完善企業流動人員檔案 提高人才公共服務質量

文/煙臺市福山區公共就業（人才）服務中心 唐功樹

完善企業流動人員檔案 提高人才公共服務質量

文/煙臺市福山區公共就業（人才）服務中心 唐功樹

隨著經濟的不斷發展，企業人員的流動性越來越大，原有的人員檔案管理體系越來越不能滿足人事發展的需要，這對企業流動人員的管理提出了新的要求。本文主要論述流動人員檔案管理的現狀，存在的問題以及完善流動人員檔案的策略。

流動人員；檔案管理；人才公共服務質量；提升

隨著社會經濟的快速發展，社會結構的多元化，各行各業對人才的需求越來越大，企業的人員流動也隨之增大，隨著人才的頻繁流動，傳統的流動人員檔案管理體系受到了極大的挑戰。因此，創新流動人員管理體系，加強流動人員方案管理的發展，適應流動人員人事管理的改革，促進人才的合理流動很有必要。

一、流動人員檔案的現狀

隨著社會的不斷發展，企業人員的流動性加大，傳統人事管理體系的問題越來突出，具體問題有以下幾個方面。

（一）管理機構混亂，管理人員專業素養缺乏。管理機構混亂。有些民辦公司、人才開發中心、人才服務部等機構不接收和管理流動人員的檔案，擾亂了流動人員檔案管理的秩序。還有一些用人單位在招聘時不需要提供檔案，這些給檔案的管理工作帶來了很多不必要的麻煩。

管理人員的專業素養缺乏，專業化程度欠缺。人事檔案工作人員的業務水平較低。檔案管理人員專業化程度不夠，在檔案管理工作上的投入不足，使檔案管理不能夠合理、規范的進行，難以為流動人員檔案服務工作提供高效的服務。

（二）流動人員檔案的意識不夠強烈。目前，人們對人事檔案的意識不夠強烈。據調查數據顯示，近半數的人認為人事檔案沒有什么用。檔案資料隨意存放，有的甚至自己保管，有些人員進行工作的轉換之后，不按照相關規定進行檔案的轉移處理，經常出現流動人員檔案丟失等現象。由于人事檔案意識淡薄，人事檔案工作也很難被重視。

（三）流動人員檔案信息不完整。在檔案管理工作中，檔案的收集是檔案管理工作的一個難點。由于流動人員對檔案不重視，很多人員的檔案材料是不齊全的，例如個別材料缺失，尤其是一些重要的材料如學歷、職稱，養老保險繳納等內容，加之檔案管理部門的疏忽和管理的不規范，沒能夠及時糾正和要求流動人員補交遺漏的材料，造成檔案材料內容的不完整，使得檔案無法發揮作用，不能很好地反應人員的檔案情況。

（四）流動人員檔案真實性問題。人事檔案信息量不足，內容失真，導致可信度降低。人事檔案內容不能全面地反映人員的特點，多數的考核、鑒定材料套話居多，參考價值不高。有些人事檔案內容不真實，例如年齡、學歷不真實的現象，導致人事檔案的可信度降低。

（五）流動人員檔案管理法律法規不夠完善。流動人員檔案管理法律法規具有地方性的特點，缺乏統一的管理制度標準。這種情況使得地方與地方之間流動人員的檔案管理存在很大差異，很難統一起來管理，也給檔案的管理帶來不便。

另外，還有流動人員檔案出現泄密的情況，這主要是因為檔案管理人員的法律意識薄弱，不遵循檔案管理的法律法規的規定造成的，這樣隨便泄露他人信息的行為，給流動人員帶來不良的影響。

二、加強流動人員檔案管理的策略

（一）建立完善的人事檔案管理體制，提高管理人員專業素養。針對我國流動人員檔案管理存在的問題，需要建立和完善我國人事檔案管理體制。人事檔案對組織管理尤為重要，因此，必須明確人事檔案管理的的權利和責任。

提高企業人員的專業素養和管理水平，加強流動人員學習和了解檔案管理的政策法規，增強人們的檔案管理意識。對大中型企業進行專業的指導，將檔案管理工作重視起來，有助于檔案管理部門的統一管理。將流動人員的重要資料建立好檔案，包括學歷、職稱和保險等，保障流動人員的檔案管理工作的進行。堅決杜絕企業在檔案管理過程中出現不良現象，努力發揮流動人員檔案管理的服務功能，提高管理效率。

（二）提升流動人員檔案管理水平。做好基礎設施建設，要加大人力、財力、物力等方面的投入，提高檔案管理的配置，保障流動人員檔案的安全。在信息化程度日益增加的社會，流動人員檔案的信息化管理是關鍵，利用先進計算機技術對流動人員檔案進行存儲和管理，實現網絡管理化是當前流動人員檔案管理的重要措施。相關部門可以研究開發適合流動人員檔案管理的軟件，對流動人員檔案動態化管理。另外，利用現代計算機技術，建立人員檔案跟蹤系統，保持流動人員檔案的同步更新，能夠真實地反應流動人員的檔案情況。

（三）加強流動人員的檔案信息內容管理。為確保流動人員檔案信心內容的完整性應該建立流動人員檔案收集的長效機制，應該制定規范的制度，明確歸檔的材料內容、歸檔的時間和范圍等。對相關材料缺少的情況，要及時進行處理。流動人員檔案管理人員應該不斷地收集檔案，不斷地充實檔案的內容。流動人員的檔案常常處于變化中，為了避免檔案內容的丟失和遺漏，必須做好搜集工作，要及時搜集，及時歸檔，及時補充檔案信息。各個檔案管理部門應該建立完善地檔案材料的收集、補充、歸檔的制度，保證流動人員檔案信息的完整性。

加強檔案內容的鑒別工作和傳遞工作。建立健全的企業流動職工的檔案管理制度，任何材料內容都不得擅自隨意涂改、拿取或者是偽造檔案內容等，更不能擅自保存檔案或者銷毀檔案，流動人員檔案在歸檔前一定要進行嚴格審查。嚴格按照規定進行檔案的轉移和管理，避免流動人員檔案轉移時出現各種問題，保證檔案內容的真實、有效。

（四）完善流動人員檔案的相關法律制度。建立完善的法律和法規制度，加強流動人員檔案的管理工作，更好地實現流動人員檔案管理的規范和統一。必須依法辦事，違法必究，對違反相關法律法規規定的應當給予相應的處罰，保證流動人員檔案的安全，發揮流動人員檔案管理工作的作用，合理地管理流動人員檔案。要及時糾正流動人員檔案管理工作中管理制度混亂的現象。相關部門一定要按照法律法規進行管理工作，加強監督和指導的力度，做到依法做事，堅持原則。例如，在進行檔案收集和補充的過程中，一定要保持內容的真實性，對文字不清楚，檔案材料不完整不齊全的，在進行整理的時候一定要禁止私自涂改、隨意加工，確保檔案材料的原貌，不能隨意擴大和縮小內容范圍。在保存檔案時，與檔案管理工作無關的人員不得隨意進入檔案管理資料室，禁止私自保存個人和他人檔案。檔案借出時要妥善保管，禁止涂改、拆封和批注檔案材料。傳遞和轉交檔案材料時要嚴格進行包裝，對檔案材料進行密封，嚴禁本人公開進行傳遞和轉交。

三、結語

隨著社會主義市場經濟的快速發展，各行各業的人才需要也越來越大，人才流動也越來越頻繁。因此，要不斷地探索和創新符合社會發展的人事檔案管理體制，提升流動人員的檔案管理意識，完善流動人員檔案管理制度，改善流動人員檔案管理工作，推動流動人員檔案管理的信息化建設，努力做到資源的合理利用。因此，創新檔案管理體制，加快流動人員檔案管理的發展，促進人才的合理流動和使用，真正做到服務于大眾，構建和諧的社會服務環境。

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