淺談機關事業單位檔案管理工作的難點及解決對策

文/煙臺開發區工委宣傳部 李琳

淺談機關事業單位檔案管理工作的難點及解決對策

文/煙臺開發區工委宣傳部 李琳

檔案是記錄單位人員及工作或活動內容的重要資料。檔案資料能夠為單位人才的錄用和考核，以及單位進一步開展工作提供重要依據。檔案管理過程中，工作人員的專業素養和工作態度，檔案管理工作的制度和流程，以及檔案管理的信息化水平都是機關事業單位檔案管理工作的難點所在。針對以上問題，需要從提高人員素養、完善制度規定以及加強信息化建設等方面來完善。

機關事業單位；檔案管理制度

檔案是記錄單位人員及工作或活動內容的重要資料。檔案資料能夠為單位人才的錄用和考核，以及單位進一步開展工作提供重要依據。規范的管理能夠使檔案資料得到充分且有效的利用，從而為單位的管理工作提供支持，而混亂或效率低下的檔案管理現狀會使單位工作的開展艱難前行。機關事業單位作為國家公共權力的行使者以及國家公共事務的管理者，做好其檔案管理工作，能夠為選拔錄用國家公職人員以及執行公共管理權力、提供公共服務帶來便利。然而，實踐中，受客觀歷史原因或是思想意識薄弱等主觀原因的束縛，我們機關事業單位在檔案管理上還存在不足之處，解決這些工作難點應當成為機關事業單位檔案管理工作的當務之急。本文將從分析機關事業單位檔案管理工作的難點出發，找到解決這些工作難點問題的解決辦法。

一、機關事業單位檔案管理工作的難點

檔案管理工作需要科學的管理方法、專業的管理人員、規范的管理制度以及機關管理層足夠的重視。然而，這些必要條件并不是在每一個單位都能夠得到充分滿足。實踐中，機關事業單位檔案管理多存在以下這些難點問題亟待解決，包括：

（一）機關事業單位內部檔案管理工作人員專業知識不足、職業素養不高或是工作態度不夠積極。部分機關事業單位沒有配備合格的工作人員來專門從事檔案管理工作，因而只能讓其他工作人員身兼數職，或是通過招聘臨時整檔人員來應對檔案管理的工作需要。專業人員不足的現狀，導致這些人員在繁雜而專業的檔案工作面前力不從心，錯誤百出，檔案管理工作較為混亂。同時，即便是在配備有足夠專職人員的情況，檔案管理工作人員的工作態度也直接影響到檔案管理工作的實效。部分檔案管理工作人員工作中抱著消極應付的態度，缺乏責任心和崗位自豪感，導致檔案無法整齊歸類，或是及時更新。又或是，在檔案管理人員變動的時候，沒有做好交接工作。以上這些都不利于檔案的充分利用。

（二）機關事業單位內部缺乏科學規范的檔案管理和利用制度。規章制度和工作流程是機關事業單位工作順利開展的依據。然而，目前部分機關事業單位檔案管理還只是停留在依靠各個部門自己來進行管理的階段，導致檔案分散在各科室，缺乏統一高效利用的制度。此外，在檔案管理方式還停留在傳統的“信袋式”管理的階段，不能做到科學的專業管理，導致對信息的提取和利用較為困難。并且原有的紙質檔案管理方式和設備還存有不足。

（三）機關事業單位的檔案信息化管理程度不高。隨著互聯網以及網絡技術的應用日益普遍，社會的日常辦公以及檔案管理工作的面貌也為之一變。電子檔案較紙質檔案更能夠實現便利高效的管理，且保存量大，方便利用。部分機關事業單位已經實現了檔案的信息化管理，但是在檔案的保密制度建設上還有待加強。

二、機關事業單位檔案管理工作的解決對策

針對以上機關事業單位在檔案管理上存在的人員、制度和技術問題，應當從問題本身出發，找到相應的解決之道。

（一）提高檔案管理人員的專業素質，加強愛崗敬業精神建設。首先，在檔案管理工作人員的招聘上，要設置相應的任職條件，包括專業的檔案管理知識以及強烈的職業認同感和責任心。并且，在部門工作開展的過程中，也要同時定期的專門培訓來提高檔案管理工作人員的工作能力，對新事物的適應和掌握能力，確保有一支專業的檔案管理隊伍。

（二）健全機關事業單位的檔案管理制度，并嚴格依照規章和辦事流程來執行。機關事業單位的領導應當對規范檔案管理工作給予足夠的重視，依照已有的檔案管理法律法規和規范化的內部操作流程，將內部檔案的歸檔、集中管理、利用、保密以及檔案管理工作交接等事項通過明確的細致化規定確定下來。只有確保有明確的制度依據，才能保證檔案管理工作在規范的軌道下進行。

（三）提高機關事業單位檔案管理信心化水平。通過配備信息設備和技術手段，對已有的檔案資料進行歸納整理，并及時更新，并且積極利用音像和圖片保存設備對這些檔案資料進行保存。同時，也要提高單位內部人員對于信息技術的掌握水平。

三、結語

總之，隨著社會的發展進步，機關事業單位的檔案管理觀念和制度也急需更新。檔案管理過程中，工作人員的專業素養和工作態度，檔案管理工作的制度和流程，以及檔案管理的信息化水平都是機關事業單位檔案管理工作的難點所在。針對以上問題，需要從提高人員素養、完善制度規定以及加強信息化建設等方面來完善。

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［2］程巧玲.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析［J］.科技創新導報，2011（2）.

［3］吳靜.機關事業單位檔案工作存在的問題及改進對策［J］.辦公室業務，20013（8）.