淺談高校檔案館的功能及其實現

文/廣東食品藥品職業學院 黃彩蓮

淺談高校檔案館的功能及其實現

文/廣東食品藥品職業學院 黃彩蓮

本文闡述了高校檔案館“五位一體”功能，以及要實現這些功能，高校檔案館應設置檔案庫房、辦公室和輔助用房、檔案業務和技術用房、對外服務用房四大功能區。

高校檔案館；功能；實現

《檔案事業發展“十三五”規劃》明確規定檔案事業“十三五”總體發展目標為：“各級各類檔案館設施完備、功能完善、技術先進、館藏豐富、利用方便。充分發揮檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、已公開現行文件提供利用中心、檔案信息服務中心和電子文件中心‘五位一體’的功能”。所以，高校檔案館發揮“五位一體”的功能代表高校檔案管理的新發展方向。

一、“五位一體”功能

（一）安全保管?！陡叩葘W校管理辦法》第二十五條明確規定：“高校檔案機構應當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查”，這個規定明確高校檔案機構負有保護檔案的職責。高校檔案是高校建設發展的歷史記錄，一旦損毀，勢必給學校、國家和社會造成難以挽回的重大損失，因此，高校檔案館必須具備安全保管功能。

（二）社會教育。高校檔案館可以成為對學生進行愛國主義教育的基地重要窗口。高校檔案是學校發展歷史的縮影，是傳承大學文化和大學精神的載體，包含教學、科研、管理等諸多方面的內容，可以開展檔案史料陳列和展覽，以素材豐富、內容博大、內涵精深具有很強的知識性和教育性的館藏檔案史料為素材，面向社會公眾開展愛國主義教育，讓廣大師生、校友更深入地了解學校的悠久歷史和優良傳統，可以收到良好的社會教育效果。華南理工大學專門設有展館管理與編研科，負責校史館、電子博物館、電視機博物館等展覽資源的管理工作，通過向社會開放，強化學校檔案的宣傳教育功能，促進社會的文明進步。

（三）已公開現行文件提供利用。校務公開是法律規定要求高校必須公開的。在教學科研等管理過程中會產生許多校務文件，比如招生計劃，創業就業政策，物價收費標準以及相關公共服務政策等等，這些文件涉及廣大群眾的利益。高校檔案館提供這些現行文件的利用，是實現校務公開的有效手段。

（四）檔案信息服務。隨著社會對高校檔案信息需求日益增加，高校檔案館也開始面向社會大眾服務，開展學籍學位、錄取、畢業證、學位證、成績翻譯、提供證明等檔案信息服務，定期展覽檔案，編輯檔案匯編，開展多種多樣的社會化檔案信息服務。在中山大學80周年校慶慶典時，中山大學檔案館所編《巍巍中山——中山大學校史圖集》作為禮物饋贈給校友，反響良好，中大人的歸宿感油然而生。

（五）電子文件中心。隨著無紙化辦公的發展趨勢，越來越多的電子文件產生。今天形成的電子文件就是明天的電子檔案，實現對電子文件的前端控制和文檔一體化管理，高校檔案館“電子文件中心”功能就顯得尤其重要。

二、“五位一體”功能的實現

要建設現代化管理模式的高校檔案館，可以從“五位一體”的角度來認識和發揮檔案館的各項功能。高校檔案館要實現這些功能，應進行分區管理，保障檔案工作人員必要的工作條件，既要保證各項檔案業務流程的開展，又要從長遠發展的需求來預留有合適的發展空間，從檔案管理的角度做好各種用房的聯系性和獨立性，保障檔案調閱方便又可以安全保管。在功能區間劃分上，大部分高校檔案館主要設置有檔案庫房、辦公室和輔助用房、檔案業務和技術用房、對外服務用房四大功能區：

（一）檔案庫房。檔案館設計首先要考慮的是檔案的安全保管功能。每個高校在辦學的過程中形成獨特的辦學特色，應該建立具有自身特色的檔案庫房。應用最新的科技成果來強化和完善保管功能，是現代化檔案館建設的重中之重。庫房除了考慮檔案存儲面積和空間，還將檔案的消防、安全、溫濕度控制等標準要求納入考慮范圍。檔案庫房根據庫存內容合理分大間、小間，設立庫房分區緩沖間，這樣有利于保持庫房溫濕度的穩定，也有利安全防盜，做到安全密閉便于搬運、調閱和管理，空間上可以滿足現代信息化、保溫、隔熱、溫濕度控制的需求。由于高校檔案門類眾多，需要設立專門的庫房，應設置紙質檔案庫、聲像檔案庫、實物檔案庫、科研檔案庫、人事檔案庫、保密檔案庫等等，對于特別珍貴的檔案實體，需用特殊庫房保存的還可以設立珍藏檔案庫。

（二）辦公室和輔助用房。1998年頒布的《普通高等學校檔案管理辦法》中規定：“高等學校檔案館屬事業單位檔案館。它既是學校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業機構?！币虼?，高校檔案館具有一定行政管理職能，需要配備一定的辦公用房。辦公和輔助用房一般包括公共服務用房、辦公室、文印室、空調機房等。不同等級、不同規模的檔案館可根據需要設置上述用房。

（三）檔案業務和技術用房。業務用房主要滿足檔案收集、整理分類、鑒定銷毀等檔案業務開展的需要，應包括全宗室、整理室等用房，技術用房用來滿足檔案的保護、搶救等需要，除了保證一定的面積外，還應根據不同的用途，選擇合適的位置和配置必要的配套設施。檔案整理、編研用房包括：紙質檔案的接收、整理、編研、史料研究用房及電子文件的整理、編研等。保護技術用房主要包括：消毒室、裱糊修復室、字跡恢復脫酸處理室、縮微拍照室、沖洗放大室、縮微膠片數字化室、縮微膠片還原室、數字檔案與縮微膠片的轉換設備用房等。信息技術用房包括：機房、硬件維護室、輸出設備室、輸入設備室、紙質檔案數字化室、數據采集備份室、數字化整序室等。音像檔案技術處理用房包括：音像檔案編輯室、演播室、數字化室、音像檔案利用室等。因此，可根據高校檔案業務開展的需要，配備相應的檔案整理室、信息技術處理室、鑒定銷毀室，文獻修復室、防磁、消毒室以及編研室等等。

（四）對外服務用房。對外服務用房主要有利用查詢用房和展覽廳。查閱用房是檔案館開展檔案工作、對外服務、提供利用的場所，可以安排在便捷、通風、光線明亮的場所，可設置接待室、查閱登記室、閱覽室、復印室等，有條件的可設置多媒體導航系統，并配備計算機對外提供開放檔案查詢服務。為了工作人員的調卷方便，閱覽室與庫房不能距離太遠，閱覽室應光線充足、通風良好，查閱環境應安靜，防紫外線避免陽光直射，隨著館藏檔案種類的增多，除傳統的紙質檔案外，還有縮微品檔案、實物檔案、聲像檔案、電子檔案及多媒體檔案等，在一些規模較大的高校檔案館，還可以設置縮微品閱覽室、聲像檔案利用室、貴賓閱覽室、電子檔案及多媒體檔案閱覽室等，滿足不同檔案利用者的需要。像華南理工大學專門設有校史館、電子博物館、電視機博物館。設立檔案查詢用房和展覽廳等對外服務用房，高校檔案館才可以充分實現愛國主義教育基地、已公開現行文件提供利用中心、檔案信息服務中心和電子文件中心這些功能。

綜上所述，高校檔案館基本功能是一個多角度、全方位、寬領域的綜合應用信息平臺。高校檔案館要充分發揮檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、已公開現行文件提供利用中心、檔案信息服務中心和電子文件中心，應該科學合理分區布局檔案館，將檔案館分為檔案庫房、辦公室和輔助用房、檔案業務和技術用房、對外服務用房四大功能區，實現“五位一體”的功能來適應社會服務功能的擴展需求，以彰顯高校自身的辦學特色和文化氛圍。

［1］程玉香.高校檔案館職能定位的思考［J］.科技情報開發與經濟，2009（2）.

［2］彭遠明.面向公眾：我國新型檔案館建筑的目標與功能之我見［J］.檔案與建設，2009（2）.

［3］文件法規.中華人民共和國建筑工業行業標準檔案館建筑設計規范.貴州檔案，2002（2）..