關于做好文件歸檔工作的幾點思考

文/國家知識產權局機關服務中心 田宇

關于做好文件歸檔工作的幾點思考

文/國家知識產權局機關服務中心 田宇

文書檔案是部門檔案的重要組成部分，是文件經過處理程序、歸檔程序后形成的，能夠準確反映各機關團體、企事業單位的黨政工作、行政管理活動等。因此，了解文件處理程序，熟知并掌握文書檔案的歸檔程序和歸檔方法，對全面做好文書檔案管理工作具有重要意義。

文件；文書檔案；管理

文書檔案是檔案的重要組成部分。文書檔案的形成與文件緊密相關，是文件經過處理程序、歸檔程序后轉化而成的，是文件材料的“靜態”存在形式。具體來說，文書檔案是機關、團體、企事業單位等組織，在日常工作過程中，通過特定活動形成的有關組織工作的相關文件材料，在對這些文件材料經過一定的處理程序后，將具有保存價值的文件作為文書檔案進行歸檔保存。

一、文件及處理程序

廣義的文件是指法定機關、企事業單位、社會團體等各類組織或個人在工作生活的各種活動中，為方便聯系溝通、處理事務、接洽問題等實際需要，用文字、圖表、聲像等多種方式直接記錄下來的信息材料，包括公務文件和私人文件。狹義的文件特指公務文件，即政府部門或公共機構，形成的具有法律約束力、完整體式和固定處理程序的公務文件，如規章制度、指示性文件、公告通告等等。本文主要討論狹義范圍內的文件形成的文書檔案。

公務文件具有區別于其他一般性文件的明顯特點，即由法定權力作者形成的，具有統一的格式要求，需要按照法定程序進行處理的，能夠代表一級組織的法定權威實現執行效用的文件材料。按照使用范圍，文件可以分為通用文件和專用文件。通用文件是指各級機關、企事業單位、社會團體在工作活動中使用的文件，如規范性文件、指示性文件、公布性文件、呈請性文件、商洽性文件、證明性文件、綜合管理性文件等。專用文件是指在具體的專門業務內的工作活動中，根據特殊需要形成的具有特定作用的專業性文件，如，外交文件、司法文件、會計文件等。

從文件產生到形成文書檔案，需要由專門人員經過發文、辦理、管理、整理、歸檔等一系列特定的相互關聯的工作程序。其中，文件運轉程序中包括兩個階段：內部發文制作和相關部門收文辦理。文秘人員根據領導意圖或對需要辦理的工作意見起草公文文稿，辦公室或負責起草文稿的業務部門負責人對公文草稿進行審閱，主管領導對已審閱的文稿進行定稿，并簽署意見、姓名和日期，隨后印發。印制前，文秘部門要對定稿的相關處理程序、附件材料、文件格式等進行復核，隨后進行繕印核對、加蓋公章并按照分發范圍進行文件登記分發。在收文辦理程序中，收發人員應將所收文件信息在收文登記簿上進行詳細登記，包括：序號、收文日期、來文機關文號、密級、標題等。文秘部門對所收文件進行審核，判斷是否屬于本部門業務辦理范圍后呈閱相關領導。辦公室或主管領導根據文件要求，進行簽批，提出應由誰或哪個部門辦理以及如何辦理的意見建議。具體部門或人員按照批示意見和文件要求展開事項辦理工作。在辦理過程中，辦公室應對文件辦理進程進行檢查和督促。辦理完畢后，承辦人需在文件處理單上注明文件辦理的情況和結果。

二、歸檔程序

文件真正轉化為文書檔案需要經過歸檔程序，歸檔程序是文書處理的終點，也是檔案管理的起點。歸檔是文書處理部門在文件辦理完畢后，根據文件歸檔制度規定，對有考查保存價值的文件，按照形成過程中的自然規律和特點，進行分類、排列、編目等，使之有序化，并向檔案室移交。

在實際歸檔的過程中，工作人員應當注意不能任意擴大或縮小歸檔范圍。只有屬于歸檔主體和核心的文件才能作為歸檔文件，歸檔范圍主要是指本部門形成的文件材料。只有符合歸檔范圍的文件，才能最終變成文書檔案。通常公文的歸檔范圍，主要涉及四方面內容：一是本部門產生的文件。反映部門職能活動和歷史面貌，對部門工作有見證價值或對今后工作有研究利用價值的文件材料，如辦公會議紀要、本部門制發的文件材料、大事記、組織沿革、規章制度等等。重復文件、沒有參考價值的事務性、臨時性文件、文件的修改稿、校對稿、有關工作參考性質的文件材料等不能夠作為歸檔文件。二是上級部門、同級部門產生的文件。本部門執行上級部門、同級部門的文件材料，如上級或同級部門制發的，需要本部門執行的，或關于本部門機構設置、人事任免、人員編制等材料。這類文件無論是否屬于本部門主管業務范圍，只要需要貫徹執行的，都屬于歸檔范圍。上級或同級機關普發性不需要辦理的文件、有關工作參考價值的抄送文件等不能作為歸檔文件。三是下級部門產生的文件。下級部門報送的重要文件材料，如報告總結、計劃預算、統計資料等。僅供參閱的簡報、抄報等文件材料不能作為歸檔文件。四是其他對部門工作具有查考價值的文件材料。

文件歸檔需要符合具體的歸檔要求。在歸檔過程中，需要滿足許多細節要求。為了確保文件歸檔的及時性、有效性，工作人員應按照確定的歸檔時間進行歸檔，通常在文件所屬年度的次年3月底之前全部完成。在實際工作中，也可以隨辦隨歸。但為了避免期限不準確、件號排序不整齊、同一事件材料分散等問題，應做到平時錄入、集中定號，即在文件辦理完畢時，隨時錄入整理，在次年統一歸檔時，集中編制件號。其次，歸檔的文件必須做到齊全完整且為原件，發文稿紙、文件處理單應與文件正本定稿一同歸檔。對于破損文件、字跡模糊或易褪色文件應進行復制修整后再行歸檔。在對文件進行歸檔的過程中，要遵照文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，分清主次，明確價值大小，為后續保管和利用提供便利條件。值得注意的是，為避免出現多重歸檔，對于聯合發文的文件，應由主辦部門進行歸檔，其他部門應以復制件或副本歸檔。第三，注意對歸檔文件的處理，包括字跡、紙張、裝訂材料等要素。字跡要滿足耐久性；紙張尺寸要按照A4規格處理，大于A4的，應進行折疊或裁剪；小于A4的，要進行托裱；由于金屬物會產生生銹現象，因此，歸檔時文件材料上的所有金屬必須去除，若需要裝訂，應選用線或者不會損害紙張的材料進行裝訂。第四，對文件材料進行單件歸檔。相對于立卷，單件歸檔更加依賴于計算機系統，可以有效減少文件的積壓，為文檔一體化管理提供了便利條件。具體步驟包括：文件的收集、分類、排序、編頁號、編檔號、編目錄、裝盒等等。第五，明確責任，有效管理，認真履行歸檔手續。各部門在向檔案部門移交檔案時，交接雙方必須根據案卷目錄清點檔案，在認真核對并確認無誤的前提下，按照要求，履行相應的簽字移交手續。同時，移交目錄應當一式兩份，檔案部門和移交部門雙方各執一份，并妥善保存，不應忽略移交部門留存檔案目錄的作用。

三、歸檔方法

高質量的文書檔案離不開嚴格有效的歸檔方法。

首先，做到準確登記。可以選擇計算機登記，或者收發文登記簿進行登記。無論采用何種方式，都應清晰準確記錄文件的題名、責任者、密級、收文編號、收文時間等。

其次，加強平時歸類管理，形成制度程序。要求文秘人員在公文辦畢后，及時將文件歸入應歸類目中，能夠有效提高文件收集的完整性，確保文書檔案管理的質量水平，利于文件的查找利用和安全保密。可以提前根據部門工作活動和文件形成規律，對可能產生的文件按照歸檔要求預分分類類目。按照文件內容所反映的問題分類；也可以按照部門內部的組織機構分類，如處室、科室等，有幾個機構就可以分為幾類。在確定歸檔類目后，文秘人員要按照文件屬性將其歸入相關類目。在歸檔的同時，需要注意對歸類文件進行檢查，例如內容是否完整、歸類是否正確、收集是否齊全等等。

第三，注意對非經手文件的收集。非經手文件是指沒有經過文秘人員記錄在收發文登記簿上的文件。如部門領導外出開會或參加活動帶回來的文件、直接送到承辦部門的文件、各部門的內部文件等等。

文書檔案能夠準確反映機關、團體、企事業單位的黨政工作、行政管理活動等，因此，熟悉文書檔案歸檔程序，掌握文書檔案歸檔方法，對全面做好文書檔案管理工作具有非常重要的現實意義。

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