淺談如何做好新形勢下檔案利用和服務工作

文/河北省邯鄲市邯鄲縣檔案局 裴海霞

淺談如何做好新形勢下檔案利用和服務工作

文/河北省邯鄲市邯鄲縣檔案局 裴海霞

隨著時代的發展，科技的進步，人們對檔案工作提出了更高的要求，因此，從事檔案工作的人員也要不斷地學習，跟上時代發展的步伐，逐漸更新自己的觀念，改變以前比較傳統的工作方式，慢慢地向現代化方向發展，以便能夠更好地為社會各界人士服務。

新形勢；檔案利用；檔案服務

如今，面對日新月異的變化，社會各界為了適應這個社會，都在不斷地學習，不斷地調整自己。對于檔案管理者而言，也是如此。要想更好地服務于社會就必須與時俱進，更上時代發展的步伐，那么，怎樣才能和高科技接軌，建立新型的檔案管理，這是每一個檔案管理人員必須面對的事情。對于現在這個形勢，我們必須做好下面幾點：

1.建設透明型的服務方式。檔案管理人員在平時的工作中，要把自己的職責透明化，并把自己所負責的區域詳細地講解給需要服務的人員。檔案管理機關要將這一項作為其年終考核的標準之一，從而，使每一個檔案工作者能夠在人民群眾的監督之下，更好地為人們服務。

2.更新工作人員的服務理念。檔案工作人員在工作中要端正態度，充分意識到自己的服務對象是廣大的人民，因此，其要建立全心全意為人們服務的理念，把人民的事情當作自己的事情來辦，把人們的需求時刻放在心上。

3.增加新時期的服務內容。檔案管理人員要立足于檔案管理工作，充分利用檔案管理的優勢，向廣大人民提供更多的服務。在新時期的號召下，要逐漸轉變以前傳統的服務形式，要著手建立開放型的檔案館。另外，對于檔案管理的服務要充分發揮自己的想象，建立多種服務方式，只要有利于人們方便，盡可能地提供多項服務，使人們享受新時期帶來的變化。

4.加強服務領域。檔案管理工作人員要充分利用自身工作的優勢，多想辦法做好工作。以往的檔案管理工作往往是一步到位，將人們送來的檔案保存好即可，但是，時代變化了，檔案管理工作也要做出新的調整，工作人員要在原來的基礎上進行二次加工，使這些檔案超越以前傳統的管理方法，從而使其能夠更方便地服務于群眾。

5.加強檔案館的服務功能。檔案館本來是管理檔案的地方，這是以往對于檔案館的印象。但是在時代的發展中，檔案館要充分發揮自身的優勢，開展一些有意義的活動，或者推廣一些值得人民使用的高科技。比如說建立公眾網等等，以期能夠更好地服務于社會。

6.充分利用當前的高新技術。現在，由于科學技術的進步，社會各界都發生很大的變化。一些高新技術逐漸地也應用在檔案管理中。那么，對于檔案管理人員而言，就要充分利用這一高新科技，在檔案館建立眾網絡，使人們在家就能夠享受館藏服務。

7.檔案管理工作要加大開發力度。目前，我國的檔案管理工作受政府的重視度不夠，因此，就形成了這樣一種局面，檔案管理束之高閣，嚴重與社會脫節。所以，檔案管理工作人員要跟上時代發展的步伐，增加檔案信息的透明度，增加檔案管理的開放度，使人們可以隨時通過網絡了解到檔案信息。

8.把知識產權保護問題提上日程。檔案局主要是保存了我國幾千年的各種文化精華，人們在記載的時候，已經將他們分門別類的記載下來，那么，保護好檔案就是保護好我國幾千年的文化精華。怎樣才能更好地保護知識產權，注意下面幾點：第一，在管理檔案的時候，要明確檔案背后的各種意蘊。第二，要依據我國的相關規定，務必分清楚哪些產權是受國家保護的，哪些是不受到國家保護的。第三，對于某些比較特殊的知識產權，其既能夠受到知識產權法規的制約，又會受到檔案法規的保護，在處理這些檔案時，務必要嚴格保密。

9.建立全球的信息共享服務，以便能夠和更多國家進行交流。目前，我國的檔案館盡管已經處于高科技時代，但是由于其思想意識的陳舊落后，使得其現在仍然處于封閉的狀態。這對于我國的檔案管理工作非常不利，也不利于我國的檔案管理工作人員與全國各地甚至全球的檔案管理人員交流，更不利于管理工作水平的提高。因此，我國的檔案館要充分利用科技手段，把信息技術應用到檔案管理工作中，在檔案館建立主網頁，與全國乃至全世界的國家建立資源共享，使得整個檔案管理工作納入到全世界的檔案管理中去，這樣一方面有利于人們更方便地查閱資料，另一方面使檔案管理工作者更方便地學習其他國家在管理上的先進經驗。

10.工作中兼顧保密和開放。在檔案的管理工作中，一方面是能夠更好地為社會服務，方便其利用；另一方面，則是要嚴格做好保密工作，那么，在實際的工作中，如何更好地協調好這二者的關系。管理人員一定要明確，所謂的保密，只不過是把檔案的使用局限在一定的范圍之中，而且這種限制也是隨著形勢的發展和時間、地點、條件的變化而不斷變化的，保密的最終目的還是為了更好地發揮檔案為社會各項工作服務的作用。在實際工作中，如果對什么檔案要保密，什么檔案不保密，保密范圍寬窄、期限長短等問題處理不當，就會導致利用與保密之間矛盾發生。保密過嚴，無疑會造成檔案信息資源的浪費；有密不保，又會危害黨和國家的利益。我們應當全面地、正確地理解兩者的矛盾統一的辯證關系。檔案在什么情況下可以利用，在什么情況下保密，都須服從于黨和國家、人民的利益，應當在這個大前提下，將兩者有機地統一起來。

總而言之，隨著社會的進步，時代的發展，檔案管理工作也要跟上時代發展的步伐，與時俱進，不僅要在服務理念、服務方式上有所轉變，還要在工作中充分利用高新科技帶來的便利，使信息技術逐漸應用到檔案管理上去，建立一個全球的資源共享網，管理人員還要不斷地學習其他國家的經驗，以便能夠更好地為社會各界人士服務。

［1］劉淑仙.淺談新形勢下如何做好檔案管理工作［J］.人才資源開發，2015（22）.