基層事業單位檔案管理現代化實現路徑

文/白山市社會保險局渾江區分局 呂顯偉

基層事業單位檔案管理現代化實現路徑

文/白山市社會保險局渾江區分局 呂顯偉

自從改革開放后，國內基層事業單位發生深刻改變，其檔案管理工作也隨之而轉變。筆者在本文中首先研究了檔案管理現代化的內涵及要求，然后探討了當前基層事業單位檔案管理存在的問題，最后分析了其實現現代化的路徑選擇。

事業單位；基層；檔案管理；現代化

進入信息化時代后，檔案管理形式出現較大變動。為了提升基層事業單位工作質量，不斷提升事業單位的發展水平，在市場經濟背景下必須轉變傳統的檔案管理，在此背景下需要不斷改進和完善檔案管理，筆者在本文中對此進行分析和研究。

一、檔案管理現代化內涵及要求

（一）檔案管理的無紙化、虛擬化。隨著計算機技術水平的提升，文字具有多樣化的保存形式。依托信息技術和互聯網技術，文字儲存中無紙化方式更加常見，傳統的紙質媒介管理方式將慢慢退出歷史舞臺。快速發展的信息技術讓檔案管理更加便捷。不僅如此，在互聯網技術的輔助下，把檔案資源鏈接網絡，深化資源利用，豐富資源形式，虛擬化的檔案管理為其顯著特征也是今后發展的趨勢。

（二）檔案管理的縮微化、數字化。當前攝影技術獲得極大的發展，人們逐漸意識到數碼技術、微縮技術等的重要性，這也為基層事業單位檔案管理工作的現代化提供技術支撐。綜合運用上述兩種技術可以變傳統紙質檔案為電子檔案，然后在縮微攝影技術的輔助下變為電子文件，由于其占用內存較小，因此可以大量并方便的保存，從根本上改變了傳統檔案管理大量使用空間的現狀，也避免了紙質檔案防腐、防蛀等等問題的困擾，提升其使用時長。

（三）檔案管理的社會化、市場化。作為全社會發展豐富經驗的保存者和知識庫，檔案資料在社會發展過程中扮演著重要的角色，具有較高的應用價值，是不可多得的珍貴材料。社會化檔案資源進行市場化運作能夠激發人們檔案保護的意識和水平，共享完善檔案管理機制，可以對其價值深化開發，把其作用最大限度的發揮，為經濟的發展提供較強的借鑒意義。

二、基層事業單位檔案管理中存在的問題

（一）基層事業單位檔案管理專業性較低。如今，傳統落后的檔案管理模式在當前基層事業單位檔案管理中有極大的市場，和單位發展的實際情況相左。未能以專業化、規范化的角度對待檔案管理工作，一些基層事業單位內部還存在科室閥門，如財務部門保存財務類檔案，技術部門保存技術類檔案，辦公室保存文書類檔案。這也導致檔案資源作用難以發揮，存在不專業、不規范的管理檔案的行為，嚴重阻礙該項工作水平的提升。

（二）檔案利用率低、管理人員意識薄弱。對事業單位尤其是基層單位來講，檔案管理工作在其改革、發展過程中扮演著重要的角色，這些單位在發展當前的同時可以借鑒以往的經驗，以便于更好地進行發展。但是，長時間以來很多單位對檔案承載的重要歷史資源難以有效的利用，管理人員的利用意識有待提升。

（三）缺乏相關方面的人才。在市場經濟背景下，很多基層單位從事檔案管理的人員激情和耐心不足，難以在一個崗位上長時間工作，尤其是檔案管理工作平淡無奇，所以在基層事業單位從事檔案管理工作的大都缺乏必要的工作經驗，這對基層事業單位整理、記錄檔案造成嚴重影響。

三、基層事業單位檔案管理現代化路徑選擇

（一）重視檔案管理現代化工作。思想觀念的落后導致行為的落后，最終導致檔案管理工作的落后，所以，我們必須強化思想認知，不斷對檔案管理工作強化認知和發展，以社會經濟發展的本質要求促進思想認識的提升，適應信息化社會發展的步伐，不斷提升檔案管理工作的信息化質量。

（二）強化制度管理建設。如今，基層事業單位檔案管理工作依托的制度比較陳舊，隨著計算機技術的發展和信息技術的普及，為信息的輸入輸出奠定良好的基礎，這也是為什么當前檔案管理工作必須保證電子檔案安全性、可靠性的根本原因。因為很多從事傳統檔案管理的人員對此類型的問題沒有遇到，所以，我們必須依托社會實際情況，在新技術的輔助下，不斷完善法規制度，提升信息管理的安全性。

（三）檔案管理方法的現代化。現代化檔案管理如果僅僅依托先進的技術設備難以形成規模，還應該制定和現代技術設備相符的管理標準。對比傳統的檔案管理方式，檔案管理的現代化工作主要以信息技術為基礎，當前快速發展的信息化技術也為其奠定良好的基礎，因此我們應該在基層事業單位中引入新的技術和方法，充實本單位檔案管理工作，提升基層事業單位檔案管理的質量和水平。

四、結束語

總而言之，要想保障基層事業單位實現現代化的檔案管理，就應該具有先進的科學理論進行指引，依托現代化的手段和管理措施，在先進設備、技術等媒介的輔助下，對傳統檔案管理方式進行優化，以便于保障基層事業單位檔案管理現代化水平的提升，提高其利用效率。作為在基層事業單位從事檔案管理的人員，我們必須深化知識學習，探討信息技術的使用方法，保障綜合素質的提升，為檔案管理的現代化奠定良好的基礎。

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