建設(shè)項(xiàng)目文件收集之我見

文/華能沁北電廠 郭團(tuán)衛(wèi)

建設(shè)項(xiàng)目文件收集之我見

文/華能沁北電廠 郭團(tuán)衛(wèi)

建設(shè)項(xiàng)目文件收集是項(xiàng)目檔案管理的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理的基礎(chǔ)性工作。本文通過對項(xiàng)目文件收集工作中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了解決對策。

建設(shè)項(xiàng)目；文件；收集；對策

建設(shè)項(xiàng)目文件收集是建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理的基礎(chǔ)性工作。只有做好項(xiàng)目文件的收集工作，才能保證歸檔項(xiàng)目檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確，才能及時(shí)為運(yùn)行、維修、管理、改擴(kuò)建和技改等各項(xiàng)工作提供利用。如果項(xiàng)目文件收集不齊全，將直接影響項(xiàng)目檔案作用的發(fā)揮，并會對項(xiàng)目的建設(shè)和管理造成損失。筆者從事項(xiàng)目建設(shè)檔案管理工作多年，從實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，談?wù)劶訌?qiáng)建設(shè)項(xiàng)目文件收集工作的看法。

一、建設(shè)項(xiàng)目文件收集工作中存在的問題

由于建設(shè)項(xiàng)目參建單位多，項(xiàng)目文件形成的中間環(huán)節(jié)多，各相關(guān)部門容易造成工作不協(xié)調(diào)，收集責(zé)任不明確，影響了項(xiàng)目文件材料的歸檔質(zhì)量。主要表現(xiàn)為：一是工程建設(shè)單位的職能部門和參建單位對工程檔案的收集歸檔工作重視不夠，未能及時(shí)制定項(xiàng)目文件收集歸檔制度，致使項(xiàng)目文件收集的責(zé)任單位不明確，項(xiàng)目文件收集范圍、收集時(shí)間及收集質(zhì)量要求不明確，造成收集到的文件材料質(zhì)量不高；二是未將項(xiàng)目文件的收集歸檔納入合同條款，不能有效地進(jìn)行歸檔控制；三是檔案部門沒有抓住關(guān)鍵階段和重要環(huán)節(jié)進(jìn)行收集，導(dǎo)致某些重要檔案文件缺失；四是負(fù)責(zé)收集項(xiàng)目文件的工程技術(shù)人員和檔案人員檔案意識不強(qiáng)；五是未做好歸檔項(xiàng)目文件的歸檔審核，導(dǎo)致歸檔項(xiàng)目檔案質(zhì)量不高等。

大型機(jī)械壓力機(jī)大多為二到三級傳動(dòng)結(jié)構(gòu)，第一級為電動(dòng)機(jī)通過皮帶帶動(dòng)主軸轉(zhuǎn)動(dòng)，第二級為主軸上的小齒輪帶動(dòng)曲軸上的大齒輪轉(zhuǎn)動(dòng)。從而通過曲柄滑塊機(jī)構(gòu)驅(qū)動(dòng)滑塊作上下往復(fù)的直線運(yùn)動(dòng)。因此大型機(jī)械壓力機(jī)傳動(dòng)系統(tǒng)噪聲主要是齒輪副的噪聲。

二、項(xiàng)目文件收集工作中應(yīng)采取的對策

做好項(xiàng)目文件的收集工作，應(yīng)注意項(xiàng)目文件的形成、積累、流轉(zhuǎn)等前端控制，把收集工作落實(shí)到項(xiàng)目文件的形成或接收部門。建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)周期長，參建單位多，而項(xiàng)目文件的收集工作與各單位都息息相關(guān)，因此要做好整個(gè)工程項(xiàng)目文件的收集工作，就要求建設(shè)單位要統(tǒng)籌規(guī)劃，要在項(xiàng)目管理制度（程序）以及管理方式、方法和措施等方面整體考慮和部署，以使項(xiàng)目文件的收集工作達(dá)到事半功倍的效果。

（一）制定并完善項(xiàng)目文件收集及歸檔制度。項(xiàng)目立項(xiàng)之后，建設(shè)單位要及時(shí)結(jié)合工程實(shí)際情況制定項(xiàng)目文件收集歸檔制度，對建設(shè)項(xiàng)目文件的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔份數(shù)、歸檔要求、歸檔手續(xù)等進(jìn)行明確的規(guī)定。項(xiàng)目文件收集歸檔制度必須符合建設(shè)項(xiàng)目工程活動(dòng)和項(xiàng)目文件的實(shí)際，因?yàn)楦鱾€(gè)建設(shè)項(xiàng)目的位置、環(huán)境、管理模式、規(guī)模大小存在差異，都會對項(xiàng)目文件的種類、內(nèi)容構(gòu)成、形成特點(diǎn)等產(chǎn)生直接的影響。因此，每個(gè)建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔制度的具體規(guī)定都不可能是完全一致的。必須以本工程的工程活動(dòng)和項(xiàng)目文件的具體特點(diǎn)為根據(jù)，這樣的歸檔制度才是切實(shí)可行的。項(xiàng)目文件的收集歸檔制度，應(yīng)該同建設(shè)項(xiàng)目各項(xiàng)有關(guān)的管理制度相銜接，成為建設(shè)項(xiàng)目整個(gè)管理制度的有機(jī)組成部分。項(xiàng)目文件收集歸檔制度的有關(guān)規(guī)定，必須具體、明確、便于貫徹執(zhí)行。收集歸檔制度既是項(xiàng)目文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，也是對歸檔工作和歸檔質(zhì)量的檢查、監(jiān)督的依據(jù)。因此，所訂內(nèi)容和各項(xiàng)有關(guān)規(guī)定必須具體、細(xì)致，不能過于籠統(tǒng)，必須明確、清楚。在收集歸檔制度制訂的過程中，要充分考慮工程檔案可能涉及的方方面面的內(nèi)容，要廣泛調(diào)查研究，不能只是檔案部門關(guān)起門來主觀擬訂。在制度的制訂過程中，一定要加強(qiáng)與建設(shè)單位各部門、監(jiān)理單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位的交流溝通，廣泛聽取各專業(yè)人員的意見，使所制訂的歸檔范圍符合客觀實(shí)際。擬訂初稿后，組織建設(shè)單位各部門、監(jiān)理單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位進(jìn)行會審，并根據(jù)審查意見修改完善，最后定稿，以確保制度的可操作性。

（三）納入合同條款進(jìn)行控制。建設(shè)項(xiàng)目通常采用建設(shè)單位全面負(fù)責(zé)下的合同管理模式，項(xiàng)目的勘察、設(shè)計(jì)、咨詢服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、設(shè)備供應(yīng)、土建、安裝、監(jiān)理、監(jiān)造、調(diào)試等工作均通過合同委托承包單位承擔(dān)。合同是項(xiàng)目各項(xiàng)工作的法律依據(jù)，合同雙方按合同的規(guī)定履行各自的責(zé)任。因此，應(yīng)利用合同這種有效的手段來做好工程項(xiàng)目文檔工作，在合同中規(guī)定承包單位在文檔方面的責(zé)任，將檔案管理納入合同管理。在合同訂立時(shí)，把項(xiàng)目文件交付的范圍和類別、文件的介質(zhì)和數(shù)量、文件提交的要求、應(yīng)遵循的文檔管理程序（文件格式及內(nèi)容）等內(nèi)容列入合同條款，使文件提交及有關(guān)事項(xiàng)具有合同依據(jù)。為此，檔案管理部門應(yīng)直接參加合同談判或通過審查合同有關(guān)章節(jié)，來確保文檔有關(guān)要求列入合同文本。建設(shè)單位財(cái)務(wù)部門應(yīng)在合同一次性付款或尾款支付流程中設(shè)置檔案部門審核的環(huán)節(jié)，確認(rèn)檔案管理部門及建設(shè)單位有關(guān)部門對項(xiàng)目文件審核的簽字、蓋章手續(xù)完備后，才能辦理財(cái)務(wù)結(jié)算付款手續(xù)。

（二）明確不同項(xiàng)目文件的收集責(zé)任單位及部門。項(xiàng)目文件產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)全過程，其收集和管理應(yīng)列入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和有關(guān)單位、部門及人員的職責(zé)范圍、工程標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。項(xiàng)目文件材料的收集工作，嚴(yán)格按照“誰形成誰負(fù)責(zé)”的原則，由形成單位或責(zé)任部門負(fù)責(zé)收集。為確保工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整和準(zhǔn)確，應(yīng)結(jié)合工程檔案收集歸檔范圍和部門工作職能，將收集任務(wù)層層分解，編制項(xiàng)目文件責(zé)任單位（人）和審核責(zé)任單位（人）劃分表，要確定每一種具體的項(xiàng)目文件應(yīng)該由哪些部門負(fù)責(zé)歸檔。對于協(xié)作項(xiàng)目的項(xiàng)目文件，要抓住主持單位，做好收集工作。形成文件較多的建設(shè)單位是工程準(zhǔn)備階段文件和竣工驗(yàn)收文件收集的責(zé)任單位，施工單位是施工文件收集的責(zé)任單位，監(jiān)理單位是監(jiān)理文件收集的責(zé)任單位，同樣設(shè)計(jì)單位是設(shè)計(jì)文件收集的責(zé)任單位，勘察單位是勘察文件收集的責(zé)任單位。對于施工、監(jiān)理實(shí)行總承包制的，總承包單位負(fù)責(zé)收集匯總各分包單位形成的施工、監(jiān)理文件。建設(shè)單位內(nèi)部也應(yīng)明確各職能部門的收集范圍及職責(zé)。

（五）要抓住關(guān)鍵階段和重要環(huán)節(jié)進(jìn)行收集。項(xiàng)目建設(shè)都是按照一定的程序或階段進(jìn)行的，而項(xiàng)目文件也是按階段有規(guī)律地形成的。因此，檔案部門要根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的規(guī)律，抓住重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵階段進(jìn)行收集。在項(xiàng)目文件形成過程中，有些環(huán)節(jié)非常有利于職能部門進(jìn)行收集工作。因?yàn)轫?xiàng)目文件是圍繞著工程的建設(shè)活動(dòng)形成的，工程建設(shè)活動(dòng)的規(guī)律性及階段性，是項(xiàng)目文件收集工作中需特別注意的重要因素。例如工程設(shè)計(jì)是按設(shè)計(jì)程序分階段進(jìn)行的，如設(shè)計(jì)前期階段、初步設(shè)計(jì)階段、技術(shù)設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段等；而在設(shè)計(jì)前期一般又分為項(xiàng)目建議書階段、初步可行性研究階段、可行性研究階段。一定要分階段做好文件的收集工作，一般每個(gè)階段的文件都包括審批文件、支持性文件、設(shè)計(jì)報(bào)告及附圖，每一個(gè)階段的文件都是下一階段設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)，所以一定要在下一階段設(shè)計(jì)前將有關(guān)文件收集齊全。項(xiàng)目部門在收集項(xiàng)目文件時(shí)，要了解文件內(nèi)容，從中獲取收集信息。比如在收集工程項(xiàng)目申請報(bào)告、初步可行性研究報(bào)告、可行性研究報(bào)告階段支持性文件時(shí)，可利用設(shè)計(jì)報(bào)告的附件進(jìn)行收集；還可利用批復(fù)文件，收集請示文件；利用本單位的行文收集發(fā)文原稿；利用需整改的文件收集閉環(huán)文件；利用合同臺賬及合同編號收集合同文件；利用合同臺賬及設(shè)備清冊收集設(shè)備文件；發(fā)現(xiàn)主送或抄送給本單位的文件為復(fù)印件時(shí)，要及時(shí)索取文件原件等等。

（四）編制項(xiàng)目文件歸檔計(jì)劃并做好歸檔跟蹤管理。檔案部門通過編制“建設(shè)項(xiàng)目檔案年度歸檔計(jì)劃”，并按年度歸檔計(jì)劃開展項(xiàng)目文件收集工作。“建設(shè)項(xiàng)目檔案年度歸檔計(jì)劃”的內(nèi)容應(yīng)包括：應(yīng)歸檔項(xiàng)目文件類目（文件名稱）、歸檔部門、歸檔責(zé)任人、計(jì)劃歸檔時(shí)間等信息。編制“建設(shè)項(xiàng)目檔案年度歸檔計(jì)劃”可以采取先要求參建單位及責(zé)任部門自行填報(bào)“建設(shè)項(xiàng)目檔案年度歸檔計(jì)劃”，檔案部門對已填報(bào)并提交的“建設(shè)項(xiàng)目檔案年度歸檔計(jì)劃”進(jìn)行審核并匯總，與參建單位及責(zé)任部門達(dá)成共識后，正式發(fā)布“建設(shè)項(xiàng)目檔案年度歸檔計(jì)劃”，該工作可在每年年底開展。

其中，ε為數(shù)據(jù)對象的噪聲數(shù)據(jù)誤差，是系統(tǒng)自帶誤差，與預(yù)測模型選擇無關(guān)，一般認(rèn)為服從正態(tài)分布，即 ε ～ N（0，σ2）。

（六）提高全員檔案收集意識。由于對項(xiàng)目檔案工作的不重視，在項(xiàng)目建設(shè)中的一些文件資料可能得不到很好的保存，造成遺失，使檔案資料不完整，給后期工作帶來影響。因此，加強(qiáng)《檔案法》及有關(guān)項(xiàng)目檔案知識的宣傳是必要的，可以通過網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙等宣傳工具宣傳項(xiàng)目檔案在工程管理乃至企業(yè)管理中的重要作用，增強(qiáng)全員對項(xiàng)目文件資料的收集意識。

1）同一性關(guān)聯(lián)關(guān)系。同一性關(guān)聯(lián)指的是同一視圖下不同檔案特征在概念、涵義、屬性等信息上存在語義信息上的相似性。構(gòu)建同一性關(guān)聯(lián)關(guān)系就是對不同特征進(jìn)行語義分析找出語義相似的特征集合，建立關(guān)聯(lián)關(guān)系的過程。兩個(gè)特征之間的語義關(guān)系基于語義詞典進(jìn)行計(jì)算，對于兩個(gè)特征f1,f2∈Ri，如果f1有n義項(xiàng)s11,s12,s13,…,s1n，f2有m義項(xiàng)s21,s22,s23,…,s2m，則兩個(gè)特征的相似度S(f1,f2)為各自義項(xiàng)的最大值，即。給定閾值δ，當(dāng)S(f1,f2)＞δ時(shí)，認(rèn)為特征fi,fj滿足同一性，即節(jié)點(diǎn)vi,vj之間存在同一性關(guān)聯(lián)關(guān)系。

（七）做好項(xiàng)目文件的收集歸檔審核。項(xiàng)目文件的審核，從文件形成的角度和歸檔整理的角度看，應(yīng)分兩個(gè)方面進(jìn)行，即由職能部門負(fù)責(zé)人與技術(shù)人員負(fù)責(zé)的專業(yè)技術(shù)方面審核和由檔案人員負(fù)責(zé)的檔案專業(yè)方面審核。項(xiàng)目文件的技術(shù)審核是指職能部門負(fù)責(zé)人和工程技術(shù)人員對項(xiàng)目文件的完整、準(zhǔn)確、有效性的審查。職能部門負(fù)責(zé)人和技術(shù)人員是項(xiàng)目建設(shè)的直接參與者，對項(xiàng)目建設(shè)程序、施工工序及應(yīng)執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范非常熟悉，同時(shí)他們又是項(xiàng)目文件形成的主體，對文件的形成過程，文件所記錄的內(nèi)容、技術(shù)數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性、施工工序、質(zhì)量檢驗(yàn)及評定程序以及現(xiàn)場的實(shí)際情況最為了解。因此，由職能部門負(fù)責(zé)人和技術(shù)人員負(fù)責(zé)審查與工程技術(shù)有關(guān)的內(nèi)容，對項(xiàng)目文件進(jìn)行專業(yè)技術(shù)方面的把關(guān)，是保證項(xiàng)目文件的完整、準(zhǔn)確、有效的關(guān)鍵措施。檔案審核應(yīng)從便于檔案保管與利用的角度出發(fā)，按照系統(tǒng)整理和規(guī)范管理的要求，對項(xiàng)目文件的完整性、成套性、有效性以及對收集的項(xiàng)目文件系統(tǒng)整理情況進(jìn)行審查。

建設(shè)項(xiàng)目文件收集工作的最終目標(biāo)是項(xiàng)目檔案的高質(zhì)量歸檔。只有不斷創(chuàng)新項(xiàng)目文件收集管理的方式、方法和工作機(jī)制，才能做好項(xiàng)目文件的收集工作，才能保證歸檔項(xiàng)目檔案的齊全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

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