大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理探討

文/黑龍江省水利水電勘測設(shè)計研究院 陳婷婷

大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理探討

文/黑龍江省水利水電勘測設(shè)計研究院 陳婷婷

大數(shù)據(jù)這一革命性技術(shù)給現(xiàn)代社會的各個行業(yè)帶來了超過預(yù)期的沖擊和改變，新技術(shù)和新應(yīng)用地陸續(xù)躋身人類生產(chǎn)和生活的各個舞臺，檔案管理也不可避免地面臨著諸多的調(diào)整和機遇，如何準確地把握時代脈搏，有針對性地采取措施促進檔案管理實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，更好地發(fā)揮服務(wù)功能，檔案管理人員必須高度重視和深入思考。

大數(shù)據(jù)；檔案管理；信息技術(shù)

信息技術(shù)讓檔案管理實現(xiàn)了電子化和數(shù)據(jù)化，近年來隨著物聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，社會組織衍生了海量的數(shù)據(jù)，加上信息儲存和處理技術(shù)的升級，使得對海量數(shù)據(jù)的收集、挖掘、儲存、應(yīng)用成為可能，檔案管理進入大數(shù)據(jù)階段。大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理對于用戶的檢索、查閱和電子檔案的數(shù)據(jù)處理能力要求更高，深入分析大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)和機遇，有針對性地采取優(yōu)化措施，對提高檔案管理的服務(wù)水平具有重要的現(xiàn)實意義。

一、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案信息的儲存和獲取。大數(shù)據(jù)時代背景下，一方面是檔案數(shù)據(jù)呈指數(shù)增長，現(xiàn)有的儲存設(shè)備和技術(shù)難以完整的儲存全部信息，另一方面則是海量的數(shù)據(jù)意味著信息的上傳需要更多的時間，很難實現(xiàn)信息上傳的即時性。因此，大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理面臨的首要挑戰(zhàn)就是如何在保證檔案信息完整性的前提下，對數(shù)據(jù)進行有效儲存，當前比較常見的是在儲存點進行處理后僅傳輸處理結(jié)果，但這樣無法準確判斷信息的有效性，這對于檔案管理是一個極大的挑戰(zhàn)。

（二）有效的數(shù)據(jù)管理。數(shù)據(jù)從產(chǎn)生、傳播、儲存、保護、歸檔到安全維護，都有發(fā)生錯誤的可能性，在傳統(tǒng)檔案管理和信息化檔案管理都是采用構(gòu)建容錯算法模型的方式來降低檔案管理各個環(huán)節(jié)錯誤發(fā)生的頻率。但是大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理無法設(shè)計零誤差的容錯設(shè)備或者軟件，雖然理論上來說容錯率只需要保持在一個“可接受”狀態(tài)即可，但是隨著容錯率的降低成本，錯誤產(chǎn)生的概率將會大幅度提高，對檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展造成了極大阻礙。

（三）人才挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時代對檔案人員的能力和素質(zhì)要求也出現(xiàn)了很大的變化，傳統(tǒng)的檔案人員只需要掌握一定的紙質(zhì)檔案管理技術(shù)即可，信息化時代下檔案管理人員需要掌握一定的計算機技術(shù)如辦公軟件等，而大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案人員不僅需要掌握相應(yīng)的檔案管理技術(shù)，更需要深入學習數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析技術(shù)。因此，在工作實踐中，檔案管理急需大數(shù)據(jù)處理所要求的軟硬件工程師、數(shù)據(jù)庫工程師等專業(yè)人才。

二、大數(shù)據(jù)時代給檔案管理的發(fā)展機遇

（一）大數(shù)據(jù)理念給海量檔案信息資源管理帶來了機遇。紙質(zhì)檔案資源信息管理往往以卷、件、份為單位，信息時代的檔案資源信息管理更多的是直接將檔案信息儲存在電腦中，大數(shù)據(jù)時代的檔案信息管理則是以字段、數(shù)據(jù)庫的方式來對檔案資源信息進行管理，面對海量數(shù)據(jù)所帶來的巨大壓力，檔案人員的工作目標將不再是檔案的收、管、用上，而是電子檔案的生成、可讀性、安全性，同時借助云計算技術(shù)實現(xiàn)計算資源和儲存資源的動態(tài)擴展。

（二）大數(shù)據(jù)理念給數(shù)據(jù)利用帶來了新的機遇。進入檔案管理進行信息化時代后檔案利用效率較以前有了一定的提升，而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)作為大數(shù)據(jù)時代的代表性技術(shù)，對于利用率的提升作用不言而喻，通過數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)模型，對相關(guān)的數(shù)據(jù)進行聚類、分類、相關(guān)性分析，將原本的“死檔案”轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎钚畔ⅰ保瑢崿F(xiàn)了檔案信息資源的即時使用。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理發(fā)展建議

（一）積極利用先進技術(shù)。大數(shù)據(jù)概念和海量數(shù)據(jù)兩者的最大區(qū)別在于是否擁有先進的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和相應(yīng)的數(shù)據(jù)處理模型，在檔案管理工作中，我們要積極主動的采用各種先進信息技術(shù)和儲存系統(tǒng)來提高檔案管理科學化水平。例如采用內(nèi)存計算技術(shù)來實現(xiàn)檔案資源的自動化管理和配置，降低大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的復(fù)雜性，提高利用效率，采用云計算技術(shù)來實現(xiàn)檔案信息資源共享，構(gòu)建檔案服務(wù)大數(shù)據(jù)。

（二）提升檔案管理部門的協(xié)同工作能力。不同區(qū)域、不同等級的檔案部門經(jīng)常是各自為戰(zhàn)，檔案信息資源的共享和利用幾乎不存在，管理者的思想認識不足是不容忽視的一個重要原因。面對大數(shù)據(jù)時代所帶來的壓力，各級檔案部門必須不斷優(yōu)化管理手段，消除信息壁壘，建設(shè)“大檔案”，實現(xiàn)“大服務(wù)”。例如以數(shù)字檔案館建設(shè)為載體構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案信息資源的統(tǒng)一利用，大幅提高檔案信息資源的利用效率。

（三）重視數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案智能檢索中的應(yīng)用。大數(shù)據(jù)時代到來，如何在海量的檔案數(shù)據(jù)中篩選出有效信息成為亟待解決的問題，數(shù)據(jù)技術(shù)為實現(xiàn)檔案智能檢索提供了可能。例如可視化分析、預(yù)測性分析、數(shù)據(jù)挖掘算法、語義引擎、多字段過濾、智能篩選等技術(shù)都能夠保證檔案檢索的真實性和有效性，優(yōu)化檔案利用服務(wù)流程，提升檔案管理人員公共服務(wù)能力。

大數(shù)據(jù)時代的我們處于由各種數(shù)據(jù)包圍的環(huán)境中，對數(shù)據(jù)的利用水平?jīng)Q定了未來的發(fā)展高度。因此，檔案管理在面對大數(shù)據(jù)時代所帶來的諸多挑戰(zhàn)時要勇于創(chuàng)新，積極地采取措施提高數(shù)據(jù)挖掘、整理、歸納能力，更好地服務(wù)社會，實現(xiàn)檔案管理工作和社會經(jīng)濟的共同發(fā)展。

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［4］邢蕾蕾.大數(shù)據(jù)時代下檔案管理發(fā)展的有效途徑［J］.科技展望，2014（11）.