高校學生檔案數字化創新管理模式構建策略研究

文/重慶文理學院 潘瀾月

高校學生檔案數字化創新管理模式構建策略研究

文/重慶文理學院 潘瀾月

作為高等學校一項重要的基礎性工作，學生檔案管理對于學生的發展和就業有著重要的影響。同時，隨著高等學校教育體制改革的深入開展，高校畢業生的就業形勢和模式發生了變化，這就需要開展數字化的檔案管理模式，提高管理效率。所以，檔案管理者應該加強學習科學知識，熟練掌握信息技術，從而建立和完善數字化的學生檔案管理系統，從而更好地為學生提供檔案服務，保證學生以后的發展和就業。

檔案管理；數字化；構建策略

隨著人類社會進入信息時代，高校學生檔案管理工作也應該邁向新的階段，這就需要在高校學生檔案管理過程中積極利用現代化的數字技術，在檔案管理的各個環節實行數字化管理。相對于傳統學生檔案管理模式，數字化檔案管理具有顯著的優勢。在數字化檔案管理模式下，學生能夠享受到跟蹤式檔案服務，能夠有效培養自身的綜合素質，實現全面發展。

一、高校學生檔案管理現狀

（一）檔案管理者認識不足，重視力度不夠。當前高校學生檔案管理存在的主要問題就是管理者對于檔案重要性的認識不夠，缺少足夠的重視。主要表現為，學生檔案存在著管理方式不夠規范，一些信息資料不全。同時許多相關材料應該納入學生檔案中，但是因為檔案管理者不夠重視，所以沒有進行有效的整理和歸檔。這樣就會影響學生以后的就業和發展，容易出現一些人事檔案資料隱患問題。

（二）管理體系具有滯后性，管理過程不夠規范。當前學生檔案管理體系具有明顯的滯后性。在整理學生檔案的時候，采取的都是粗放式的管理方式，容易造成檔案缺失的情況。同時，在現有的管理體系中，檔案管理者都是在學生即將畢業的時候才進行檔案的收集和整理工作。這樣就會使檔案不能夠把學生平時成績以及表現記錄在案，影響檔案的真實性和實效性。

（三）檔案管理人員綜合素質不高。當前，高校學生檔案管理人員綜合素質不高，缺少專業的管理知識是影響檔案數字化發展的重要因素。許多高校的學生檔案管理人員都是一些年齡大或者文化水平不高的人，因為他們缺少學生檔案管理工作相關專業知識，所以在管理的過程中就會容易出現各種錯誤，影響學生的就業和以后的發展。

（四）管理方式陳舊，手段比較落后。當前，許多高校的學生檔案管理方式還以紙質的為主，這樣就會容易造成檔案的損壞和缺失，影響學生以后的升學和就業。同時，高校在學生檔案中輸入的信息僅僅包括學習成績和個人的簡單情況介紹等。這樣就會使用人單位對學生的檔案沒有吸引力，用人單位想要了解的內容從檔案中無法體現。許多關于學生能力的內容沒有錄入檔案，影響學生在就業市場的競爭力。

二、構建高校學生檔案數字化創新管理模式的方法

（一）加強數字化檔案管理宣傳，提高管理者的認識能力。想要構建高校學生檔案管理數字化模式，首先應該加強相關宣傳，提高檔案管理人員的認識能力。只有檔案管理人員能夠重視學生檔案，認同數字化管理模式對于學生檔案管理的重要意義，才能夠提高學生檔案數字化管理的效率，為學生以后的就業發展提供支持。這就需要高校應該加強相關的宣傳，讓檔案管理者和廣大師生對于數字化檔案管理有一定的了解，然后在廣大師生的配合下，共同構建起有效的學生檔案數字化管理模式。

（二）完善檔案管理制度，提高檔案管理規范性。學生的檔案中應該包含學生走向就業崗位的基本信息資料，包括學習成績、道德素質以及一些社會實踐。所以，加強學生檔案管理有著重要的意義，能夠為學生以后的發展打下良好的基礎。這就需要高校不斷規范學生檔案管理，建立檔案管理制度。把管理責任落實到每個人身上，加強對于檔案管理工作的監督和檢查工作，把學生檔案管理工作納入績效考核評價中，從而激勵其做好檔案管理工作。

（三）加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理者的專業能力。構建數字化學生檔案管理模式，加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理人員的專業素質是非常重要的。這就需要高校在聘用檔案管理人員的時候，應該充分考察其專業素質和責任意識，使其能夠很好地勝任學生檔案管理工作。另一方面，應該加強對于檔案管理人員的培訓工作，使其能夠掌握一定的信息技術，充分利用信息技術開展學生檔案數字化管理，提高學生檔案信息化管理水平，為學生以后的就業和發展奠定堅實的基礎。

（四）應用信息技術管理檔案，提高檔案管理數字化水平。應用信息技術管理學生檔案，要求檔案管理人員應該能夠有效應用信息技術，建立學生檔案數據庫，把學生的信息錄入到數據庫中。這樣在查詢、保留和填充內容的時候就會更加方便。同時用人單位可以在數字化檔案信息庫中進行人事檔案查詢，及時了解學生的實際情況。

三、結語

綜上所述，在高校日常學生檔案管理工作中，由于學生檔案信息量比較大，所以傳統的管理方式難以保證期限和效率。通過開展檔案信息化管理，能夠很好地保證學生檔案管理的水平，提高高校畢業生就業率。同時能夠提高高校教育教學水平，提高高校以及畢業生的競爭力，提高高校綜合實力，為學生以后的發展打下堅實的基礎。提高高校學生檔案管理工作的效率是一項長期的工作，需要不斷地研究。

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