用，所以，如何提升廣播電視大學檔案管理的水平就顯得尤為重要。在這個信息技術快速發展的大時代下，廣播電視大學檔案管理也開始投入到信息化建設當中，而本文也就廣播電視大學檔案管理信息化建設做出了探討。

廣播電視大學；檔案管理；信息化建設

隨著經濟全球化和科學技術的快速發展，信息化的進程也在不斷地加快，在這個信息技術高速發展的背景下，廣播電視大學為了順應時代的發展，在對于檔案進行管理的過程中，也開始投入到信息化建設當中，但是，由于我國檔案管理信息化建設起步較晚，所以，在建設的過程中依然還存在著一些問題。為此，筆者也就廣播電視大學檔案管理信息化建設的重要性、廣播電視大學檔案管理信息化建設中存在的問題以及解決的策略做出了以下的分析：

一、廣播電視大學檔案管理信息化建設的重要性

在這個信息化的時代下，對于廣播電視大學檔案的管理，傳統的管理方式和手段已經跟不上新時代發展的腳步了。對于檔案的管理，傳統的管理方式不僅會消耗大量的人力和物力，對于檔案的管理也不夠規范，例如，在查詢檔案的過程中傳統的模式是十分復雜的，這也就導致學生不能快速有效地翻閱到自身的檔案信息。但是，對檔案開展信息化建設就能減少大量的人力和物力，在一定程度上提升廣播電視大學的管理水平，同時還能使得學生更加快速地翻閱到自身的信息資料，有效地提升了工作的效率。

二、廣播電視大學檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）對信息化建設的重視程度不高。在進行廣播電視大學檔案管理信息化建設的過程中，雖然有大部分的人已經認識到了信息化建設的重要性，但是，重視的程度依然不夠高，這就使得廣播電視大學檔案管理信息化建設不能更好地落實。對于學校領導而言，大多重視學校教學的管理以及學校的經濟效益，對于檔案管理信息化建設卻并沒有太大的重視，從而使得檔案的信息化建設無法有效地開展。

（二）對于信息化建設沒有相應的資金投入。任何事物在建立的初始階段都需要一定的經濟基礎，在廣播電視大學檔案信息化建設當中也不例外，只有具備足夠的資金才能建設出更加完善的基礎設施，進而才能達到信息化管理的環境。但是，很多學校對于信息化建設卻過分強調科研的建設，而忽略了對于科研建設的經費需求，使得一些基礎的設備得到不相應的完善，阻礙了信息技術與檔案管理的相互協調發展。

（三）缺少相應的檔案管理制度。廣播電視大學檔案來源就是各個學校以及學校內部的管理部門，這就使得檔案信息更加的復雜、煩瑣，對學校的檔案進行信息化管理雖然能在一定程度上減輕管理的難度，但是由于大多數學校都缺乏規范性的管理，沒有一套完整的采集、整理、儲存、借閱的信息化制度，這就使得學校在對檔案進行管理的過程中，很難實現信息化的系統性，從而導致信息資源得不到有效的利用。

三、廣播電視大學檔案管理信息化建設的策略

（一）提高對于信息化建設的重視程度。要想真正實現廣播電視大學檔案管理信息化建設，首先需要做的就是提高對于信息化建設的重視程度，只有轉變觀念認識到對檔案進行信息化建設的重要性，才能積極地投入到建設當中。要想提高對于信息化建設的重視程度，就可以從以下兩個方面做起：首先，相關領導應該轉變落后的管理觀念，對于信息化建設給予高度的重視，將檔案的信息化建設一同納入到學校發展的規劃中；其次，相關領導還需要做的就是，加強對于檔案信息化建設工作相關信息的了解，通過相關人員的匯報工作了解信息化建設的具體明細，在適當的時候加大對信息化建設人力、物力的投入，使得檔案信息化建設能夠更好地實現和發展。

（二）加大對于信息化建設資金的投入。在進行廣播電視大學檔案信息化建設的過程中，技術設備是建設過程中較為重要的基礎因素，所以一定要重視對于相關設備的投入，具體可以從以下幾方面開始著手：1.在進行檔案信息化建設過程中，廣播電視大學需要加大對于信息化建設資金的投入，這樣就能最大程度上保證設備的質量和性能，防止出現電磁干擾、輻射等問題；2.加大對于信息化建設資金的投入，還可以將資金應用到設計開發，或者是采購通用型的檔案管理軟件，這樣就能使辦公自動化的系統與檔案信息化建設融會貫通，同時還可以將資金運用到相關的殺毒軟件，或者是防火墻系統中，這樣就能對檔案的信息進行更好的保護，防止出現信息的外泄等情況；3.在對建設資金進行使用的過程中，相關人員應該對其進行科學、合理的規劃，可以通過科研、教學等信息化建設與檔案信息化建設進行有機的結合，形成一種集成綜合優勢，這樣就能使資金發揮最大的作用。

（三）規范信息化建設檔案的管理制度。在進行檔案管理信息化建設的過程中，規范的管理制度能使信息化檔案管理更好地發展，而要想規范信息化建設檔案的管理制度，可以從以下三點著手：第一，廣播電視大學應該制定一個統一的標準或者是制度，這樣就能使檔案在進行信息化建設的過程中，有據可循、有序發展；第二，有效的構建廣播大學檔案信息體系，這樣就能保證檔案的完整性，方便之后的查閱；第三，改變以往“重保存，輕利用”的思想觀念，給學校里的學生以及教師提供有效的檔案利用服務，使得檔案能得到真正的利用，實現真正的資源共享。

（四）建立檔案管理信息化的規范標準體系。檔案管理信息化建設工作的前提就是基礎工作的規范化、標準化，所以，廣播電視大學應該全面推進規范化、標準化的執行工作，通過建立相關的法制法規實現檔案信息化的建設。而要想做好廣播電視大學檔案管理信息化的標準建設就需要從以下兩點著手：第一，從內部協調開始著手，內部的協調指的是，檔案管理部門需要積極配合，并且參與電子校務的建設，在整個建設的過程中，對于檔案管理信息化與電子校務之間的關系進行有效的協調，保證二者之間不存在沖突，并且還能進行有效的銜接，這樣就能在最大程度上減少對于電子檔案信息搜集的繁雜程序。第二，從宏觀調控上開始著手，在已有的規范和標準的體系上對其進行完善和健全，從而保證檔案管理信息化建設能有效地進行。

四、結語

綜上所述，廣播電視大學檔案管理信息化建設是當今社會發展的必然趨勢，因此，廣播電視大學應該加強對于檔案管理信息化建設的重視程度，然后在檔案管理信息化建設過程中發現本校所存在的問題，就存在的問題采取相關的應對措施，從而使得檔案管理信息化建設工作能更好進行。

［1］詹艷輝.信息化時代高校檔案管理的現實需求與路徑選擇［J］.湖北廣播電視大學學報，2014，34（9）：154-155.

［2］高文峰.淺析數字檔案信息的安全防護策略——以黑龍江廣播電視大學為例［J］.黑龍江檔案，2012，16（4）：84-84.

［3］張強.基于高校檔案信息化建設的若干思考［J］.檔案天地，2015，58（12）：51-52.

［4］邵琳.關于加強人事檔案管理信息化建設的思考［J］.網友世界·云教育，2014，12（9）：13-13.