學習型組織在企業基層檔案室的實踐與發展

文/北京宇航系統工程研究所 李偉

學習型組織在企業基層檔案室的實踐與發展

文/北京宇航系統工程研究所 李偉

本文通過分析當前檔案工作所面臨的種種變革，指出只有在企業基層檔案室構建學習型組織，才是檔案工作不斷發展的動力。同時，介紹了企業基層檔案室在創建學習型組織方面的一些有益實踐，并對學習型組織在企業基層檔案室的未來發展進行論述。

檔案室；學習型組織

“一切都要從創新開始。應對當今的各種挑戰，我們必須超越反應式解決問題的模式。我們所需要的創新的規模和深度都是前所未有的。”這是彼得.圣吉在其著名的倡導建立學習型組織的著作《第五項修煉》中所指出的。這是一個能熟練地創造、獲取和傳遞知識的組織，同時也要善于修正自身的行為，以適應新的知識和見解。企業基層檔案室唯有建成學習型組織，才能在當前不斷變革的信息化社會中保持持續的競爭力，使檔案工作充滿活力。

一、檔案工作面臨的挑戰

隨著我國企業制度改革的不斷深化，企業內部組織結構與管理發生變化，原有檔案管理方式的不適應性日益明顯。同時，在信息技術的支持下，企業管理理念、管理方法、業務流程的變化下，龐大的信息資源如果失去檔案管理的技術配合與支持，極易引發企業文件失控，檔案管理創新勢在必行。然而，我們傳統的檔案管理似乎是與企業其他信息資源的管理相割裂的，檔案管理長期置于管理鏈條的末端，既不利于信息資源的后繼管理，也不利于檔案管理質量的把控，因此，對檔案管理新型人才的需求凸顯出來。檔案人員不僅需要熟練檔案管理技術，更需要掌握企業和項目管理知識，以便在恰當的時機對信息實施檔案化控制。

當前，由于電子文件在科研生產、經營開發、項目管理等的廣泛應用，企業的檔案管理已經逐步進入了一個與“知識管理”相伴和高密度運用信息技術的時代，檔案管理的價值必須通過“知識管理”實現。因此，企業檔案管理需要制定新的規范以適應這一變化。檔案工作者需要了解新時期檔案管理的重心，并將檔案管理與企業宏觀管理相關聯；需要新的人才定位和知識結構，以便為企業提供檔案信息化的人才支持和務實可行的解決方案。

二、學習型組織在企業基層檔案室的實踐

以檔案管理手段和技術直接服務于企業各項工作的基層檔案室，正面臨著信息技術帶來的檔案管理理論與技術方面的難題，破解這一難題，需要建成學習型組織，營造個人、組織共同發展的良好組織環境。檔案部門內部必須培養形成一種知識共享、互利互惠的文化氛圍，努力創造良好的溝通情境；注重員工的培訓和繼續教育，鼓勵他們認真學習現代化的管理技術、積極思考、勇于創新，并在工作實踐中汲取知識、增長才干。

（一）工作學習化，學習工作化。在過去的幾年中，作為企業中從事知識管理和技術保障服務的檔案室，我們始終以提升檔案人員專業理論水平和業務技能素質為目標，以員工培訓為基本手段，認真制定年度培訓計劃并努力付諸實施。培訓內容是根據企業對檔案工作的需求，從文件與檔案管理的實際情況出發，突出實際操作能力，提高檔案人員解決工作實際問題的能力，進而提升他們的創新能力和綜合素質。按照崗位技能標準要求進行文件管理與歸檔工作技能訓練、檔案管理規章制度的學習培訓、安全保密工作培訓、應急問題能力培訓、創新能力培訓等，都收到了較好的效果，為后續的學習型組織的發展，員工實現自我超越奠定了基礎。

（二）創建“共享”的組織文化，實現團隊學習。通過對未來幾年綜合檔案室面臨的形勢任務的分析，我們首先確定了“建立一支具備人員培養意識、方法與能力的隊伍；建立與人員培養配套的人員配置、激勵、考核措施”的工作目標，強調基于團隊學習的檔案業務課題的共同研究，建立新老結合的工作組、課題組、學習小組，在小組內部和小組之間實現知識和經驗的共享。老同志負責傳授檔案工作經驗和工作技能，新同志負責傳授檔案管理的新觀念及信息化技術在檔案工作中的實際應用等等。我們通過這種方式，為檔案管理人員搭建知識共享平臺，實現成員的優勢互補，相互促進，共同提高，進而實現學習對團隊文化的影響。

（三）通過反思，改善行為與思維模式。為了給檔案人員改善心智模式創造條件，我們建立并完善檔案文件管理的工作例會制度。例會的議題涉及檔案管理專業知識的學習、文件管理工作質量的管控、檔案工作服務性與服務內容的研討、檔案工作面臨的變革與創新發展、檔案業務工作技巧的實操等等。為了使每次檔案工作例會達到預期的目標，我們在全體專兼職檔案人員中征集議題并提前告知，要求檔案人員反思自己的工作過程。同時制定議事規則，一方面要求發言者抓住事物的本質，有效地表達自己的想法，另一方面要求傾聽者學會開放心靈，容納別人的想法，從而達到有效溝通的目的。

（四）不斷推進個人成長，鼓勵實現自我超越。在企業檔案室，我們組織檔案管理者進行學習，學習的主題內容不僅僅涵蓋檔案管理理論，而且涉及自己在企業中的發展方向、質量管理理論與方法、產品研制流程與項目管理知識、檔案文化研討、知識管理與信息化的發展等等。通過學習，開闊檔案人員的視野，鼓勵他們選擇自己的專業發展方向，從而逐步看清自己的個人職業愿景。例如：“我想成為檔案管理工作的質量管控專家”“我想更加深入地研究產品檔案”“我希望成為檔案編研的專業人才”等等。根據這些個人愿景，我們努力在日常業務工作中為檔案人員創造條件，讓每一個人在自己的愿景中充分實踐，發揮管理才能，引導檔案人員從工具型的工作轉變為創造型的工作，進而挑戰自己的能力極限。

三、學習型組織在基層檔案室的發展

學習型組織在基層檔案室的發展必須依靠不斷地學習實踐來獲得。因此，我們需要在已經做出的有益實踐的基礎上進行系統的思考和整合。

（一）開發共同愿景，以促進對長期性目標的承諾。近些年，隨著信息技術的不斷應用，企業基層檔案室的傳統業務工作被嚴重的邊緣化，檔案工作面臨轉型的機遇與挑戰。檔案室是技術保障與服務型的組織，要避免員工因感到崗位工作的邊緣化而放棄提升能力的想法。由于身處保障性崗位，檔案人員往往對單位發展的目標感到茫然無所依，很有可能產生“打醬油”的情緒和心理，對自己的學習目的和意義也不甚明了。因此，在下一步的工作中，需要引導檔案人員樹立“有為有位”的思想。就像人體的健康一樣，企業的健康發展，離不開任何一個組織的健康發展。檔案人員應該通過學習，樹立起正確的職業觀念，既通過檔案人員的努力，使檔案管理成為企業基礎的信息管理環節和危機控制手段，檔案工作所提供的強有力的技術支持，會成為助推企業中心工作起飛的動力之一，這是我們工作存在的價值和必要性，也應該是我們檔案人員的共同愿景和長期目標。

（二）系統思考，完成第五項修煉。系統思考可以幫助檔案人員深刻理解從傳統的檔案管理工作到檔案信息化的過程中，我們必須熟練把握的各種影響力。檔案人員必須形成看待自己業務工作與企業中心工作的新方法，從把檔案工作看成與企業工作的相互分離，轉變為與企業工作的相互聯系；從把檔案工作中的問題看成是由外部因素造成的，轉變為認清我們自己的行為如何導致了我們所面臨的各種問題。通過系統思考，檔案人員會不斷發現自己如何創造現實，以及自己如何改變現實。

檔案室可以根據企業的目標及對檔案工作的要求，制定自己的哲學理念，把對歷史的責任和對現實的服務作為檔案工作的核心價值觀，創建一種共同的、對創新的信念和行動能力。只有這樣，企業檔案室才能逐步進入檔案與知識管理的自由王國。

當今社會已全面進入信息化時期，企業需要檔案工作提供信息與知識的服務，檔案人員必須建立新的觀察角度，重新理解自己的職業使命，通過采用學習型組織的行動對策，不斷開創自己真心向往的成就，使檔案工作的組織和檔案人員與自己所服務的企業得到共同發展。【參考文獻】

［1］覃兆劌.企業檔案的價值與管理規范［M］.北京：世界圖書出版公司，2010.